SÍNDICO NÃO PODE SER QUALQUER UM

AO ASSUMIR A GESTÃO, O SÍNDICO DEVE FAZER UM DIAGNÓSTICO PARA APLICAR OS PROCESSOS GERENCIAIS

Como acontece em diversos ambientes de trabalho, quando um profissional vai assumir uma função de liderança, de imediato é necessário fazer um diagnóstico para entender todo o contexto em que está se inserindo. Isso não é diferente nos condomínios quando um novo síndico assume a gestão, segundo orienta Marcia Montalvão, síndica profissional, administradora e membra das comissões da área condominial na OAB e CRC.

Quando um novo grupo de gestores ou um síndico e subsíndico são eleitos para representarem os interesses dos condôminos e tratar dos mais diversos problemas, é dever daqueles que foram selecionados realizar um levantamento das condições e circunstâncias atuais. A partir de então, será imprescindível que sejam aplicados os quatro processos gerenciais: planejamento, organização, direção e controle.

De acordo com Marcia, o síndico deve iniciar sua gestão realizando três ações básicas:

1. Reunir-se com o Conselho para entender a cultura do condomínio, seu histórico, as ações realizadas e demandas pendentes;
2.  Reunir-se com a equipe para começar a conhecer seus profissionais, como é realizada a rotina de trabalho, as instalações disponibilizadas e as pendências;
3.  Reunir-se com a administradora auxiliar ou contabilidade para se inteirar da situação financeira do condomínio.

Com esse levantamento em mãos, será possível entender e planejar o que deve ser feito. Marcia Montalvão aconselha que a próxima etapa seja dividida em 4 partes:

• Documentação obrigatória – verificar toda a documentação essencial do condomínio, como o habite-se, memorial descritivo, plantas, convenção, regulamento interno, livro de atas com as deliberações anteriores, seguro contra incêndio, certificado de aprovação do Corpo de Bombeiros, cadastro na Receita Federal, certificação digital, contratos e cadastros. 
• Documentação trabalhista e equipe – tomar conhecimento do livro de registro dos empregados, os contratos de trabalho, quadro e controle de horários, livro de inspeção do trabalho, e ainda a folha de pagamento, os exames laborais, uniformes, a Rais, INSS, FGTS.
• Manutenção e conservação – checagem de verificação da autovistoria, marquise, limpeza dos reservatórios, dedetização/desratização, manutenção dos itens contra incêndio, e Relatório de Inspeção Anual dos elevadores.

• Financeiro – avaliar as ações necessárias dentro do planejamento realizado com base nos itens anteriores, verificando o histórico para manter a coerência do valor da cota a ser estipulada ou revista.

Marcia Montalvão esclarece que, dentro da linha do tempo da gestão, que se inicia com a eleição e se encerra com a prestação de contas, esse diagnóstico deve ser realizado e apresentado em assembleia, para o conhecimento e participação de todos nas ações a serem executadas no condomínio. “Isso faz parte da comunicação estratégica e é a base para a prestação de contas quando, além do resultado financeiro, devem ser demonstradas as ações realizadas, em andamento e a realizar, relação de patrimônio e jurídico. Afinal, qualquer pessoa pode ser eleita síndico, mas o síndico não pode ser uma pessoa qualquer”, conclui.