O que fazer quando a prestação de contas não é aprovada?

Prestação de Contas ao condomínio faz parte de uma gama de obrigações de todo síndico de condomínio. Ela possui forma e local, comumente uma vez por ano, e em uma assembleia especialmente convocada para esse fim. É possível, também, que haja previsão em algumas Convenções Condominiais para periodicidade de menor prazo. Analisando por outra perspectiva, “o que não se pode praticar é apresentar a prestação de contas além do período de um ano” – explica Márcia Mendonça, contadora e síndica profissional. 

Prestação de Contas: rotina obrigatória 

A realidade é que essa prática vai ocorrer e não há como escapar dela. Assim, “o Síndico precisa estar apto para tal circunstância. Então, buscar estar preparado é inteligente e necessário” – ensina Márcia Mendonça, contadora e síndica profissional. Sabemos também, que “não há um formato padrão de prestação, sendo assim, é de ação livre, mas deve expressar uma síntese da gestão do síndico, principalmente na esfera financeira” – alerta a especialista. 

Prestação de Contas: essencial 

Ela se caracteriza como uma ferramenta essencial de governança e transparência na gestão do síndico e, por meio da qual, a confiança dos condôminos é fortalecida, além de garantir a esperada estabilidade financeira do condomínio” – comenta a contadora. 

Contas: aprovadas ou não? 

Prestar contas é uma obrigação do síndico, porém “aprovar as contas do síndico é uma decisão democrática de cada condômino ou a quem este outorgar procuração para tal fim” – destaca Mendonça. Neste ponto, os coproprietários têm duas escolhas possíveis: aprovar as contas do síndico ou aprová-las. 

Aprovadas e não aprovadas 

As contas do síndico sendo aprovadas, “normalmente não há questionamentos futuros, o que também não garante ao gestor estar livre delas, caso alguma situação seja levantada posteriormente” – lembra Mendonça. Por outro lado, uma vez que as contas são questionadas e, por conseguinte, não são aprovadas, “iniciam-se algumas possibilidades, que normalmente o condomínio deverá decidir; até mesmo se não tomará nenhuma medida, o que não é coerente” – comenta a especialista. De acordo com a contadora e síndica profissional, o fato é que nem todos os condôminos sabem ao certo o que fazer a partir desse momento, pois é inusitado, “mas, todavia acontece” – garante Mendonça para, a seguir, convidar a examinar algumas opções que o condomínio possui, através de assembleia. 

Registro em ata: importância 

Fazer constar em Ata os motivos que levaram a reprovação é extremamente importante para ambos os lados, seja do síndico como do condomínio, “pois essa prática ajudará a apontar as próximas direções, além de deixar registrado os motivos pelos quais as contas foram reprovadas” – assegura Mendonça, que adverte: “não devemos esquecer, de fazer constar a quantidade de votos tanto para a aprovação como para reprovação, isso dá maior transparência aos fatos. Há condomínios que chegam a registrar, inclusive, as unidades nominalmente, porém não é obrigatório”. 

Prazo para regularização

De acordo com a especialista, determinar um prazo para o síndico regularizar as contas é importante, dando o direito de o gestor revisar os problemas encontrados, como forma de possibilitar a ampla defesa dos fatos apresentados. “O condomínio que assim procede, mostra bom senso e tranquilidade, além de dar publicidade, caso seja alegado a falta de comunicação e tempo hábil” – pondera e adverte Mendonça. 

Nova assembleia: situação do momento para oferecer o status das ações 

Convocar uma “nova assembleia para discutir as providências, a serem tomadas a seguir, é extremamente importante; assim como em assembleia ocorre a prestação de contas, e uma eventual reprovação” – explica Mendonça. Ou seja, nessa nova assembleia, é ideal que ela seja o local do debate para deliberar os próximos passos. Com isso, o condomínio dá “formalidade e mais legalidade em suas futuras decisões, otimizando possíveis questionamentos que possam, possivelmente, serem trazidos para um debate” – ensina a síndica profissional. 

Uma boa prática: anote a dica 

A contratação de uma empresa de auditoria para verificar as contas é “uma boa prática, pois coloca do condomínio mais seguro, numa posição de apuração dos fatos de forma técnica e imparcial, em que poderá se amparar em relatório de auditoria condominial, onde conseguirá tomar decisões mais baseadas e coerentes com o que foi encontrado no trabalho profissional” – ensina Mendonça. Por se tratar de custos, essa contratação “deve ser aprovada em assembleia de condomínio e, se possível, com cotação de pelos menos três empresas; o que garante a possibilidade de os condôminos terem a sua frente opções de valores e, dessa forma tornar possível concluir pelo custo de auditoria mais viável e, dessa forma, aprovar a contratação do serviço.

Processar o síndico: última opção 

Ajuizar uma ação contra o síndico deve ser “algo a ser tomado como um dos últimos recursos, por entender que a solução na esfera administrativa tenha se esgotado, tendo na medida do possível cumprido as fases anteriores, além de buscar minimizar os riscos do condomínio em uma ação reversa” – alerta Mendonça. De igual forma, a deliberação por impetrar uma ação é indicado que seja feito através de uma assembleia, “pois abre o debate para que o assunto continue sendo tratado dentro da assembleia de condôminos e com isso, siga o rito necessário e uma boa comunicação para a mesma questão que trouxe o debate desde o início, via assembleia – ensina Mendonça. 

Procedimento fica como exemplo para os próximos síndicos 

Dá para perceber que os passos que o condomínio deve tomar, caso as contas prestadas pelo síndico não sejam aprovadas, “são cautelosos, com cada fase tendo a sua importância e momento certo” – pondera a síndica profissional. O que é possível concluir é que, nesse momento, o condomínio deve agir com prudência, transparência e “direito a ampla defesa do síndico, para que se encontre uma solução que não traga ainda mais prejuízos para o condomínio” – destaca. Com o procedimento, fica também compreendido que haverá um padrão para as próximas ocorrências nesse sentido, “o que servirá de exemplo para os próximos gestores” – garante Mendonça, por experiência própria.

Algumas ponderações 

Não podemos deixar de “comentar que o Conselho do condomínio não aprova as contas do síndico, mas as recomenda ou não para a assembleia e, ainda, que é dever de todo condômino, sendo conselheiro ou não, verificar as pastas com periodicidade, conferindo o movimento e, havendo dúvidas, fazer os questionamentos necessários; de preferência durante a gestão e não deixar acumular todas as dúvidas em uma assembleia. Tal prática sendo observada, é um “exercício que traz benefícios para todos, inclusive o dever fiscalizatório não ser somente do conselho, mas de todo e qualquer condômino, onde participar efetivamente do dia a dia, tende a contribuir com a melhoria de ideias e, quem sabe, correção de percurso” – pondera a síndica profissional. Por último, a contadora e síndica profissional, destaca que a motivação para não aprovar as contas de um síndico, não pode estar ligada a uma decisão política ou superfi cial de quem não verificou as contas, mas responsável, consciente, pois toda decisão traz consequências – de todos os âmbitos e níveis.