Da tendência à prática: como aprimorar processos condominiais

Existe uma trend (tendência) recente nas redes sociais que afirma: “primeiro você começa, depois melhora”. Foi bastante usada para mostrar a evolução profissional ou até pessoal em uma linha do tempo, demarcando conquistas e a jornada que leva a uma melhoria. Esse conceito pode ser claramente aplicado na administração condominial, especificamente sob a ótica de processos. 

Atualmente temos tecnologias disponíveis para resolver praticamente todos os tipos de problemas diários, desde os menores até os mais complexos. Mas será que eu preciso mesmo automatizar (melhorar) tudo? A máxima aqui deve ser: não comece automatizando o processo. Primeiro, entenda todo o procedimento, os motivos para que ele existe, suas finalidades e se existem perdas caso o processo não seja executado da forma correta, e daí para a frente você terá condições de aprimorar ou manter como está. A primeira pergunta que se pode fazer aqui é: existem gargalos que impedem a boa execução ou gestão do processo? Se sim, elimine o que não gera valor ou identifique o que está atrapalhando o fluxo, como por exemplo, quando existe retrabalho em certas atividades. Isso pode gerar custo financeiro. 

A partir desse momento, você estará pronto para otimizar o que restou de sua análise. Já ouviram a expressão “menos é mais”? Simplifique o que você puder. Ninguém executa comandos ou atividades ao lado de técnicos de parte elétrica, hidráulica ou de engenharia em suas rotinas diárias. Por si só, esse ajuste já reduz tempo de trabalho e gera os resultados de forma mais rápida. Eficiência + eficácia. Neste momento, é bom que façamos uma separação prática da coisa: padronização é diferente de engessar o processo. Quando se padroniza, cria-se um modelo para executar algo de forma sólida. Padronizar é a melhor forma de se fazer algo. Ao final destas etapas e, com o mapeamento correto e realizados seus ajustes, pode-se afirmar que, havendo a necessidade, o(s) processo(s) estarão prontos para serem automatizados. Trazendo para a nossa realidade condominial, podemos automatizar o processo de reservas de espaços do condomínio, processo de boas-vindas para novos hóspedes, moradores e inquilinos, podemos melhorar a gestão de documentos (atas, listas de presença, regimentos, convenções, envio de boletos, etc.) e a comunicação com os moradores, para citar apenas alguns exemplos. Não existe uma “receita de bolo” quando falamos em gestão, principalmente na gestão condominial e, por esse motivo, precisamos atentar que, para inovar, precisa fazer sentido e trazer resultados tangíveis. 

Em se tratando de tecnologias, pode-se dizer que o céu é o limite…mas existe um limite. E, partindo então desse pressuposto estabelecido, vou mudar aquela trend inicial para: primeiro melhore. Depois, automatize.