Como se proteger e evitar as fraudes nos condomínios?

Alguns cuidados podem ajudar o síndico a garantir a lisura na contratação de serviços e no processo de compra de material e equipamentos. Fique de olho!

Anna Carolina Chazan

As fraudes em condomínios são verificadas com grande frequência. Alguns síndicos, administradoras e até mesmo funcionários aproveitam-se da falta de controle para praticar irregularidades. É preciso estar atento aos primeiros sinais. Como, por exemplo, evitar o superfaturamento de notas fiscais? E as propinas? E a falsificação de documentos como procurações e comprovantes do INSS, FGTS e outros. O risco está em toda parte, e escapar ileso exige atenção redobrada dos gestores.

“Para evitar fraudes financeiras em condomínios, é importante ter processos bem definidos para contratação de serviços e compras, tais como: estabelecer um número mínimo de propostas para serem recebidas na concorrência, definir claramente o escopo dos serviços que serão executados, solicitar que as propostas venham sempre em envelopes fechados para serem abertos em conjunto com pessoas da administração ou em assembleia. Tais medidas dão transparência ao processo de compras e contratações em geral, auxiliando tanto a gestão, como também tranquilizando os moradores”, esclarece Anna Carolina Chazan, advogada especialista em Direito Imobiliário, gerente geral de uma grande administradora do Rio de Janeiro e professora do Secovi-RIO.

Segundo nossa entrevistada, a concorrência de preço impõe limites, ajudando a identificar possível superfaturamento e, consequentemente, limitando e criando obstáculos para o recebimento de propinas. Lembrando que, para que seja feita essa comparação de preços, é fundamental que os escopos dos serviços, bem como a descrição dos materiais, sejam exatamente os mesmos.

“A falsificação de documentos é outro tema com grande incidência de fraudes, principalmente em relação ao não recolhimento de FGTS e INSS por empresas que prestam serviços de terceirização de mão de obra. As guias apresentadas, muitas vezes, não correspondem ao pagamento integral dos funcionários da empresa e podem acumular dívidas aos condomínios que respondem solidariamente nessa relação contratual. Além de solicitar, mensalmente, as guias pagas às empresas prestadoras de serviços, é importante requerer as certidões negativas de regularidade fiscal da empresa e do condomínio. Tais certidões apontam se as empresas possuem ou não pendências ajudando a identificar possíveis fraudes fiscais e tributárias”, recomenda.

Anna Carolina Chazan lembra que procurações são documentos muito utilizados no ramo imobiliário, seja para representação de condôminos em assembleia, advogados ou representantes em geral em atos jurídicos. Para adquirir maior segurança jurídica, principalmente em assembleias, ela aposta na criação de regras internas, exigindo que os documentos tenham o reconhecimento de firma e data de validade, evitando que as procurações se perpetuem. Ainda é recomendado que se avalie quem é o outorgante, e se o mesmo tem legitimidade para transferir poderes, bem como a análise dos documentos RGI do imóvel, por exemplo, do contrato social da empresa, no caso de pessoa jurídica, e documentos pessoais com foto. “O tema é muito complexo e requer conhecimento técnico. No caso de dúvidas, consulte especialistas para que possam ser avaliados os documentos e as notas recebidos pelo condomínio”, resume.

Thiago da Silva

Administração condominial precisa de programas de compliance

Graduado em Ciências Contábeis, pós-graduado em Auditoria e Controladoria, membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC-RJ, e atuante no segmento condominial há quase uma década, Thiago da Silva é sócio da Indep Auditores Independentes. “Como auditor, entendo que as boas práticas empresariais têm muito a contribuir para a prevenção desse problema e que, notadamente, o compliance deve ser considerado e implantado na administração condominial, mitigando o cometimento de alguma irregularidade, por parte dos gestores e colaboradores”, pontua.

Para Thiago, uma importante ferramenta de defesa contra o superfaturamento no pagamento de notas fiscais consiste na adoção da cotação de preços com, no mínimo, três empresas, para a contratação de serviços e compra de materiais e equipamentos. Nos casos de contratação de serviços especializados, recomenda-se a solicitação prévia de documentos comprobatórios no que tange à prestação feita em outros condomínios, isto é, um atestado de capacidade técnica, além de registro da empresa no respectivo órgão profissional (CRC/OAB/CRA), certidões negativas de débitos e de regularidade, com o estabelecimento claro do escopo dos serviços pretendidos. Recomenda-se ainda que as propostas e documentações obtidas no processo de escolha, bem como a justificativa dessa escolha, sejam anexadas junto aos futuros pagamentos, nas respectivas pastas de prestações de contas ou até disponibilizadas aos moradores através de aplicativos.

“Um dos principais pontos de atenção para combater o pagamento de propinas consiste na adoção de um rigoroso controle na execução dos contratos, tanto na parte operacional, isto é, se a empresa está cumprindo o prometido, bem como na parte financeira – se tudo está de acordo com o contrato firmado. Outro ponto de atenção deve ser o monitoramento constante da reputação das empresas perante a sociedade, em sites de reclamações e na consulta de processos judiciais”, pontua Thiago, que prossegue em seus alertas.

“Falando de falsificações, recomendo especial atenção na análise da documentação anexada, sobretudo às rasuras, informações desencontradas e, nos casos de recolhimento de impostos, se o layout do documento está de acordo com o padrão governamental. Nos casos em que o condomínio possua conta bancária própria, é possível a conciliação dos pagamentos com as saídas constantes no extrato. Hoje em dia, mediante utilização do certificado digital ou até mesmo procuração, conseguimos obter a confirmação do recolhimento de impostos no ambiente eletrônico da Receita Federal. A recomendação geral é no sentido de buscar sempre a confirmação de forma externa, nos casos em que identificar qualquer informação duvidosa.”

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