Os desafios da Administração de Condomínios
São muitos os desafios enfrentados por quem se propõe a participar da administração de um condomínio, seja como síndico ou ainda trabalhando na assessoria do mandatário do condomínio. O principal suporte de um síndico é sua administradora de condomínios. Ao contrário do que muitos acham, não é simplesmente uma recebedora e pagadora de contas ou montadora de pastas financeiras. Só como exemplo, pagar uma conta não é só mandá-la para o banco e fazer o pagamento, passa pela análise fiscal/tributária, por exemplo, que é um trabalho especializado, sendo desenvolvido por profissionais treinados e conhecedores da legislação tributária, evitando possíveis multas, por exemplo. Falando especialmente do síndico, são desafios grandes e, na maioria das vezes, complexos. Habilidade de lidar com pessoas é a primeira e muito necessária. Receber e acolher as solicitações e reclamações dos condôminos é parte do trabalho e assim deve ser encarado. Ainda falando em lidar com pessoas, temos a gestão dos empregados do condomínio. Identificar aqueles que podem contribuir com a gestão e manter todos alinhados com os objetivos é outra atribuição do gestor. A Gestão Financeira, que representa a eficiência nos gastos, é fundamental para uma boa gestão condominial. Eficiência tem relação com o que os clientes querem ou consideram mais importante, e quais são as prioridades que devem ser “atacadas” pela gestão. Controlar com muita atenção o orçamento e fazer uma previsão bem alinhada com os objetivos dos condôminos é fundamental. A gestão estrutural e documental do condomínio também são fatores de grande relevância. Normalmente problemas estruturais tomam muito tempo e atenção da gestão. É preciso identificar rápido e agir na solução. O laudo de autovistoria deve ser sempre revisitado e suas recomendações cumpridas. Os documentos do condomínio precisam de atenção especial. Todos os contratos com terceiros, plantas, convenção, regulamento interno e demais documentos, devem estar adequadamente arquivados (físico ou virtual) e disponíveis para consulta. A tecnologia deve sempre ser usada a favor da gestão. Portanto estar antenado ao que é oferecido, como por exemplo, Chatgpt e luzIA, é uma boa providência.
Existem ferramentas que podem ajudar na priorização, para elaborar um plano de ação e na melhoria contínua dos serviços (Matriz GUT (priorização);5W2H (plano de ação); PDCA (melhoria contínua), dentre outros.
Para finalizar, aquela que é considerada a mais importante, habilidade: Comunicação. De nada adianta fazer um grande trabalho e não divulgá-lo. Manter os condôminos informados do que é feito no condomínio traz um maior reconhecimento ao trabalho do gestor e gera menos questionamentos em geral. Para isso deve ser mantida uma comunicação fluida com os condomínios utilizando todos os recursos disponíveis, principalmente os digitais.
O gestor de condomínios moderno é um solucionador de problemas, antenado as ferramentas tecnológicas disponíveis, sabendo utilizar as ferramentas de gestão que se apliquem aos seus condomínios, conhecedor das legislações que cercam os condomínios, um bom comunicador e de preferência, bem assessorado por empresa especializada e que ofereça condições para que seja realizada uma excelente gestão.
Paulo Heitor Guglielmo é especialista em Condomínios com mais de 20 anos de experiência, Diretor da Estasa Administradora, Formado em Administração de Empresas e com MBAs pela FGV em Administração de Empresas, Gestão de Serviços e Gestão Estratégica e Econômica de Negócios
