Advocacia Extrajudicial: aliada dos síndicos na redução de custos para o condomínio

Vivemos em um tempo de busca por solução ágeis e eficazes – que se torna por vezes urgente e necessária dada a dificuldade de fazer frente às contas e realizar a gestão dos condomínios. Nesse contexto, a advocacia extrajudicial pode se apresentar como uma saída alternativa e rápida e, no limite, até mesmo a última esperança para os gestores condominiais.

As soluções extrajudiciais podem contornar o caminho tortuoso dos litígios judiciais, que muitas vezes importam em custos elevados, desgastes emocionais e, mesmo, impedem a solução hábil dos problemas. Elas, então, são um novo paradigma para a resolução de conflitos. Dada a importância do tema para os síndicos, a Revista dos Condomínios foi ouvir especialista do tema, a advogada Daiana Staudt. A entrevista, a seguir, visa explorar alguns pontos do vasto universo da advocacia extrajudicial, esclarecendo práticas e vantagens sob a perspectiva dos síndicos condominiais.

Explicações iniciais sobre Advocacia Extrajudicial

Repórter da Revista dos Condomínios – Você gostaria de fazer algumas considerações iniciais?

Advogada Daiana Staudt – Sim,  obrigada. É necessário considerar que o trabalho realizado na advocacia extrajudicial voltada para condomínios tem como  norte a sua complexidade que  envolve condôminos, prestadores de serviços, síndicos e visitantes, a fim de compatibilizar os interesses para uma boa gestão condominial, de forma eficiente, ágil, evitando a judicialização, mas antevendo mecanismos para que, se houver a necessidade do ajuizamento de  uma ação judicial, seja mais célere e menos onerosa.

Prevenção de responsabilização do novo síndico

Repórter da Revista dos Condomínios – Você poderia listar alguns itens que possam ilustrar  como a advocacia extrajudicial pode ser uma aliada dos síndicos?

Advogada Daiana Staudt – Claro. Então… vamos considerar o seguinte: no início da administração de um novo síndico, a averiguação minuciosa dos documentos referentes ao condomínio, por parte de um advogado, mostra-se fundamental para prevenir potenciais responsabilizações, sejam elas de natureza cível ou criminal, decorrentes de gestões anteriores. Due diligence

Repórter da Revista dos Condomínios – Essa pode ser uma etapa que pode ser tranquilizadora para o síndico recém empossado, correto?

Advogada Daiana Staudt – Sim, Advogada Daiana Staudt – Sim, com certeza. O processo é conhecido como “due diligence” ou auditoria documental. Ele é estratégico ao mapear a situação atual do condomínio, identificando suas demandas, as ações necessárias a serem implementadas, os prazos legais, para reivindicações de defeitos construtivos, e as falhas administrativas passadas que devem ser prontamente encaminhadas na próxima assembleia. 

Repórter da Revista dos Condomínios – Para ficar bem claro para os nossos leitores: qual o  objetivo de tal iniciativa?

Advogada Daiana Staudt – A medida tem como objetivo resguardar o síndico recém empossado de eventuais passivos da gestão passada e que pode resultar em futuras responsabilidades.

Repórter da Revista dos Condomínios – Ou seja, trata-se de uma medida estratégica?

Advogada Daiana Staudt – Essa medida é imprescindível antes da definição do plano estratégico do condomínio e tem impacto direto na gestão e que pode  influenciar as decisões e ações  futuras para médio e longo prazos.  

Caso ilustrativo

Repórter da Revista dos Condomínios – Você poderia apresentar um caso ilustrativo? 

Advogada Daiana Staudt – Ilustrando a importância dessa prática, destaca-se o caso de um síndico recém-empossado que, ao revisar os contratos vigentes, identificou sobrepreços em  serviços contratados de empresas vinculadas à gestão anterior. Diante de uma situação financeira já fragilizada, a medida adotada foi a emissão de notificações extrajudiciais às empresas, objetivando a não prorrogação automática dos contratos.

Repórter da Revista dos Condomínios – Essa medida permitiu acelerar a solução da questão?

Advogada Daiana Staudt – Sim. Entretanto, pouco tempo após, nesse caso, a assessoria jurídica, já envolvida, deparou-se com a  necessidade de responder a essas notificações que apontavam  um cálculo equivocado dos prazos, solicitando a formalização da rescisão contratual acompanhada da aplicação de multas significativas, um cenário que agravaria ainda mais as dificuldades financeiras do condomínio.

  ” …um síndico recém empossado que, ao revisar os contratos vigentes, identificou sobrepreços em serviços contratados de empresas vinculadas à gestão anterior. Diante de uma situação financeira já fragilizada, a medida adotada foi a emissão de notificações extrajudiciais às empresas, objetivando a não prorrogação automática dos contratos.”

Corrigindo o erro – Evitando assumir passivos para o síndico e o condomínio

 Repórter da Revista dos Condomínios – E assim corrigiram o erro?

Advogada Daiana Staudt – Com  precisão, a assessoria jurídica corrigiu o erro, emitindo novas notificações para a continuidade temporária dos contratos, que, em momento oportuno e  justificado por descumprimento contratual por parte das empresas, foram terminados sem qualquer penalidade financeira ao condomínio, e de acordo com toda a formalidade exigida.

Negociação dos contratos: a chave para uma melhor administração

Repórter da Revista dos Condomínios – Qual outro momento em que seria importante a intervenção jurídica para um condomínio?

Advogada Daiana Staudt – Outro ponto interessante e estratégico para a atuação jurídica extrajudicial nos condomínios é quando os contratos estão sendo firmados ou revistos. Esse momento representa uma oportunidade valiosa para negociar cláusulas, condições e penalidades de forma a garantir contratos mais vantajosos e seguros para o condomínio. Uma atuação jurídica perspicaz nesse estágio previne potenciais disputas futuras, assegurando uma base sólida para relações comerciais duradouras e estáveis.

Negociação ou renegociação contratual

Repórter da Revista dos Condomínios – As renegociações e exames mais aprofundados dos contratos pode-se evitar futuros litígios e eventual passivo para os condomínios, correto?

Advogada Daiana Staudt – Sim, com certeza. Com  a negociação contratual ou renegociação contratual, pode-se evitar desentendimentos futuros e litígios. Com a assistência jurídica, é possível identificar e modificar termos que estejam desatualizados ou que não reflitam a realidade e as necessidades atuais de um condomínio. Essa prática minimiza o risco de litígios, poupando o condomínio de custos legais significativos e do desgaste emocional – do síndico, no caso – associado a processos judiciais prolongados. 

Otimização dos recursos

Repórter da Revista dos Condomínios – A negociação dos contratos, nessa lógica, pode significar um alongamento de prazos e tornar a gestão mais eficiente e, mesmo, em alguns casos mais agudizados, permitir uma gestão de recursos. 

Advogada Daiana Staudt – Uma negociação dos  contratos eficiente também é sinônimo de otimização dos recursos financeiros do condomínio.  Ao ajustar os termos contratuais, incluindo preços e prazos, o síndico pode alcançar uma redução de custos direta ou indireta, garantindo a alocação eficiente dos recursos do condomínio. Isso pode resultar em uma diminuição das taxas condominiais ou permitir investimentos em melhorias e manutenções que valorizem o patrimônio  dos condôminos.

Advocacia extrajudicial: possível solução para a inadimplência 

Repórter da Revista dos Condomínios – E em relação a inadimplência? Essa pode ser a solução em casos mais graves.

Advogada Daiana Staudt – No contexto da administração condominial, o enfrentamento da inadimplência demanda uma abordagem estratégica, especialmente sob a ótica da advocacia  extrajudicial. Este modelo propõe uma análise abrangente da inadimplência, distinguindo entre situações episódicas e aquelas de maior escala.

Plano de acordos coletivos

Repórter da Revista dos Condomínios – Poderia detalhar um pouco mais? 

Advogada Daiana Staudt – Diante de um panorama de inadimplência, embora seja de conhecimento geral que os síndicos estão impedidos de conceder descontos sem aprovação da assembleia por impedimento legal, há situações em que a inadimplência alcança um patamar significativo. Nesses casos, torna-se viável a convocação de uma assembleia com o intuito de deliberar sobre estratégias de negociação, visando a implementação de um plano de acordos coletivos.

Resolução amigável

Repórter da Revista dos Condomínios – De uma maneira geral, podemos dizer que os ganhos são muitos e por diversas perspectivas? 

Advogada Daiana Staudt – Estes acordos, devidamente formalizados, visam não apenas a  resolução amigável das pendências, mas também a prevenção de litígios, reduzindo os custos e o tempo despendido em processos judiciais. Tal estratégia  pode ser efetivada por meio da  aplicação de técnicas de negócio jurídico processual. 

Advocacia Extrajudicial: elemento chave na administração de condomínios 

Repórter da Revista dos Condomínios – Examinando mais detidamente a questão da inadimplência, o que você poderia nos dizer?

Advogada Daiana Staudt – É importante destacar que a gestão estratégica da inadimplência, ancorada em práticas de advocacia extrajudicial, emerge como um elemento chave na administração de condomínios.

Repórter da RDC – Uma vez que cria uma melhor ambiência, correto?

Advogada Daiana Staudt – Sim, ao privilegiar o diálogo e a negociação essa abordagem fortalece a comunidade condominial,  promove a resolução pacífica de disputas e assegura uma administração financeira sólida e equilibrada.

Advocacia extrajudicial: estratégica como ferramenta para gestão condominial 

Repórter da RDC – Nesse cenário de Advocacia extrajudicial é  necessária uma adaptação do estatuto do condomínio?

Advogada Daiana Staudt – A evolução dos cenários sociais e o aumento da complexidade dos conflitos exigem do síndico uma postura estratégica e adaptativa, capaz de enfrentar eficazmente tais desafios para isso deve analisar o contexto daquele condomínio com amparo de uma assessoria jurídica especializada a fim de verificar se há necessidade de atualização da convenção de condomínio.

A convenção de condomínio 

Neste sentido, a convenção de condomínio constitui-se como o conjunto de regras que= regem o funcionamento do condomínio. Este documento estabelece as diretrizes para a convivência harmoniosa entre os condôminos e o uso das áreas comuns, além de dispor sobre a administração do condomínio, quóruns para deliberações, entre outros aspectos fundamentais.

Modernização e adequação da convenção condominial

Repórter da RDC – Então, pelo que você já expôs, é necessária uma mudança do estatuto para que seja possível a atuação da advocacia extrajudicial em conflitos? 

Advogada Daiana Staudt – A atualização da convenção condominial é um processo que deve ser encarado com a máxima seriedade e responsabilidade, visto que se trata da modernização e adequação das normas que regem a vida em comunidade, assegurando que estas estejam em consonância com a legislação vigente e com as necessidades atuais dos condôminos. 

Repórter da RDC – Se a advocacia extrajudicial reduz os conflitos e os custos para o condomínio, me parece ser uma solução interessante a eventual mudança do estatuto. 

Advogada Daiana Staudt – Neste cenário, atualizar a convenção de condomínio importa em formalizar a vontade daquela comunidade, a sua cultura, as suas necessidades, ao mesmo tempo em que possibilita uma atualização e adequação às mudanças legislativas. É um processo que deve ser encarado com seriedade e como uma oportunidade de mitigação de conflitos, gerando uma sensação de pertencimento e uma renovação dos valores da comunidade. 

Advocacia extrajudicial: norte para síndico e mitigador de risco

Repórter da RDC – Você acredita que com a complexificação das opções, tomando como exemplo a advocacia extrajudicial, os conhecimentos de um síndico em gestão dos condomínios se tornam mais urgentes ou necessários? 

Advogada Daiana Staudt – A gestão de condomínios contemporânea exige um elevado grau de profissionalismo, dada a complexidade e a acessibilidade à informação por parte dos condôminos. É evidente, até por estatística, que a era dos síndicos que atuam de forma autoritária ou isolada, muitas vezes apelidados de “síndicos monopolizadores” ou “síndicos xerifes”, tem levado a um aumento significativo nos litígios judiciais, gerando passivos evitáveis e expondo os gestores a potenciais responsabilizações pessoais, tanto no âmbito civil quanto no criminal. 

Repórter da RDC – O que pode gerar passivos para o condomínio, não é mesmo? 

Advogada Daiana Staudt – Eu vou te relatar um caso real, um exemplo ilustrativo dessa dinâmica que envolve um incidente causado por condições meteorológicas extremas: uma tempestade com ventos fortes resultou no destelhamento de um prédio, ocasionando severas infiltrações em um dos apartamentos. Esse episódio não só danificou bens como fogão, sofá e colchão, mas também colocou em risco a saúde de um morador enfermo, dependente de equipamentos médicos. Diante do ocorrido, a síndica foi notificada e prometeu medidas reparatórias apenas para a segunda-feira seguinte, sem considerar a urgência da situação. A postura adotada pela administração do condomínio, embora reconhecesse a responsabilidade pelos danos, acabou por expor a coletividade a um risco elevado de demandas judiciais por indenizações de ordem material, moral e existencial. A situação levou os condôminos a emissão de uma notificação extrajudicial, solicitando o custeio de hospedagem temporária para a família afetada até a conclusão dos reparos necessários. 

Frente ao impasse e ao potencial conflito judicial, a síndica buscou orientação jurídica. Com base nessa consultoria, foi possível adotar uma estratégia de resolução extrajudicial do problema, que culminou na negociação bem-sucedida com as partes envolvidas. A hospedagem foi providenciada e os reparos realizados, com a formalização de um acordo extrajudicial, solucionando a questão de maneira satisfatória para todos. Este caso destaca a importância crítica da assessoria jurídica na gestão condominial, sobretudo na avaliação e tomada de decisões estratégicas diante de situações emergenciais. A orientação especializada não apenas previne desdobramentos legais adversos, mas também assegura que as decisões tomadas pelos síndicos estejam em conformidade com as melhores práticas de gestão, responsabilidade e ética, evitando prejuízos patrimoniais e garantindo a segurança e o bem-estar da comunidade condominial.

Advocacia extrajudicial: ferramenta para dar clareza a gestão condominial

Repórter da RDC – Fala um pouco para nossos leitores sobre a responsabilidade do síndico e a questão da advocacia extrajudicial. A importância desse mecanismo para o síndico. 

Advogada Daiana Staudt – O síndico desempenha um papel fundamental como representante do condomínio, uma posição de responsabilidade (prevista no artigo 1.348 do Código Civil), derivada de um processo eleitoral em assembleia que reflete a vontade coletiva dos condôminos. Nesse contexto, a advocacia extrajudicial emerge como um recurso indispensável na prevenção de conflitos e na promoção de uma cultura de paz dentro da comunidade. Neste contexto, decisões aparentemente simples, se mal geridas, podem se tornar fontes de discórdia. Essas situações, mesmo que não resultem em litígios judiciais, podem ter impactos profundos e potencialmente prejudiciais para o condomínio. Em especial, em momentos de fragilidade financeira, tais conflitos podem precipitar uma crise mais ampla. Frequentemente, a raiz desses problemas reside na falta de comunicação clara sobre as finanças do condomínio e as implicações dos contratos de serviço estabelecidos. 

Repórter da RDC – Você teria algum caso ilustrativo para melhor entendimento dessa questão? 

Advogada Daiana Staudt – Um incidente ilustrativo ocorreu com a substituição da portaria física por um sistema virtual. Essa mudança, decidida em assembleia durante um período festivo, gerou um ambiente de incerteza e desconfiança devido à explicação insuficiente sobre os motivos da alteração. Entre os motivos as consequências jurídicas e financeiras de manter a portaria tradicional. Contrariamente ao que se poderia esperar, a situação rumou para um processo judicial. O episódio levou a uma denúncia ao Ministério Público por falta de acessibilidade. A reclamação apontava para a necessidade dos moradores idosos por assistência na locomoção, sugerindo que a alteração comprometia essa assistência. A questão central da denúncia era a acessibilidade, um tema de grave importância. Com a apresentação da denúncia, os condôminos perderam a autonomia sobre o caso, obrigando o Ministério Público a investigar e exigir medidas de acessibilidade. Esse cenário indicava um possível descumprimento das leis federais 7.347/85 e 8.625/93, que regulamentam a necessidade de condições de acessibilidade nos condomínios. 

Repórter da RDC – Como atuou a advocacia extrajudicial neste caso? 

Advogada Daiana Staudt – Atuou entendendo a problemática que era o desconhecimento das dificuldades financeiras enfrentadas pelo condomínio que, inclusive, respondia demandas trabalhistas ajuizadas por porteiros, bem como os elevados custos para a renovação do contrato. Convocada a nova assembleia, a situação foi esclarecida, compreendida, a prestação de contas realizada, a portaria virtual foi acatada por unanimidade. Mas aquela comunidade condominial teve que arcar com os custos de perícias para verificação da acessibilidade, honorários advocatícios para o acompanhamento da denúncia e a adaptação do condomínio, que teve que ser implementada imediatamente, ao invés de gradual, como naturalmente ocorreria. 

Repórter da RDC – Então a falta de conhecimento sobre essa “ferramenta” extrajudicial teria evitado muita dor de cabeça e custos para o condomínio? 

Advogada Daiana Staudt – Este caso enfatiza a importância de uma gestão condominial transparente, responsável e bem-informada. A comunicação eficaz com os condôminos e a consultoria jurídica preventiva são essenciais para evitar mal-entendidos e garantir que todas as ações estejam em conformidade com a legislação vigente, assegurando o bem estar e os direitos de todos os moradores.

Repórter da RDC – Como conclusão podemos dizer que a advocacia extrajudicial pode se tornar uma boa alternativa para as questões condominiais.

Advogada Daiana Staudt – Os casos contados, baseado em fatos reais, com as suas devidas adaptações, ancoram a importância da advocacia extrajudicial como uma aliada para os síndicos na gestão de condomínios, oferecendo soluções eficazes para a prevenção de litígios e resolução de conflitos com vistas a promoção de respostas mais rápidas, baratas ao mesmo tempo em que contribui para a paz e da harmonia na convivência condominial que é o desejo de todos.