A prestação de contas em condomínios é uma prática essencial para garantir a transparência e o bom funcionamento das operações financeiras. Em uma entrevista exclusiva à Revista dos Condomínios, Márcia Gonçalves, especialista em administração condominial, discutiu em detalhes as responsabilidades, estratégias e medidas essenciais para promover a transparência e a participação ativa dos moradores. Destacando a importância de relatórios consolidados e de uma comunicação clara e frequente, a entrevista revela insights valiosos sobre como tornar a prestação de contas uma ferramenta poderosa para fortalecer a confiança e a eficiência na gestão condominial. Com a crescente necessidade de transparência e responsabilidade, a entrevista de Márcia Gonçalves lança luz sobre os elementos fundamentais que impulsionam a prestação de contas nos condomínios, garantindo um ambiente seguro e confiável para todos os envolvidos.
Repórter da Revista dos condomínios: Qual é o procedimento padrão para a prestação de contas nos condomínios? Os condôminos participam de uma reunião específica ou recebem algum tipo de documento para esse fim?
Márcia Gonçalves: O processo de prestação de Contas habitualmente se dá de forma anual, respeitando o que diz a Convenção Condominial e conforme o Código Civil Brasileiro, em seu artigo 1.348, inciso VIII, que diz: “prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;”. Desta forma, podemos observar que a prestação de contas vai além de uma apresentação anual e assemblear, ou seja, há a possibilidade de se fazer necessário “quando exigidas”, o que requer uma preparação e organização financeira do síndico para estar apto a responder ou esclarecer as dúvidas de condôminos no tempo que surgirem. Se pensarmos assim, não teremos somente o ambiente de uma assembleia, mas pode ser solicitado a qualquer tempo e em outros lugares, quer seja em uma sala de administração ou e-mail, por exemplo. Quanto a documentos, é de bom tom que haja um relatório consolidado, que seja transparente ou uma apresentação em Power point, mostrando assim o direcionamento do que será informado e de forma inteligível e ao alcance de todos para entendimento.
“Ser um gestor transparente é fundamental para construir a confiança e a substituição com sua equipe, colegas de trabalho e outras partes interessadas”
“Não esconder informações importantes. Se o síndico tem obstáculos ou desafios, compartilhar com o seu Conselho de maneira honesta e aberta..”
- Repórter da RDC: Quais são os compromissos e tarefas associados à função de prestador de contas?
Márcia Gonçalves: Um prestador de contas, geralmente, é uma pessoa que irá fornecer informações e esclarecimentos sobre suas atividades financeiras, ligadas às operações ou administrativas a uma parte interessada, que no caso serão os condôminos. As principais responsabilidades de um prestador de contas seria responder de forma ativa e passiva, civil e criminalmente por todos os atos de sua gestão, o que pode incluir não só a parte financeira, mas a administrativa e operacional, sejam pelas ações ou até pelas omissões em sua gestão. Então, estar atento às situações ocorridas em um condomínio, acompanhar, providenciar pagamentos, responder ou orientar, estariam no plano básico de uma gestão que tem a obrigação de prestar contas não só a condôminos, mas também a terceiros. Senão vejamos, um Condomínio pode passar por fiscalização de rotina, seja municipal por uma simples Autovistoria que tenha sido realizada e não concluída a êxito ou simplesmente não feita, seja trabalhista por contratações equivocadas ou falta de formalização da mesma ou ainda a fiscal por falta de cumprimento de obrigações principais para com recolhimento de impostos ou secundárias para com a entrega de declarações mensais ou anuais. Lembrando que de todos os exemplos mencionados incorrem em multa por falta de descumprimento, o que onerará ainda mais o orçamento de um Condomínio e trará falta de credibilidade para o gestor responsável.
Repórter da RDC: Quais são as estratégias e práticas fundamentais para se tornar um gestor transparente?
Márcia Gonçalves: Ser um gestor transparente é fundamental para construir a confiança e a substituição com sua equipe, colegas de trabalho e outras partes interessadas. A transparência implica na divulgação de informações de forma honesta, aberta e acessível, de modo que todos possam entender as decisões e ações tomadas. Aqui estão algumas diretrizes sobre como ser um gestor transparente:
– Comunicar-se de forma clara e frequente: Estabelecer um canal de comunicação aberto com seus condôminos e outras partes interessadas.
– Comunicar-se regularmente: Manter uma comunicação constante com a comunidade condominial. Isso pode ser feito por meio de reuniões, atualizações por e-mail, mensagens instantâneas ou outras formas de comunicação interna. Informar os membros do Conselho e se reunir com os mesmos sobre o progresso dos projetos, metas e desafios é uma prática importante.
– Ser honesto: Não esconder informações importantes. Se o síndico tem obstáculos ou desafios, compartilhar com o seu Conselho de maneira honesta e aberta pode abrir caminhos para uma melhor decisão. Isso ajuda a construir confiança, pois os membros sabem que podem contar com você para obter informações precisas.
– Escutar atentamente: Estar aberto a ouvir as preocupações, feedback e ideias da equipe e condôminos, pode antecipar muitos problemas. Demonstrar empatia e estar disposto a considerar diferentes perspectivas, pode ajudar bastante o relacionamento interno.
– Tomar decisões com base em fatos: Tomar decisões informadas por meio de análises e dados, em vez de confiar apenas na intuição ou na opinião pessoal. Isso ajuda a garantir que as decisões sejam tomadas de maneira justa e lógica.
– Manter a confidencialidade quando necessário: Embora a transparência seja importante, também é essencial respeitar a confidencialidade em situações que envolvem informações confidenciais ou pessoais e isso acontece muito em condomínios, precisamos preservar as vezes informação e pessoas.
– Ser consistente: A transparência deve ser uma característica consistente numa liderança, não algo que se aplique apenas quando for acordado. A ajuda consistente para construir confiança ao longo do tempo.
– Relatórios Financeiros: Preparar e apresentar relatórios financeiros precisos e transparentes, que mostre onde se iniciou o período e onde finalizou, projeções de resultados, projeções de fluxo de caixa e notas explicativas. Esses relatórios são geralmente elaborados de acordo com os atos e fatos ocorridos em uma gestão.
– Transparência: Fornecer informações completas é um fator bastante importante. Fazer uma demonstração com fotos e vídeos das situações ocorridas e principalmente das que envolveram questões financeiras traz maior lucidez ao que se está buscando demonstrar.
Repórter da RDC: Qual é o intervalo de tempo em que os registros financeiros costumam passar por uma análise detalhada?
Márcia Gonçalves: A frequência dos registros financeiros serem revisados são periódicos, particularmente entendo que o acompanhamento deve ser diário com uma revisão mensal, isso ajuda qualquer ajuste rápido e evita a publicação de balancetes equivocados.
Repórter da RDC: Quais medidas devem ser implementadas diante de uma situação em que as contas não são devidamente esclarecidas?
Márcia Gonçalves: Quando ocorre uma falta de esclarecimento de contas, é importante tomar medidas para resolver essa questão e esclarecer as informações financeiras em questão. Aqui estão algumas ações que podem ser tomadas:
– Identificar a falta de esclarecimento: Primeiro, é essencial identificar claramente quais informações financeiras não estão claras ou estão em falta. Isso pode envolver a revisão de registros financeiros, auditorias contábeis ou qualquer documentação relevante.
– Comunicar o problema: Entrar em contato com a parte envolvida responsável pelas informações financeiras que não estão claras e comunicar a falta de esclarecimento. Isso pode ser de um contador, da administradora ou do próprio síndico que tenha informações relevantes.
– Documentar a comunicação: É importante documentar todas as comunicações relacionadas à falta de esclarecimento de contas. Manter registros por escrito, como e-mails, cartas ou notas de reuniões, para garantir um registro claro do processo.
– Revisar a documentação existente: Analisar todos os registros financeiros e documentos disponíveis para verificar se as informações foram arquivadas, mas podem estar escondidas ou mal interpretadas.
– Envolver profissionais: Se a falta de esclarecimento de contas envolve questões complexas ou legais, pode ser necessário envolver profissionais, habilitados para a questão.
Repórter da RDC: Quais passos os moradores podem tomar para promover a transparência e participar ativamente da prestação de contas no condomínio?
Márcia Gonçalves: Os moradores de um condomínio podem desempenhar um papel ativo na promoção da prestação de contas e da transparência na gestão do condomínio. Vejamos algumas maneiras pelas quais eles podem se envolver:
– Participando da assembleia geral: A assembleia de condomínio é um fórum importante onde as decisões são tomadas e as informações são compartilhadas. Comparar as
reuniões para acompanhar e influenciar a gestão do condomínio pode ser um diferencial.
– Candidatura para cargos no conselho: Se os condôminos estiverem dispostos a dedicar tempo e esforço à administração do condomínio, considerar a candidatura de um cargo no conselho. Os membros do conselho desempenham um papel fundamental na tomada de decisões e na supervisão das finanças.
– Exerça o direito de voto: Nas reuniões do condomínio, participar das votações para influenciar as decisões relacionadas a orçamentos, despesas e projetos pode ser um diferencial.
– Acompanhar as finanças: Solicitar cópia dos relatórios financeiros e das auditorias contábeis do condomínio, se houver e buscar entender as receitas, despesas e reservas financeiras, pode ser uma boa medida de controle.
– Fazer perguntas e peças de esclarecimento: Não hesitar em fazer perguntas durante as reuniões ou por meio de comunicações formais, como e-mails. Perguntas sobre despesas, projetos e outras questões relevantes podem ser muito úteis no processo de participação na decisão de uma assembleia, por exemplo.
– Participar de comissões ou grupos de trabalho: Alguns condomínios têm comissões ou grupos de trabalho dedicados a questões específicas, como manutenção, segurança, ou questões financeiras. Participar desses grupos para contribuir com suas ideias e conhecimentos pode contribuir bastante para a vida do condomínio.
– Estar ciente das regras e regulamentos: Familiarizar- -se com as regras e regulamentos do condomínio, bem como com os estatutos, convenção e regimento interno. Isso ajudará a entender os procedimentos e a base legal das decisões.
– Manter um diálogo construtivo: Colaborar com outros moradores e membros do conselho para resolver problemas de forma construtiva e cooperativa.
– Sugerir melhorias e inovações: Compartilhar ideias para melhorar a gestão do condomínio e torná-lo mais eficiente e transparente.
– Fiscalizar as contas: Se o condomínio permitir, considerar a participação de um comitê de fiscalização ou auditoria para revisar as contas e garantir a integridade financeira.
– Manter-se informado: Ficar atento às atualizações e comunicados da administração e do conselho para estar a par de eventos e decisões importantes. É importante lembrar que a prestação de contas e a transparência dependem em grande parte da cooperação e envolvimento ativo de todos os moradores. Ao trabalhar juntos e apoiar um ambiente de comunicação aberto e colaborativo, é possível garantir uma gestão mais eficaz e transparente no condomínio.
Márcia Mendonça
Síndica, auditoria condominial, contadora, CEO da Confiança Contábil, membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ, membro convidada da ABA Nacional
