O processo administrativo em condomínios: o controle
Esta é a última coluna sobre os processos ou funções gerenciais da administração. Temos desenvolvido um primeiro olhar dessas funções ao condomínio edilício, considerando sua natureza própria e peculiar. Nas colunas anteriores, falamos das funções planejamento, organização e direção.
A quarta função gerencial do processo administrativo é o controle. Apesar do desconhecimento técnico desta ferramenta, podemos dizer que alguns síndicos também controlam, quando acompanham os recursos disponíveis (recursos humanos, patrimoniais, informacionais, tecnológicos) em busca do atingimento das finalidades do condomínio. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. A função administrativa de controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização. Ainda que de forma intuitiva, alguns síndicos acompanham, avaliam, medem e asseguram que a organização condomínio esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos.
É nesta função que o síndico vai procurar manter os resultados dentro do que foi planejado. É frase da administração: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.” Nem pode ser aperfeiçoado. Caso não sejam alcançados os objetivos, o síndico deverá adotar uma ação corretiva, para verificar o erro e corrigi-lo o mais rápido possível, para que não prejudique a organização condominial. O síndico controla, de forma simplificada, quando monitora o orçamento previsto diante do que vem sendo realizado, procurando corrigir eventuais distorções. Também há a função gerencial de controle quando verifica se as atividades planejadas estão sendo executadas, como o cronograma de obras e manutenções, as provisões para pagamento de décimo terceiro de funcionários, provisão para obras, controle de estoque e de material do condomínio, controle de entrega de documentos na administradora e balancetes ao conselho, controle de arrecadação mensal e pagamentos realizados na conta do condomínio.
Em muitos condomínios do país, podemos afirmar que não existe um processo administrativo propriamente dito, na acepção técnica da palavra. Em alguns deles, verificamos que os síndicos praticam algumas das funções administrativas de forma intuitiva, sem consciência de que estão planejando, organizando, dirigindo ou controlando. De um modo geral, há a realização de um processo administrativo rudimentar, ou não existe todo o processo administrativo, presentes apenas algumas das funções. Por essas razões é que se faz necessário o desenvolvimento urgente de uma Teoria Geral da Administração aplicável aos condomínios edilícios.
Francisco Egito é advogado, administrador, contador e especialista em Direito Imobiliário; coordenador da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC-RJ; presidente da Comissão de Direito Imobiliário e Condominial da 55ª Subseção da OAB-RJ; e diretor do Curso Aprimora e do CBEPJUR.
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