Como contar com maior participação dos condôminos?

Alguns recursos, regras e estratégias de comunicação podem tornar as reuniões e assembleias mais atrativas e resolutivas, despertando o maior interesse dos condôminos

Saulo Araújo e Ana Rita Oliveira

Esse é, desde sempre, um dos maiores desafios dos síndicos: como aumentar a participação efetiva dos condôminos nas assembleias de condomínio? Saiba que, com um bom planejamento, é possível que essas reuniões sejam proveitosas, capazes de engajar todos os participantes e, claro, promover discussões que resultem em soluções realmente eficazes. Algumas dicas ajudam aumentar o interesse dos moradores: um cronograma de reuniões. comunicação eficiente, pauta objetiva, convocação com antecedência, protocolo efetivo, foco nos debates de questões de interesse coletivo, realização virtual, abertura ao diálogo e conduta ética nas discussões, são alguns dos caminhos. Na prática, como tornar essas reuniões mais interessantes e produtivas?

Publicitário, síndico profissional, Sócio nas empresas Domus Síndico Profissional, Confibank e Consultor de Negócios, Saulo Araújo dá algumas pistas. “Acredito que, com a crescente profissionalização das gestões dos condomínios, algumas ações que já são bem difundidas e aplicadas no mundo corporativo estão chegando e ganhando força nas assembleias. Podemos citar: pautas bem definidas e previamente trabalhadas; envio de material para aprofundamento de maneira didática sobre o assunto, quando se tratar de temas complexos, tais como energia solar, portaria remota; diminua a distância entre assembleias. Melhor fazer um número maior, com menos assuntos em cada uma”, afirma ele.

Para Saulo, também o presidente da assembleia precisa ser extremamente eficaz no controle de conflitos e/ou na limitação de tempo para cada fala, além de impedir excessos. “Por fim, e não menos importante, defina o horário de início e de fim desta assembleia. E seja rigoroso com isso. As pessoas não aguentam mais participar de reuniões que só fazem circular e não resolvem absolutamente nada, sempre ficando acumuladas para uma próxima”, afirma ele, gestor de propriedades imobiliárias desde 2012, palestrante e criador do Networking Condominial, evento voltado para síndicos profissionais em Pernambuco.

Formada em processamento de dados e pós-graduada em Administração de Empresas de TI, Ana Rita Oliveira é CEO da MyCond, e já soma 28 anos de experiência em desenvolvimento de sistemas. Neste sentido, de tornar as reuniões condominiais mais atrativas e assertivas, ela destaca alguns pontos desenvolvidos pela empresa. “Ajudamos condomínios a realizarem assembleias digitais, disponibilizando salas de reunião com possibilidade de gravação e ferramentas para votações online, com apuração automática, por fração ideal ou unidade, com possibilidade de auditoria, pois até o horário em que voto foi computado fica registrado”.

Outro ponto fundamental é a comunicação. “Isso facilita também. Defendemos que os condôminos tenham acesso prévio aos dados que serão apresentados na assembleia, através da disponibilização de uma central de comunicação pela qual distribuímos esse material não só por e-mail, mas também pelo WhatsApp, automaticamente. Assim, as pessoas podem ter conhecimento dos tópicos que serão discutidos, o que agiliza a parte de debates dos assuntos em pauta na assembleia”, resume Ana, destacando que a interação entre as pessoas é vital para o pleno uso de ferramentas digitais desenvolvidas para condomínios.

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