Quando o primeiro desafio é administrar o próprio tempo

Por vezes, o síndico se perde em meio às suas atribuições. Aprender a organizar a agenda, identificar prioridades e delegar funções: tudo isso ajuda a não fazer do cotidiano um suplício

Adriana Kingeski

Fazer uma boa gestão do tempo e das atividades não é apenas uma necessidade, mas pode até mesmo ser considerada uma verdadeira ‘arte’, tendo em vista as múltiplas funções que desempenhamos no cotidiano. Com os síndicos não é diferente, pelo contrário. Muitos estão exaustos, não têm tempo para nada, pois acabam ‘sugados’ pelas demandas dos condôminos, muitas vezes sem conseguirem dar conta de suas demandas particulares, como família e amigos. Como aprender a administrar o tempo e deixar de sofrer do terrível sentimento de culpa por não ser um ‘super-homem’? De quais instrumentos da tecnologia é possível lançar mãos para melhor gerir as tarefas? 

“Alguns síndicos, quando eleitos, disponibilizam o seu nome por estarem insatisfeitos com a administração anterior, e têm o objetivo de fazerem uma gestão completamente diferente. Outros, síndicos profissionais, participam da concorrência e são eleitos, por ser a sua profissão. Ambos, no decorrer do percurso, vão se deparar com uma situação semelhante, independentemente do tamanho do condomínio: condôminos que desejam que suas demandas sejam resolvidas instantaneamente, a qualquer dia e horário, ou situações inusitadas com gás, água, piscina, disjuntores, funcionários que precisam ser resolvidas sempre como prioritárias”, inicia Adriana Kingeski, advogada com atuação em condomínios e no ramo imobiliário, professora e mestranda em Resolução de Conflitos e Mediação.

Adriana conta que, em todas as situações problemáticas, o telefone que toca ou o WhatsApp que recebe as mensagens é o do síndico. Quer goste, quer não, afinal, ele foi eleito para fazer com que todas as engrenagens do condomínio funcionem sem qualquer interferência e ruído. Seria até tranquilo administrar esses milhões de problemas, se a função desempenhada fosse de exclusividade. No entanto, a grande maioria desempenha funções como servidor público, funcionário de empresa, síndico de outros condomínios, empreendedor, pai, marido, filho, amigo e precisa conciliar todo o pacote. Nesse cenário, como não sobrecarregar e ouvir, constantemente, o corpo e a mente gritando por socorro?

“A solução é saber lidar com todas as situações e se posicionar. Síndico não é eleito para estar à disposição do condomínio 24h por dia. Portanto, gerir bem o seu tempo é fundamental para não interferir na produtividade e criatividade em sua outra função de trabalho; não interferir na sua relação com esposa e filhos; não afetar a sua saúde física e mental; e ter vida social de qualidade”, determina ela, que segue em sua análise.

“Todas as esferas da vida necessitam da dose certa de produtividade. E se estiver tudo fora do lugar, gritando ‘não tenho tempo’, é hora de parar e repensar. Algo que você está fazendo, está errado. A responsabilidade por você não ter tempo; por estar sempre cansado; por ter a saúde debilitada; e por estar com atritos com a família, não é do condômino, ou da administradora, ou dos funcionários, ou da assessoria jurídica, ou de qualquer outro contratado. A responsabilidade por você não ter tempo; por estar sempre cansado; por ter a saúde debilitada; e por estar com atritos com a família é toda sua. Afinal, a vida é sua!”

Autorresponsabilização é um fator importante

Segundo Adriana Kingeski, o primeiro passo é o síndico se autorresponsabilizar pelo que está lhe acontecendo. Assumir a responsabilidade pelo que está fazendo ou não fazendo, que influencia positiva ou negativamente em todas as áreas de sua vida. Enquanto ele transferir para outros, ficará se vitimizando. Vítimas não conseguem entender como realmente deve ser a vida que merecem. Aliás, sequer sabem o que merecem. E ter clareza do que se quer e do que se merece é muito importante para mudar esse status de ‘não tenho tempo’. Autorresponsabilização, clareza e sentir-se merecedor são fundamentais para planejar e realizar.

“Primeiro, o síndico precisa conhecer a realidade do condomínio, passar pela assembleia de eleição e assumir. Basta? Não! Ele precisa planejar. Precisa ter ciência do que deve ser feito com urgência; quais as prioridades; o que pode ser delegado; o que será feito a longo prazo. Planejamento estratégico! Metas! Foco! Administrar um condomínio é como administrar uma empresa ou uma minicidade! Não pode apenas absorver demandas. Deve haver planejamento para longo, médio e curto prazos. Conhecer a macroorganização do condomínio que está sendo administrado reduz significativamente o tempo investido em demandas esporádicas. Tempo que poderá ser distribuído em outras áreas”, afirma.

Uma técnica interessante para auxiliar no gerenciamento do tempo é semanalmente listar todas as tarefas diárias. “Anote absolutamente tudo! Depois, separe o que realmente é urgente, prioridade e o que pode ser feito a qualquer tempo, sem comprometer o andamento. Ainda, indique quem pode ser o responsável pela execução da tarefa. O síndico é o gestor das tarefas, mas não obrigatoriamente o executor. Saber delegar tarefas é uma qualidade de líderes. E líderes sabem que o feito é melhor do que perfeito. E ele pode escolher se quer ser um líder ou um acumulador de funções e tarefas. Se tiver clareza do que realmente precisa ser feito, quando e como, e do que merece, vai delegar. E no seu dia começam a surgir horas que podem ser investidas nele próprio.”

Adriana Kingeski reforça que um administrador, como é o caso do síndico, além de contar com pessoas, deve automatizar os processos para cumprir o planejamento estratégico do condomínio e se valer da tecnologia. Várias são as ferramentas que contribuem para o gerenciamento do tempo, como a agenda do Google, que pode ser compartilhada entre os membros responsáveis pelas tarefas, deixando todos a par do que será feito e do que já foi finalizado. Há também o Trello, que é um aplicativo com recursos para organizar reuniões, projetos, metas, permitindo à equipe configurar e personalizar fluxos de trabalho com maior rapidez. Outras ferramentas interessantes são o ASANA, a Matriz Eisennhower, GTD, Kanban, GUT e tantas outras. Cada uma com as suas especificidades para auxiliar na gestão do tempo e no ganho de produtividade”, concluiu.