Transparência financeira: prestação de contas em condomínios

Espinha dorsal de uma bem-sucedida administração condominial, a transparência financeira se torna, cada vez mais, uma exigência por parte dos condôminos. Em uma entrevista esclarecedora, Thiago da Silva, especialista em gestão condominial, compartilha percepções valiosas sobre a importância da prestação de contas  condomínios. A conversa com a repórter da Revista dos Condomínios abordou temas vitais desde o processo de revisão até o engajamento dos condôminos e, desse modo, foi possível compreender como uma gestão transparente pode fortalecer a comunidade e garantir a confiança dos moradores.

Repórter da Revista dos Condomínios – Como funciona o processo de prestação de contas? Existe uma reunião ou documento entregue aos condôminos?

Thiago da Silva – A prestação de contas condominial é um procedimento essencial, que busca assegurar a transparência e uma administração adequada dos recursos. De acordo com o Código Civil Brasileiro, no artigo 1.348, esse processo é conduzido em uma assembleia de condôminos, a qual deve ser convocada antecipadamente, com a finalidade explícita de revisar as contas.

Durante a referida assembleia, o síndico tem a responsabilidade de apresentar uma detalhada análise financeira do período que passou, demonstrando os valores arrecadados, desembolsos incorridos e investimentos realizados ao longo de seu mandato. A apresentação é estruturada de forma a oferecer aos condôminos uma vi- são abrangente das finanças do condomínio, demonstrando como o dinheiro foi utilizado em benefício de todos. O conselho fiscal, em geral, apresenta um parecer sobre as contas do síndico, que pode ser favorável, indicando que as contas estão em conformidade e devidamente organizadas, ou desfavorável, apontando possíveis irregularidades, inconsistências ou pontos relevantes, que merecem maior atenção. Condomínios Clube Já é muito comum, principalmente nos condomínios clube que contam com diversos serviços, a contratação de uma empresa de auditoria, com especialização em revisão da prestação de contas. Essa empresa é contratada para auxiliar o conselho e os condôminos, oferecendo uma opinião técnica e isenta, sobre a prestação de contas, trazendo maior conforto durante a votação realizada pelos condôminos.

Repórter da RDC – Existe alguma consequência, repercussão, caso não seja observado o cumprimento desse processo?

Thiago da Silva – É importante ressaltar que o não cumprimento desse processo pode resultar em consequências legais e, mais importante, minar a confiança dos condôminos na administração do condomínio.

Repórter da RDC – Quais são as principais responsabilidades de um síndico na hora de prestar contas?

Thiago da Silva – Além do já exposto, quanto à prestação de contas, o síndico deve elaborar um bom orçamento, levando em consideração todas as despesas necessárias para a manutenção e a operação do condomínio, com recursos segregados de maneira eficiente, sem deixar de acompanhar a sua execução.

Repórter da RDC – E quanto às cotas condominiais?

Thiago da Silva – Essa é outra incumbência importante do gestor é a cobrança das cotas condominiais. Ela pode ser realizada pela quantidade de unidades ou fração ideal, sendo o último o mais utilizado. Naturalmente, a regra a ser utilizada deve ser a constante na convenção. Nos casos em que o pagamento acontece fora do prazo estabelecido, cabe também ao síndico a cobrança de multa e juros, dando destino ao recurso extraordinário que lhe couber.

Repórter da RDC – E quanto a aplicação de penalidades aos condôminos? Para finalizar as principais responsabilidades do síndico, não poderia deixar de fora um dos assuntos mais polêmicos. A aplicação de penalidades a condôminos que não seguem as regras, regulamentos e determinações, para manter a ordem e a convivência harmoniosa no condomínio.

Repórter da RDC – Como ser um gestor transparente?

Thiago da Silva – Ser um síndico transparente é fundamental para a garantia da confiança e a satisfação dos condôminos. A transparência na gestão do condomínio envolve a divulgação clara e aberta das informações relevantes sobre a finanças, decisões e ações tomadas.

Repórter da RDC – Em sua opinião, quais são as mais importantes?

Thiago da Silva – Como primeiro item, eu destacaria uma comunicação constante com o condôminos. Isso pode ser feito desde o primeiro dia do seu mandato, através de aplicativos, reuniões periódicas, comunicados oficiais, por e-mail e afixados em elevadores e área comum. É importante através destes comunicados, documentar todas as decisões tomadas.

Repórter da RDC – Alguma outra recomendação em relação comunicação?

Thiago da Silva – Sim. O síndico deve, ao menos de forma mensal, enviar a todos os relatórios financeiros, com detalhamento das receitas e despesas, bem como informações relevantes no que tange ao recebimento extraordinário ou pagamento.

Repórter da RDC – Alguma recomendação em relação a pagamentos?

Thiago da Silva – Sim. Exija sempre para paga- mento a fornecedores de serviços e materiais, a documentação hábil de suporte, sendo notas fiscais eletrônicas para pessoa jurídica e Recibo de Pagamento de Autônomo, para pessoas físicas, mantendo na pasta de prestação de contas, disponível a todos.

Repórter da RDC – Alguma recomendação em relação a possíveis conflitos de interesses, questões éticas em geral?

Thiago d a Silva – Sim. É importante também evitar o conflito de interesses, principalmente na negociação com empresas em que o gestor faz parte, ou mantém qualquer tipo de relacionamento, dando transparência a todos de sua participação.

Repórter da RDC  – Com qual frequência os registros financeiros são revisados?

Thiago da Silva – Muito embora usualmente a revisão financeira ocorra de forma mensal, com o encerramento dos registros e disponibilização da pasta de prestação de contas, entendo que o gestor deve realizar de forma constante a revisão dos demonstrativos. Se possível, através de uma consultoria especializada, no que tange a revisão da prestação de contas, trazendo maior tranquilidade e confiança para todas as partes.

Repórter da RDC – Quais providências podem ser tomadas quando acontece uma falta de esclarecimento de contas?

Thiago  da Silva – Quando o síndico deixa de cumprir com sua obrigação, entendo que em primeiro momento, deve-se buscar apoio de outros condôminos. Pois é possível, com um mínimo de um quarto (1⁄4) dos condôminos reunidos, de acordo com o Art. 1.355 do Código Civil, é possível convocar uma assembleia para esse tema.

Repórter da RDC – Nos casos de omissão do síndico?

Thiago da Silva – Então, para esse caso de omissão, em geral é aprovado a contratação de uma empresa de auditoria especializada em revisão da prestação de contas. A empresa vai ajudar a comunidade a decidir quanto às contas não apresentadas, chegando em alguns casos na esfera judicial.

Repórter da RDC – O que os moradores podem fazer para se envolverem no processo de prestação de contas e garantir a transparência na gestão do condomínio?

Thiago da Silva – Durante as assembleias que participo, percebemos que a presença ainda é muito baixa, mesmo com um ligeiro aumento, pós pandemia. Já presenciei reuniões em condomínios com 500 unidades, com a presença de apenas 10 moradores. Eles votaram assuntos extremamente importantes, que envolvem o orçamento do condomínio e consequentemente futuros impactos para as famílias.

Repórter da RDC – A participação de todos ou do maior número de pessoas é bem importante?

Thiago da Silva – Sim, com certeza. A participação de todos é necessária, solicitando acesso a informações operacionais e financeiras e outras. Hoje em dia é muito normal que a pasta de prestação de contas seja disponibilizada, de forma digital, através do site do condomínio ou aplicativo.

Repórter da RDC – Você gostaria de fazer uma recomendação final para nossa entrevista?

Thiago da Silva – Sim, com certeza. Como estamos na era do conhecimento, recomendo a todos que moram em condomínios buscar informações, aprendizado, através de eventos como foi o Resenha, com cursos oferecidos no segmento, para melhor entendimento das obrigações do gestor, e assim contribuindo para a transparência do seu condomínio.