Administração Condominial: Planejamento e Organização

Quando se trata de administração condominial, muitas vezes pode parecer uma tarefa assustadora e difícil de lidar. No entanto, com planejamento e organização adequados, é possível gerenciar um condomínio de forma assertiva, eficiente e tranquila. Neste artigo, vamos discutir algumas dicas importantes para ajudá-lo a administrar o seu condomínio com sucesso.
Planejamento é a chave para uma boa administração condominial. Muito se fala na ferramenta PDCA, um termo recorrente no ramo da administração, mas em linhas gerais, se esquece ou se deixa de praticar a primeira letra desta ferramenta, justamente a mais importante, planejar. Antes de começar a gerenciar seu condomínio, é importante ter um plano claro em mente. Isso inclui definir objetivos e metas (isso mesmo, metas) para o condomínio, bem como estabelecer um orçamento (dentro do que foi aprovado em assembleia) e um cronograma para alcançá-los. Defina as responsabilidades de cada membro da equipe de administração. É importante também ter um plano de contingência em caso de emergências ou imprevistos.
Organização é fundamental na administração condominial. É importante manter registros precisos de todas as transações financeiras, e nisso, uma boa administradora pode lhe auxiliar. Manter uma lista atualizada de todos os moradores e suas informações de contato. Ter ao alcance uma lista atualizada de fornecedores confiáveis e manter um registro de todas as manutenções e reparos necessários no condomínio, comumente conhecido como calendário de manutenções. Por fim, é preciso ter um sistema de arquivamento eficiente, que permita o acesso rápido e fácil a documentos importantes, como atas de assembleias, reuniões com o jurídico, cotações realizadas e contratos de prestação de serviços, dentre outros.