Ano novo, desperdício zero
O momento é de crise no zero país. Por isso, devem ser redobrados os cuidados na gestão dos condomínios, de forma a não jogar fora os recursos empenhados pelos condôminos
O ano pode ser novo, mas alguns dos desafios enfrentados em 2020 e 2021 prometem se repetir neste 2022. Sobretudo em tempos de crise, exatamente como no que vivemos, o uso racional dos recursos deve ser uma preocupação de cada um e, em especial, dos síndicos. O desperdício é um dos grandes vilões da administração, seja do setor público, de empresas ou de condomínios. Fruto da má gestão, da falta de planejamento, esse fantasma gera perdas reais de verbas coletivas na forma de recursos materiais (como os de limpeza), naturais (com o consumo descontrolado de luz e água) e até mesmo humanos (colaboradores em excesso que, na prática, encontram-se sem função determinada). Procurar um especialista que possa orientar os síndicos com uma espécie de cartilha dos principais pontos que devem ser monitorados e atacados num modelo arrojado de gestão. Essa é a proposta da Revista dos Condomínios nesta matéria. Vamos, então, às primeiras dicas?
“O desperdício de recursos é uma grande ameaça para os gestores, que pode gerar danos significativos nos resultados e balancetes de sua administração. Assim como ocorre nas empresas, não é diferente nos condomínios, onde o mau uso dos recursos financeiros se torna um problema que compromete o orçamento e afeta um valor que é ainda mais precioso: o tempo. No contexto condominial, o ato de desperdiçar parte principalmente dos próprios moradores. Sendo assim, o maior desafio do síndico é conseguir trabalhar a conscientização de todos para conseguir a participação e o comprometimento coletivo com esta filosofia de gestão”, afirma Karine Prisco, síndica profissional e administradora, na cidade do Rio de Janeiro.
Para a especialista, uma gestão de recursos eficiente ocorre quando o síndico tem um olhar que abrange todas as áreas do condomínio. Assim, é necessário considerar todas as maneiras de economizar. Embora algumas economias sejam aparentemente insignificantes, medidas de economias combinadas, quando somadas, podem gerar um resultado expressivo. “A base para o gerenciamento de recursos é a organização. Portanto, é fundamental que o síndico se organize, tanto em sua rotina profissional, quanto na pessoal, pois a forma como ele administra o seu tempo influenciará diretamente na sua atuação. Ele precisa saber priorizar as tarefas mais importantes e colocar metas para as suas atividades e atuação”, explica.
Karine Prisco aponta que, nesta proposta de promover um planejamento eficiente e eliminar os excessos, o primeiro passo é identificar os pontos que devem ser monitorados e que precisam ser atacados pelo síndico para um gerenciamento de recursos eficiente. O síndico deve realizar um diagnóstico da situação e avaliar indicadores que apontam que algo está fora do padrão. Em vista desse cenário, o uso de softwares, por exemplo, é algo que se tornou uma necessidade para os síndicos, sendo positivo em todos os sentidos para as suas atividades e nas rotinas condominiais. Fazer cessar ao máximo o desperdício de recursos que estavam sendo gastos em vão é, antes de tudo, um sinal de respeito para com os condôminos. E, ao longo do tempo, pode viabilizar até a constituição de um fundo de reserva que permita a execução de obras que promovam melhorias concretas nas instalações comuns.
Karine listou algumas dicas de como evitar o desperdício de recursos no contexto condominial. Fique de olho!
Organização
A desorganização é um risco que compromete a produtividade. É indispensável contar com um ambiente de trabalho organizado, pois a desorganização influencia no fluxo produtivo, compromete o desempenho dos funcionários e gestores, gera mais custos e aumenta o risco de acidentes. Investir em metodologia para manter a organização do condomínio e criar procedimentos funcionais é fundamental. O síndico deve contar com um planejamento de trabalho para não perder o foco. Para cada condomínio não pode faltar o plano de contingência contendo as principais informações, documentos, contatos vitais e mapeamento das rotinas e procedimentos.
Monitoramento
Não dá para abrir mão da tarefa constante de monitorar as médias de consumo e padrões de gastos. Ao fazer esse acompanhamento é possível definir padrões e, com isso, identificar aumentos ou diminuições. Trabalhar com as médias, sem dúvida, é um excelente parâmetro, pois seus sinais permitem identificar que algo está fora da normalidade. Com isso, o síndico pode acompanhar os consumos de água, luz e gás e identificar excessos ou possíveis vazamentos. Pode estar atento ao aumento de consumo de produtos de material de limpeza e gastos com manutenção.
Atenção à legislação
Atenção às normas e regularidades. Atitudes irregulares, ou melhor dizendo, as ‘falsas economias’ acabam gerando custos maiores no futuro. Para diversas situações é necessário contar com especialistas. E nem sempre o melhor caminho é escolher necessariamente o que é mais barato ou uma saída mais rápida e fácil para a resolução de um problema.
Controle de estoque
Evite o excesso de estoque de materiais e/ou uso de recursos sem controle. Muitos deles têm validade, que pode expirar, agravando a perda de recursos.
Mapeamento de processos
O mapeamento dos processos do condomínio permitirá ao síndico uma visão mais abrangente de cada procedimento, para que possa avaliar as melhorias nas rotinas e aplicar estratégias voltadas para uma gestão com foco na redução de desperdícios e otimização do uso de recursos.
Compras e cotações
Crie procedimentos para compras. Isso evita desperdício de dinheiro, considerando que quando comparamos preços vemos um grande disparate de valores. O mapa de comparação de preços, com parâmetros bem definidos, se torna um procedimento fundamental antes de se fechar uma compra, seja ela de produtos de pequeno ou maior valor, ou mesmo a contratação de serviços.
Recursos Humanos
Ter um organograma bem definido e criar rotinas para os funcionários é fundamental para evitar excesso de colaboradores, que não devem ficar ociosos ou, no outro extremo, sobrecarregados, inclusive fazendo atividades que não são de responsabilidade do condomínio e/ou não fazem parte de suas funções, podendo também gerar passivos trabalhistas. É necessário ter um organograma claro que defina as funções e criar rotinas de atividades para cada funcionário.
Menos burocracia
Nada de burocracia e excesso de formalidades. Elimine os processos que não agregam valor para a obtenção de resultados e evite formalidades desnecessárias. Lembre-se, que o condomínio pode se assemelhar a uma empresa, mas possui uma natureza diferenciada. Portanto, há de se ter bastante cautela para não burocratizar em excesso os procedimentos – até os mais corriqueiros. O condomínio é visto como o patrimônio e uma extensão do lar dos moradores, que agem de forma muito diferenciada de um acionista de uma empresa. Por isso, crie processos e procedimentos, seja formal, mas cuidado com os excessos.