Problemáticas na contratação de prestadores de serviços condominiais
Que atire a primeira crítica aquele síndico ou gerente que nunca teve um problema com prestadores de serviço em seus condomínios. Há alguns meses, em outro artigo, eu falei que o mercado condominial “apesar de muito amplo no Brasil, ainda é muito amador no sentido literal da palavra”. Todos os dias essa comprovação na prática. Para alguns serviços esporádicos, como: manutenção de aparelhos de ar condicionado das áreas comuns, limpeza e desinfecção de caixas de gordura e tubulações, serralheiros, pedreiros (para pequenos serviços), apenas para citar alguns serviços, às vezes trava-se uma verdadeira batalha com os fornecedores.
O primeiro ponto: falta de comprometimento. Agenda-se um horário e o profissional não comparece e, muitas vezes, sem dar satisfação. Outro ponto: a documentação fiscal necessária a ser apresentada. Ela é muito ignorada por uma quantidade expressiva de empresas e profissionais liberais. Refiro-me às notas fiscais e recibos. Entendemos que algumas empresas por atuarem há muito tempo na área condominial, se acostumaram a prestar serviços sem notas. Mas os condomínios são exigidos a prestar contas e comprovar seus gastos. Apesar do condomínio não ter uma personalidade jurídica com fins lucrativos, opera sob um CNPJ e é tomador de serviços. Por isso precisa estar regular com suas obrigações. Portanto, se não houver um parceiro como prestador de serviços, pode gerar complicações para o síndico e sua coletividade.
A seguir, alguns pontos essenciais que podem ajudar aos gestores prediais a observar a administração e contratação de bons prestadores de serviços (fixos, com contrato, e esporádicos):Manutenção da qualidade: Os prestadores de serviços em condomínios precisam garantir a manutenção da qualidade dos seus serviços. Isso significa estar sempre atualizado em relação às melhores práticas do mercado, investir em treinamento e capacitação da equipe, além de utilizar equipamentos e materiais de qualidade. É sempre bom observar estes pontos na fase de cotações de serviços e quando o prestador estiver no condomínio fazendo sua vistoria técnica.
• Manutenção: Os prestadores de serviços precisam garantir a manutenção da qualidade dos seus serviços. Isso significa estar sempre atualizado em relação às melhores práticas do mercado, investir em treinamento e capacitação da equipe, além de utilizar equipamentos e materiais de qualidade. É sempre bom observar estes pontos na fase de cotações de serviços e quando o prestador estiver no condomínio fazendo sua vistoria técnica;
• Prazos: Podemos apontar este como o maior “calo” numa contratação de serviços, já que, a depender da magnitude do serviço – como por exemplo, uma revitalização de fachada – pode trazer muita dor de cabeça e gastos extras, aumentado os custos previstos. É fundamental que os prestadores de serviços apresentem cronogramas de realização do serviço e que haja sempre supervisão externa para se fazer cumprir os prazos estabelecidos;
• Adaptabilidade: Cada condomínio possui suas próprias regras e exigências. Os fornecedores precisam ser capazes de se adaptar a diferentes contextos e atender de forma personalizada;
• Serviços: Além das demandas comuns, como limpeza e manutenção, os prestadores de serviços também precisam estar preparados para oferecer serviços diversificados. Isso está diretamente ligado ao ponto de adaptabilidade (item 3). É muito ruim quando serviços interligados não são realizados por um mesmo prestador. Por exemplo, uma empresa instala o sistema de controle de acesso, mas não resolve problemas relacionados ao portão ou qualquer dispositivo interligado. Essa situação causa transtornos que levam tempo de resolução e, em muitos casos, vai requerer que ambos os fornecedores estejam presentes para resolver o problema.
• Competição: Existem vários prestadores de serviços oferecendo os mesmos tipos de serviços. Isso faz com que a competição seja bastante acirrada, o que exige que cada prestador tenha que buscar seu diferencial. Infelizmente, a prestação dos serviços tem se nivelado por baixo e, quando ocorre esse tipo de “concorrência”, o prestador com menor preço geralmente é o contratado. Esse tipo de decisão já provou ser um mau negócio – com o resultado incorrendo no que falamos nos itens 1 e 2.
Esses são apenas alguns exemplos dos desafios que os gestores condominiais devem estar atentos na contratação de prestadores de serviços. Dependendo do condomínio e do empreendimento, outros pontos podem ser adicionados: comunicação eficiente, satisfação do cliente e imagem da empresa no mercado. Mas estar atento e em constante busca de excelência, fará com que os objetivos sejam atingidos e mostra para o mercado condominial que existem clientes ávidos por uma boa prestação de serviços.
Thiago Fossati é Administrador de empresas com especialização em Planejamento e Gestão Organizacional. É administrador condominial e gerente administrativo com especialização em Planejamento e Gestão Organizacional.
