Atenção ao redigir a ata da assembleia condominial!
Ata de assembleia é um documento que tem por objetivo registrar ocorrências, decisões e outras informações relevantes concernentes a uma assembleia, servindo como prova do que foi deliberado na reunião e como base para o trabalho do síndico.
Engana-se quem pensa que elaborar uma ata é algo simples. Para que se torne um documento válido, é importante observar alguns aspectos. Primeiramente, tenha em mente que uma ata nada mais é do que uma espécie de fotografia textual da assembleia, isto é, deve refletir exatamente o que se passou na reunião. Com texto claro, conciso e direto, relate, empregando o pretérito perfeito do indicativo (falou, ofereceu, reprovou etc.), todos os fatos relevantes. A linguagem não deve ser rebuscada demais, pois isso poderia tornar o texto incompreensível para um grande número de pessoas. Ao mesmo tempo, porém, precisa ser correta, afinal é um documento importante. Sendo assim, procure escrever de modo neutro, sem termos informais demais ou formais demais. Não é necessário empregar linguagem de tabelião, apenas expresse objetivamente tudo o que aconteceu na assembleia.
Lembre-se dos itens obrigatórios: nome do condomínio (claro!); tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária); data, horário e local; nomes completos do presidente e do secretário; lista de condôminos presentes e de condôminos ausentes (com as respectivas unidades); pautas e deliberações; informação da existência de quorum presente; horário do encerramento e assinatura dos presentes, principalmente do presidente e do secretário.
Antes de começar a assembleia, passe uma lista de presença e preencha todas as informações possíveis. Além das decisões tomadas, registre também discussões relevantes, caso tenham ocorrido, e sugestões de pauta para os próximos encontros. Concluído o evento, a ata deve ser lida em voz alta, aprovada e assinada pelos presentes. Assim que possível, distribua-a para todos os condôminos, de forma que estejam cientes de tudo o que foi acordado pelo grupo. O síndico pode também afixá-la em áreas comuns estratégicas do condomínio.
Por fim, não se esqueça da formatação do texto: uma ata bem organizada visualmente facilita sua leitura e compreensão. Ela também pode ser manuscrita. Nesse caso, digitalize-a imediatamente, evitando o risco de perda ou de rasura.
Cecília Egito é professora e revisora de texto em Língua Portuguesa, com prática nas duas atividades há quase duas décadas. Doutora em Estudos da Linguagem e mestre em Letras pela PUC-Rio, graduada em Letras pela Uerj.