Recursos para ganhar tempo e melhor gerir as atividades

Tempo. Esse talvez seja o bem mais escasso e, por isso mesmo, mais valioso no cotidiano de quase todos nós. Assim, não custa nada lançar mão de ferramentas que facilitem a execução de nossas atividades básicas, otimizando nossa agenda. Os síndicos em especial, sempre atarefados, agradecem. “Produtividade é produzir mais, utilizando menos recursos. Esses recursos podem ser tempo, dinheiro, esforço, energia… E a produtividade quer alcançar um objetivo que abarque a nossa felicidade. Há pessoas que não têm noção dos objetivos que querem atingir, e deixam a vida levar. Vivem um dia atrás do outro, sem noção de que podem viver uma vida significativa fazendo o que amam. A felicidade entra exatamente no caminho de atingir esses objetivos, e esse caminho tem que ser leve, divertido, prazeroso. Não pode ser cheio de estresse e tristeza”, defende Isabella Fortunato, que há cinco anos atua como mentora de produtividade.

Segundo ela, fazer uma boa gestão do tempo e das atividades é uma necessidade. “Qualquer ferramenta ou metodologia para aplicarmos no nosso dia a dia é bem-vinda. Aqui vão algumas metodologias e ferramentas, como o GTD, o Kanban, a Matriz de Eisenhower. E vamos apresentar também alguns aplicativos para quem gosta de se organizar no meio digital. Todas essas ferramentas podem ser usadas para se ter uma vida mais produtiva e proativa.” Vamos a elas?

“O GTD (Getting Things Done) é um método sistêmico de organização e autoconhecimento que parte dos nossos princípios e dos nossos propósitos na vida para, a partir daí, chegar no micro, que são as tarefas do cotidiano. Para isso, precisamos saber aonde queremos chegar para podermos nos organizar e efetuar o “como chegar lá”. O método em si é composto por cinco etapas: capture (coletar), clarify (processar), organize (organizar), review (revisar) e engage (fazer/realizar)”, aponta Isabella, para prosseguir.

O primeiro é sobre anotar suas ideias. O cérebro é uma máquina e foi feito para ter ideias, mas não foi feito para guardar as mesmas. Anote suas ideias; clarify é sobre desenvolver a ideia que você teve, saber se sua ideia é executável por você e identificar quantas ações vão ser necessárias para atingir a ideia; a terceira parte é sobre como se organizar para atingir determinado objetivo. Você pode se organizar por projeto, por tempo ou por contexto, e o uso de aplicativos é essencial nesse processo; o quarto é sobre revisitar tudo o que foi construído até então, verificar se está tudo certo e alterar algo se for preciso para, enfim, realizar todo o plano, que é a quinta parte. Com o GTD, não temos problemas e, sim, projetos.

O Kanban é uma forma de gestão de tarefas dentro de um único projeto. Kanban é como um quadro de sinalização que controla os fluxos de um projeto. Para executar os projetos, o Kanban é mapeado normalmente por três espaços: ‘to do’, ‘doing/in progress’ e ‘done’. Foi implementado pela Toyota, lá no início do Século 20, e muitos o utilizam até hoje, principalmente para quem trabalha com métodos ágeis de gestão de projetos. Para a gestão das tarefas do nosso dia a dia, precisamos tomar alguns cuidados: se o projeto a que a tarefa pertence for importante para você, no Trello, por exemplo, te aconselho a colocar etiquetas ou tags, para você não se perder; acho bem complicado entender que a coluna de “Doing” possa ser uma coisa só, sendo que cada tarefa tem sua natureza e que fazê-la envolve uma série de etapas que não ficam claras no Kanban, pois estão todas em uma única coluna, mescladas.

“Existe uma ferramenta de produtividade que muitos usam e que se chama Matriz de Eisenhower, e ela requer que definamos atividades e tarefas como ‘Importantes’ e/ou ‘Urgentes’. E aqui vale a aplicação da seguinte lógica: se for ‘Urgente’ e ‘Importante’: FAÇA LOGO. Se a tarefa for ‘Urgente’ e pouco ‘Importante’: ADIE. Se for ‘Importante’, mas pouco ‘Urgente’: DELEGUE. Se for pouco ‘Importante’ e pouco ‘Urgente’: ELIMINE. Mas, e como podemos definir ‘Importante’ e ‘Urgente’? Cada um define de um jeito. Mas vou dar algumas pistas”, provoca ela, que foi bailarina até os 18 anos, é tradutora juramentada de italiano e doutora em Língua Portuguesa pela Universidade de Coimbra, em Portugal.

Para Isabella, ‘Importante’ é a tarefa que te leva para a vida que você quer, se for isso, ok! Mas a tarefa ‘Urgente’ sequer deveria existir. A ideia é que as pessoas, com o sistema de organização, evitem ter tarefas urgentes. O planejamento é para eliminar o estresse e a ansiedade. Nós até deixamos uma ‘gordura’ para os imprevistos, mas não era para pensarmos no que fazer com as tarefas urgentes. Acho muito simplista simplesmente classificar as tarefas em ‘urgentes’ e ‘importantes’, até porque há níveis de urgência e de importância, mas essa é uma ferramenta que serve perfeitamente para lidar como plano de contingência: está com muitas tarefas e muitas urgências, use a Matriz de Eisenhower. Fora isso, use um sistema de organização robusto, que dê conta da complexidade da vida, um que considere desde as áreas da vida (macro) até as tarefas (micro)”.