Auditoria: calote milionário em 40 Condomínios de SP

Em março, deste ano, foram veiculadas matérias em sites que apontaram indícios de atos lesivos contra 40 Condomínios de São Paulo. Os valores que estavam sob a guarda de uma Administradora, não foram devolvidos aos Condomínios. O que a auditoria recomenda nesse caso? Como se precaver diante de uma situação como essa? 

O caso: linhas gerais 

suposto desvio de R$ 30 milhões. As informações preliminares indicam que o dinheiro estaria depositado em uma conta conjunta que a empresa tinha acesso. O calote foi comunicado pelo dono da administradora, por meio de uma carta enviada aos síndicos de edifícios administrados pela Fort House no dia 19 de março.

Uma vez que tomou conhecimento que R$ 437 mil haviam sumido do caixa de seu condomínio, na zona sul da capital paulista, o síndico Ricardo Nascimento (46a), foi à 2ª Delegacia do Aeroporto de Congonhas (Deatur) e registrou boletim de ocorrência de apropriação indébita.

Fraude: O que ela indica?

Associando ao caso, com indícios de fraude, é importante destacar que “a fraude indica, ação de manipulação, adulteração via ato intencional; já o erro contém ato involuntário, desatenção, interpretação equivocada” – ensina Michele Lordêlo, CEO do grupo de mesmo nome. Uma vez confirmados esses indícios, todo esse processo foi longo e, portanto, não ocorreu de um dia para o outro.

Fraude: Sinais na própria documentação 

Foram “traçadas diversas ações, de médio e longo prazo, pelo autor ou autores”, diz a especialista, para completar “visto que, a mentira não é método para esconder a verdade, ela é um método para alcançar objetivos”. E quando o objetivo é o uso de dinheiro de terceiros, “sinais são dados na própria documentação e, somados a isso, a ausência de controles por parte do Corpo Diretivo e falta de monitoramento de um profissional independente como o de Auditoria Mensal” – emenda Lordêlo.

Auditoria: No que ela pode ajudar?

A auditoria, segundo a especialista, mesmo sem acesso ao caso concreto, e aos documentos, poderá contribuir nessa matéria, tornando claros alguns procedimentos que podem alertar os leitores, com procedimentos que devem ser revisados imediatamente. Entre eles, ela cita:

• Mesmo não havendo ainda, obrigatoriedade para a escrituração contábil (elaboração de demonstrações contábeis) para Condomínios, é dever da Contabilidade/Administradora efetuar registro de contas reais e individuais da edificação, dessa forma, as contas (conjuntas, virtuais, pool), não devem ser utilizadas;
• Condomínios devem obrigatoriamente possuir conta corrente própria e individual. A conta pool deve ser transitória.

• O controle deve ser realizado com documentos que garantam a guarda dos saldos nas contas do Condomínio e dentre eles, ressalto, os extratos das instituições financeiras; estes, devem ser verificados tanto do ponto de vista da movimentação de entradas e saídas de recursos, quanto com relação às contas correntes e as aplicações financeiras, seja com os bancos tradicionais, fintechs ou cooperativas, com checagem dos saldos.

Lordêlo diz que, para que controles possam ser instituídos, é recomendável que nas Auditorias os Condomínios:

• Possuem centros de custos financeiros, separando o dinheiro de acordo com a finalidade. 
• Com dinheiro guardado para fins de utilização do Fundo de Reserva e outros Fundos, os valores devem ser alocados em Aplicações Financeiras, com acompanhamento  dos rendimentos de aplicações financeiras (que são considerados pela Auditoria,  como marcadores do dinheiro guardado);
• Condomínios, como utilizam o rateio de despesas, devem possuir movimentação em instituições financeiras, compatível com a arrecadação; as edificações com déficits (que gastam mais do que o que arrecadam), precisam de Auditoria, ou seja, de  monitoramento.

Além das recomendações expostas, na Gestão de Condomínios, segundo a especialista, deve haver a “definição de papéis: quem planeja, quem executa, quem controla, quem monitora; e posso garantir a todos, isso é mais simples  do que parece, e evitaria casos desagradáveis e não palatáveis como esse”