eSocial e seus impactos nos condomínios

Todos os condomínios estão obrigados a enviar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ao governo federal pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), uma plataforma que substituirá os documentos em papel e, também, passará a ser mais efetiva na fiscalização das obrigações sociais e trabalhistas. O eSocial Empresas é um novo sistema de registro feito pelo governo federal com o objetivo de desburocratizar e facilitar a administração de informações. Sendo parecido com a de uma empresa, a gestão do condomínio pode ser aprimorada com o eSocial. Assim, a adaptação ao novo sistema é uma excelente oportunidade para evoluir do amadorismo para o profissionalismo. Mas, de que modo isso pode ser feito, na prática? E vale alertar: ignorar mudanças pode levar a multas…

“O eSocial foi implantado através de um faseamento, e os condomínios estão inseridos no Grupo 3 deste cronograma. Atualmente, já está totalmente em funcionamento para todas as obrigações deste grupo, e ignorá-lo é um grande risco. Através dele o condomínio deve informar mensalmente, aos órgãos partícipes, a movimentação de pessoal e os valores destinados a eles, sejam empregados, autônomos ou MEI – para os serviços de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e de manutenção ou reparo de veículos”, explica Luciana Rosa da Silva Brito, com 27 anos de experiência profissional na área de Administração de Pessoal, há mais de dez anos compondo a equipe da INDEP Auditores Independentes e atuante diretamente na implantação do eSocial e de sistemas de folha de pagamento.

Desde 2016 empreendendo com a LRS Gestão – Rotinas de DP – prestando serviços de administração de Folha de pagamento e todos os processos inerentes, em parceria com escritórios de contabilidade, ela segue explicando que, ao fechar a movimentação mensal, o condomínio deve enviar ao eSocial, até o dia 15 do mês seguinte, todas as informações referentes a este fechamento, seja de folha de pagamento, ou qualquer movimentação de pessoal, a fim de alimentar o portal com os dados que possibilitarão a emissão correta da guia de INSS através do ECAC (Centro virtual de Atendimento da Receita Federal).

“É muito importante observar que a admissão de um trabalhador deve ser informada no eSocial até um dia antes do seu início, caso contrário, considera-se trabalho sem registro e o condomínio poderá ser autuado e estará sujeito a multas que variam entre R$ 800 e R$ 3 mil por trabalhador sem registro – podendo dobrar o valor em caso de reincidência. Além disso, o registro incompleto do trabalhador ou a falta de atualização também poderá gerar uma multa de R$ 600 por cada caso”, alerta Luciana, também membro da Comissão de Contabilidade Condominial (CRC-RJ).     

Ela ressalta ainda que o condomínio também está obrigado a enviar todos os dados de saúde e segurança no ambiente de Trabalho, e o acompanhamento periódico da saúde dos trabalhadores através dos Atestados de Saúde Ocupacionais. Ignorando as obrigações de SST (Saúde e Segurança do Trabalho), o condomínio também estará exposto a multas com valores que variam entre R$ 1.201,36 e R$ 3.494,50. “Diante disso tudo, fica o alerta de que a obrigatoriedade do eSocial é uma realidade. E se o seu condomínio não atentar aos detalhes desta obrigação, e não se organizar para atendê-la com eficiência, fatalmente estará sujeito a autuações e multas, que agora não dependem mais da presença de um fiscal, pois podem ser geradas automaticamente, já que as informações, ou a falta delas, ficarão expostas online a todos os órgãos responsáveis”, resume ela, formada em Gestão de Recursos Humanos e atualmente cursando MBA em Gestão Previdenciária e Trabalhista.