Fim do ano: época de balanço e planejamento

Márcia Mendonça é síndica, contadora, CEO do Confiança Contábil e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ. “Condomínios são guiados – ou assim deveriam ser – por um bom orçamento, que fosse elaborado no sentido de contemplar suas necessidades reais. Parece óbvio, não é mesmo? Mas, muitas das vezes, não é o que acontece”, inicia nossa segunda entrevistada, que prossegue. “Algumas medidas importantes precisam ser observadas mais de perto, pois não se trata apenas de aprovar um orçamento e aguardar o próximo ano para mudar de cenário, fazendo com que esse lapso de tempo possa ser tarde demais para a recuperação financeira do condomínio. Então, qual seria a melhor medida? O ideal seria criar um orçamento com despesas pontuais e, em seguida, acompanhar mensalmente o orçamento previsto em paralelo com o realizado. E como se daria isso? Inicialmente, seria apresentando, em relatórios mensais, a demonstração das contas orçadas com o que de fato foi dispendido no fluxo de caixa do condomínio. Uma espécie de checagem entre teoria e prática”, explica.

Segundo Márcia Mendonça, essa medida é relevante, pois de imediato traz transparência, tanto ao gestor como aos condôminos, no entendimento de que as despesas estejam ou não sob controle, ou seja, se o gasto foi orçado ou menor do que foi aprovado e, nesse caso, há uma sobra em caixa mensal. Ou, no outro extremo, se foi extrapolado, situação na qual é aceso o “sinal vermelho” e algo precisa ser verificado ou ajustado. De forma a colaborar ainda mais, as administradoras poderiam já se utilizar desse tipo de relatório e enviá-lo ao síndico periodicamente, a fim de que pudesse não só acompanhar a saúde financeira do condomínio, mas fazer uma espécie de comparativo, se tornando mais assertivo na tomada de decisões de curto e longo prazo, sempre de forma planejada.

“Na área de pessoal, seria prudente o condomínio verificar se o seu quadro de funcionários está compatível com o porte do empreendimento, principalmente em condomínios recém-instalados. Em uma rápida análise, podem ser reduzidos grandes gastos com folha de pagamentos, onde, em muitos casos, esse tipo de despesa representa uma das maiores do orçamento. Percebemos também que algumas medidas não favorecem o equilíbrio financeiro como, por exemplo, a não previsão de gastos com a folha do 13º salário, o que pode sobrecarregar a unidade condominial com pagamentos extras, acarretando a possibilidade de inadimplência. Em outros casos ocorre um desajuste orçamentário por conta de férias acumuladas de colaboradores e possíveis rescisões de contrato de trabalho. Tudo isso pode ser evitado se estiver prevista no orçamento a projeção de 1/12 dessas despesas e, consequentemente, reserva desses valores em um fundo.”

Outro ponto importante é a revisão de todos os contratos de serviços, sem exceção. Inclusive os contratos de administradoras que, muitas das vezes, são contratados no início do condomínio diretamente com o incorporador ou construtora e, assim, passam despercebidas algumas cláusulas importantes, tais como prazo e aviso prévio, sendo razoável contratos que tragam em seu instrumento cláusula de serviços por tempo indeterminado e prazo de aviso prévio de 30 dias. Assim, em possíveis rescisões o condomínio não será pego de surpresa com multas contratuais que se tornam pesadas. 

“É de suma importância a análise dos índices de reajuste em contratos pois, em alguns casos, podem trazer aumento acima do índice de categorias sindicais que revisam aumentos da folha de pagamento, por exemplo. O condomínio possui, em alguns casos, diversos contratos de serviços diferentes e uma pluralidade de índices de reajustes, demonstrando que não deve fixar um único índice para reajustar todas as contas em seu orçamento, pois elas não se comportam de maneira igual. É primordial conhecer cada um e adotar, no orçamento, aquilo que for compatível para cada conta/despesa. Em paralelo, fazer cotações de preços perante os concorrentes pode ajudar em possíveis negociações e redução de orçamento para o próximo ano”, aconselha Márcia Mendonça.

Vale destacar que a revisão orçamentária do condomínio ,nos casos onde é planejada a mudança de quadro de funcionários para terceirizados, pode até gerar economia na alternância para a terceirização, pois os pisos salariais das duas categorias profissionais podem trazer diferenças relevantes, além da gestão de funcionários próprios sobrecarregar o condomínio com despesas extras por substituição de pessoal, colaboradores afastados e ainda redução de outros gastos, tais como: uniformes, exames médicos, programas de saúde, benefícios, e vale transporte. Ressalte-se que, pelos pontos destacados, a terceirização dá maior previsibilidade anual para o orçamento do que um quadro próprio.

“Não podemos esquecer de uma parte importante para o fluxo de caixa, que é a negociação com os inadimplentes, fruto de um trabalho mensal, ou seja, constante. E que, se bem elaborado, ajuda o condomínio a trazer, de forma mais célere, recursos que poderiam estar perdidos, melhorando ainda mais a liquidez. Por último, reforçamos que a previsão orçamentária não prevê receita, mas aponta despesas com o intuito de se obter a arrecadação necessária, estimada, a fim de honrar compromissos muitas das vezes já contratados. Apontar despesas requer um trabalho de análise e planejamento, o que deve ser feito com consciência e responsabilidade, pois imputa expectativa de recursos e obrigação de longo prazo para as unidades condominiais.”