Prestação de contas: O lado palpável da gestão
A prestação de contas é o produto final do condomínio, a parte palpável e verificável por parte dos condôminos. Normalmente, quem produz a pasta de prestação de contas é a administradora, porém é importante ressaltar: a responsabilidade sempre é do síndico. O síndico pode transferir as funções administrativas, mas nunca as suas responsabilidades! Eles, normalmente, utilizam a prestação de contas feita pela administradora, que é uma prestação padrão. Dessa forma, eles não costumam verificar a fundo o que foi apontado e não modificam e personalizam o demonstrativo.
O síndico, por ser o responsável pela prestação de contas, precisa analisar com muito cuidado cada lançamento, cada conta contábil e como as despesas são descritas. Ele precisa também ter o domínio total do que foi demonstrado para poder explicar aos condôminos a qualquer tempo.
Como fazer a prestação de contas? É necessário que a pasta de prestação de contas seja feita de forma clara e com fácil entendimento para que a maioria dos condôminos consiga entender. Para isso, sugerimos o uso de gráficos, demonstrativos analíticos e sintéticos, além de planilhas para acompanhamento das evolutivas de contas contábeis.
Sem esquecer da padronização no lançamento, como por exemplo: nome da conta contábil, número da nota fiscal, nome do fornecedor e mês de referência. Cada lançamento deve ter a nota fiscal ou documento correspondente para verificação. O trabalho para ser eficaz, inicia-se com um Plano de Contas bem definido. Além da criação da burocracia entre síndico e administradora, para que cada lançamento esteja perfeitamente enquadrado no plano.
O uso da tecnologia colabora muito para a assertividade da classificação. O fornecedor pode padronizar os lançamentos recorrentes e estes podem se tornar um pré-lançamento (com aprovação do analista). Em um condomínio padrão, sem obras, mais de 90% dos lançamentos são recorrentes.
As pastas de prestação de contas são a base para elaboração da previsão orçamentária do próximo exercício. Desta forma, possíveis classificações erradas, se tornam armadilhas para erros na previsão. Este é mais um motivo para que o síndico trate com muito cuidado cada detalhe/lançamento existente na pasta.
Quando é correto prestar contas? Segundo o Código Civil (artigo VIII), o síndico deve prestar contas à assembleia anualmente ou quando exigidas. Porém, o costume (considerado correto pelos especialistas) é a prestação de contas mensal – com pasta disponibilizada aos condôminos para permitir esclarecer quaisquer dúvidas.
Vale salientar que a grande maioria dos condomínios tem um Conselho Fiscal (o Código Civil diz não ser obrigatório). No caso de existir, sua função é dar o parecer sobre as contas do síndico. Na prática, deveria funcionar como uma “auditoria” para verificar contas e gastos da gestão do síndico.
Abordando um assunto perigoso para os condomínios: Em um cenário onde o Conselho Fiscal não cumpre seu papel e o síndico e até a administradora fica sem supervisão, o um risco é aumentado devido o volume de dinheiro manejado e grandes problemas, como o não pagamentos de tributos.
Condômino pode e deve supervisionar Embora tenhamos um síndico (e em alguns casos, administradora e Conselho Fiscal), os condôminos são sócios do empreendimento, tendo total direito de supervisionar e fiscalizar. Hoje, o uso de sites e aplicativos facilitam a disponibilização e prestação de contas mensal.
O acompanhamento do previsto X realizado deve ser feito constantemente. Lembrando que previsão não é algo exato e que pode ser necessário ajustes, como: cortes de custos ou arrecadação de mais dinheiro. Alguns custos podem ser cortados pelo síndico diretamente, porém, custos que envolvem o funcionamento da operação do condomínio ou necessidade de arrecadação financeira, devem ser deliberadas pela maioria dos condôminos em assembleia geral.
Por fim, o controle de pagamentos recorrentes. Principalmente em tempos de crise, com os condomínios sofrendo com a inadimplência, as perspectivas de gastos estão em risco. Infelizmente, poucos síndicos e conselheiros têm o hábito de realizar.
Ricardo Karpat é diretor da Gábor RH e da Certificação Síndico 5 Estrelas, colunista do programa CBN A Voz dos Síndicos e apresentador do programa Condomínio em Pauta, pela CondTV
