Primeiros passos de um novo condomínios
Papel do síndico e os cuidados em um condomínio que acaba de ser entregue pela construtora
ALAN GALVÃO
O prédio acaba de ser concluído e entregue, e começa já a receber seus primeiros moradores. E aí, como o condomínio se organiza neste início? Quem é o responsável? A quem cabe tomar as primeiras decisões? Há um intervalo de tempo, um vácuo, em que ninguém responde pelo prédio? Ou isso fica a cargo da própria construtora? Isso é um problema? Como, sob o ponto de vista administrativo, um condomínio deve começar a se organizar? A partir de que momento pode ou deve ser constituída e começar a funcionar a administração? Como se dá a escolha do primeiro síndico? Quais devem ser seus primeiros desafios e as primeiras medidas a serem adotadas? São muitas dúvidas… E para responder a todas essas questões iniciais, a Revista dos Condomínios foi conversar com Alan Galvão, gerente de negócios da administradora APSA no segmento de Gestão de Propriedades, atuante no mercado imobiliário há mais de 19 anos.
“Após o término da construção de um edifício, é preciso fazer a sua implantação, ou seja, um conjunto de ações e procedimentos necessários para que os proprietários possam, enfim, morar nas unidades que adquiriram. Esse processo passa por diversas etapas essenciais que começam antes mesmo da assembleia de instalação, com a emissão do Habite-se, e vão até a parte de compra de equipamentos. Sendo assim, a implantação do condomínio envolve todos os passos necessários para organizar e estruturar o edifício, que incluem a entrega das chaves aos condôminos, a contratação de funcionários, serviços e equipamentos. Um prédio recém-inaugurado, com instalações, pinturas e moradores novos, pode ser o sonho da ‘administração perfeita’ para muitos síndicos. A ideia surge a partir do conceito de que há menos trabalho em um prédio onde tudo novo impera. Esse processo só é facilitado quando se tem uma grande parceria entre a incorporadora, administradora, um bom gestor e uma boa equipe de segurança e limpeza”, alerta o especialista.
Administrador com MBA em Gestão de Infraestrutura Predial/ Facilities Services, Alan Galvão segue em sua análise. “É comum encontrarmos, nos memoriais de incorporação dos novos empreendimentos, cláusulas que garantem o direito da incorporadora de nomear síndicos ou escolher a primeira administradora do prédio, pois administrar um condomínio que ainda está em processo de implantação demanda cuidados específicos. No entanto, como o artigo 1.347 do Código Civil estipula que estes devem ser escolhidos pelos condôminos na assembleia, a nomeação da incorporadora só será válida após a aprovação dos futuros residentes. Ignorar pontos cruciais de manutenção, legislação e finanças pode trazer grandes riscos à vida saudável do edifício e à integração e confiança dos moradores.”
Assim, cabe à Incorporadora, juntamente com a administradora escolhida, iniciar o processo de implantação do empreendimento com, pelo menos, seis meses de antecedência da data de entrega, sendo necessário preparar e aprovar o enxoval e realizar vários estudos para elaboração e definição da primeira composição orçamentária, inclusive um ‘benchmarking’ em empreendimentos semelhantes. Caso a Incorporadora tenha realizado uma assembleia para aprovação do patrimônio de afetação do equipamento, é comum também dar conhecimento de cada etapa da evolução desse processo para os membros da comissão de obras, visando a dar maior segurança e transparência.
Neste início, há muito trabalho para implantar todas as facilidades que o empreendimento oferece, daí a importância de se contratar uma administradora com experiência e boas equipes de gerenciamento, e terceirizadas de segurança e limpeza.
Orçamento deve prever despesas iniciais
Após a emissão do Habite-se, que é o documento que assegura que o empreendimento está apto a receber os moradores, a incorporadora, com a administradora, precisa agendar a Assembleia Geral de Instalação. Na assembleia, é feita a instalação formal do condomínio para providenciar a inscrição do CNPJ, aprovar a Convenção Condominial e o Regulamento Interno, escolher os membros da Administração Interna como síndico, subsíndico e membros do Conselho Consultivo e aprovar a primeira previsão orçamentária. Na assembleia, é importante explicar o resumo de cada rubrica do primeiro orçamento, como despesas administrativas e com pessoal; serviços auxiliares de administração; conservação, manutenção e contratos; reparos, reposições e material de consumo; concessionárias; e seguros, entre outros, de acordo com a estrutura de cada empreendimento, além de incluir verba para fundo de reserva.
“Depois da assembleia de instalação, a Incorporadora deve arcar com a cota condominial das unidades que ainda não foram vendidas. Além disso, caso seja identificado algum defeito de qualidade no momento da vistoria, tem a obrigação de corrigir as irregularidades. É na Assembleia Geral de Implantação que se realiza a eleição formal de um síndico, que se torna representante do condomínio. Ele tem extrema importância, principalmente, nesta etapa, e deve saber exatamente como proceder para que a implantação do condomínio resulte em um fluxo de convívio e trabalho totalmente proveitoso para que as pessoas possam viver bem”, explica.
Nesse período, o síndico precisa estar na vistoria das áreas comuns, avaliando a qualidade das obras entregues e apontando os ajustes necessários. Além disso, síndico e administradora precisam ter postura isenta e com capacidade técnica para requerer as alterações. Após a posse, deve-se reunir os seguintes documentos: Habite-se; alvarás; Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB); projetos arquitetônicos; manual do proprietário das unidades; certificados de garantia dos equipamentos; notas fiscais e manuais dos equipamentos, como portões eletrônicos e interfones. É importante arquivar todos no memorial do condomínio, tanto física quanto eletronicamente, disponibilizando os itens para consulta dos moradores e do próximo síndico.