Reinf 2023: entenda o que muda na nova versão

A Receita Federal aprovou a versão 2.1. dos leiautes dos arquivos da EFD-Reinf, mas muitos ainda sentem dúvida sobre o que é a Reinf e quais as mudanças serão aplicadas. A REVISTA DOS CONDOMÍNIOS ouviu especialistas da Group Software, empresa que atua há mais de 26 anos e possui diversos softwares para necessidades do mercado a fim de esclarecer questões que envolvem esse sistema. 

De acordo com Thiago Vallilo, diretor da Group, “da família dos Speds, a Reinf é uma obrigação acessória, que se aplica a várias empresas, incluindo condomínios residenciais e comerciais. É mais uma declaração de obrigações fiscais digitais. Ela veio com o objetivo de coletar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que permitam à Receita Federal aprimorar a fiscalização das empresas e combater a sonegação fiscal. No momento só está disponível, o envio das informações referentes a retenções de INSS tanto de folha de pagamento, quanto de serviços tomados”.

Apesar do projeto estar em andamento desde 2021, a obrigatoriedade para condomínios ainda não aconteceu e o prazo foi prorrogado para 21 de setembro deste ano.  “As novidades da Reinf para um futuro próximo, quem sabe ainda para 2023,  é englobar todas as retenções, sejam de autônomos, de funcionários e de notas fiscais, para que sejam substituídas as informações de DIRF (Informação de Imposto Retido, de colaborador e de pessoa jurídica) e SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). A intenção até o momento é fazer esta unificação através da DCTFWeb”, explica Milene Figueiredo, contadora da Group Software.

Entretanto, um questionamento maior sobre o Reinf é justamente o que deve ser informado na prestação de contas: os dados que devem constar precisam estar relacionados aos serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, assim como aqueles relacionados às retenções na fonte, IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP, incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a empresas ou prestadores de serviço e pessoa física. Em razão disso, gera a dúvida de como isso será aplicado em condomínios e que benefícios pode gerar. Milene esclarece que “os condomínios, que em sua maioria, não possuem funcionários, contratam muitos serviços terceirizados e com isso, fica mais difícil manter o controle de documentação e notas fiscais pertinentes a serviços contratados. Antes, se o síndico não precisava manter controle de toda documentação, com as devidas datas, ou esquecia de solicitar nota fiscal dos serviços contratados de terceiros, hoje isso vai deixar de existir, já que o condomínio pode ser prejudicado com os altos valores das multas. Então, será primordial para os condomínios se organizarem e manterem arquivos e controle de todos os documentos, sejam eles de funcionários ou de serviços tomados, para que não tenham prejuízos com o fisco.” 

Os condomínios estão sujeitos a duas modalidades do REINF, que são:

1. Retenções na fonte: os condomínios devem informar à Receita Federal sobre as retenções de impostos que realizam na fonte, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

2. Serviços tomados: os condomínios que contratam prestadores de serviços, como empresas de limpeza e manutenção, devem informar à Receita Federal sobre esses serviços tomados. 

Além dos condomínios a administradora terá proveito. “A administradora que presta esse serviço para o condomínio tem sua forma de organização, a sua legibilidade das notas fiscais, então a prestação de contas do condomínio deixa de ser só uma pasta, mas deve prestar essas informações de forma clara e organizada para o governo. É de fato um benefício diretamente para o condomínio, para o síndico e para a administradora”, informa Jaqueline Figueiredo, Product Owner da Group Software.

Ainda sobre a atuação da Reinf, Jaqueline acredita que gerará consequências para as empresas em geral, inclusive para as administradoras. “A REINF nada mais é que organizar e deixar transparente as informações. Isso beneficia os dois lados: primeiro, a parte organizacional do CNPJ, da empresa, que ela tem que ter o controle, garantir que tudo está dentro do que o Fisco exige, tudo muito bem documentado, e da parte dos terceiros e funcionários, porque aquela informação vai garantir que os impostos estão sendo pagos. A REINF garante integração e transparência das transações.”

Para quem precisa adotar o EFD-Reinf, atente-se à data de entrega para não gerar multa: 15° dia útil do mês subsequente. “É importante deixar bem claro que o envio das informações da REINF, é feito eletronicamente, via sistema da Receita Federal, e o não cumprimento das obrigações pode resultar em multas e outras sanções. Portanto, é importante que os condomínios estejam atentos às suas obrigações fiscais e contábeis para evitar problemas e multas a partir de sua obrigatoriedade. E essas multas são altas para quem deixar de informar ou informar errado. Há o prazo da obrigatoriedade, das ocorrências, e deixando de declarar na data, o valor da multa é de R$ 200 (pela falta de entrega), e de R$ 500 para declarações com informações incorretas. Ou seja, o condomínio e empresas em geral precisam ficar atentos a essa data e ter a garantia de que as informações ali declaradas estão corretas. Se estiverem incorretas também terão multa. Por isto, vale ressaltar da importância de trabalhar com softwares atualizados e seguros, que auxiliam na automatização das informações a serem declaradas”, conclui Milene.