Terceirizar: sim ou não? Vantagens, riscos e precauções

Há uma série de serviços necessários em um condomínio, como administração, zeladoria, limpeza, conservação, manutenção e segurança. Aí vem o questionamento: contratar pessoas para fazer tudo isso ou terceirizar o serviço? Para ficar claro, é preciso entender que terceirizar é passar a responsabilidade de uma atividade, como limpeza, por exemplo, para uma empresa especializada. Nesse caso, o condomínio contrata uma prestadora de serviço. Quais são as vantagens e desvantagens de apostar numa terceirização? E os riscos? O que vale a pena terceirizar, e o que não, pois deve ficar sempre sob a responsabilidade do próprio condomínio? Quais cuidados e como escolher a empresa parceira, prestadora do serviço?

Administrador, graduando em Contabilidade e sócio fundador e gestor administrativo do Grupo Poder e Poder Imobiliária, Fernando Miranda conversou com a Revista dos Condomínios a respeito. “Apesar de muitas pessoas acreditarem que a redução de custos é a maior vantagem da terceirização, o fato é que há muitos outros benefícios e desafios a serem analisados antes de optar por essa modalidade. Além dos salários, encargos, benefícios, provisões, ou seja, o que é comum a ambos os casos, podemos citar três itens que fazem parte da formação de preço de uma empresa, mas não dos custos de um condomínio. São eles: os impostos pagos sobre as notas fiscais emitidas; a margem de contribuição ou operacional e o lucro”, inicia.

Mas, segundo nosso entrevistado, isso não significa que a contratação de uma empresa terceirizada obrigatoriamente será mais cara do que a contratação direta. “Uma situação que vemos com frequência é aquela na qual o síndico, com o aval dos demais condôminos, generosamente busca uma forma de gratificar seus funcionários, através do aumento dos salários a um patamar acima do preestabelecido pelo sindicato, ou simplesmente criando algum adicional de função. O resultado é uma folha de pagamento mais cara e que, por sua vez, acaba gerando um gasto maior com encargos, assim como a necessidade de um provisionamento mensal maior. A maior armadilha dessa situação é que, diferente de uma empresa, que pode vir a passar anos com o mesmo quadro de gestores, os condomínios costumam mudar de síndico com alguma frequência, E muitos deles não atuam profissionalmente em área ligada à gestão, o que faz com que tomadas de decisões, como a de fazer uso do capital reservado para uma rescisão futura de funcionário, sejam feitas para uma obra ou reparo emergencial, que acaba não sendo reposta através de taxas extras.”

Como consequência, explica Fernando, cria-se a situação de um condomínio sem caixa suficiente para proceder com a rescisão daquele colaborador que já está há muitos anos em atividade, que sabe da situação do mesmo e, tendo certeza de que não será mandado embora, não rende mais da maneira que deveria. “Quando você contrata uma empresa especializada, não estará nunca sozinho nas tomadas de decisões. A empresa precisa manter de forma transparente todas as questões relacionadas ao provisionamento e pagamento de férias, décimo terceiro salário, verbas rescisórias, encargos e benefícios, provando que estão devidamente em dia, através do envio de documentos e comprovantes mensalmente.”

Outra vantagem, aponta Fernando Miranda, é que o síndico não precisará usar parte do tempo para questões relacionadas à gestão dos funcionários e muito menos se preocupar com eventuais coberturas de faltas inesperadas ou com a contratação de mão de obra urgente para substituir colaboradores que tenham sido afastados por doenças, licenças, férias ou até mesmo um acidente de trabalho. As empresas do ramo contam com funcionários disponíveis para essas coberturas, o que torna o processo mais rápido.

“Um dos principais cuidados que o condomínio deve ter ao optar pela terceirização de serviços passa pela escolha de uma empresa séria, que honre com suas obrigações. Importante lembrar que a responsabilidade do condomínio frente às obrigações trabalhistas dos funcionários alocados em suas dependências é subsidiária em relação à empresa. Isso significa que, caso a empresa não honre com suas obrigações, pode ser o condomínio demandado também. Por isso, é sempre bom reforçar a necessidade de buscar empresas sólidas, que atestem seu tempo e experiência de mercado, sua idoneidade financeira e situação trabalhista, sempre através de declarações de clientes e certidões negativas”, alerta.

Ainda segundo nosso especialista, os tomadores de serviços de empresas terceirizadas devem ficar atentos também à regularidade fiscal das empresas alocadas no condomínio. Uma prática comum adotada por algumas empresas de terceirização é o não recolhimento do chamado INSS patronal, que corresponde a um montante de 20% sobre o valor total da folha de pagamento e de responsabilidade do empregador. Algumas empresas costumam alegar que não é obrigação dos optantes pelo Simples Nacional tal pagamento. Porém, o segmento de terceirização de mão de obra de asseio e conservação é tratado exatamente como exceção à regra, conforme previsto na Lei Complementar 123/2006, sendo obrigatório tal recolhimento. Assim, é importante ficar atento a empresas que oferecem preços muito abaixo dos valores praticados no mercado.