Da tendência à prática: como aprimorar processos condominiais

É bem comum atualmente encontrarmos em uma visita a algum condomínio, o gerente (administrativo), que em suma, é o “braço direito” do síndico. Mas não é incomum encontrar funcionários com outros cargos, como supervisor ou encarregado. Às vezes, pode ser confuso diferenciar estes papéis. Vamos fazer o exercício de separação do que cada cargo tem por competência, facilitando assim sua decisão como síndico, no momento de uma contratação assertiva do profissional ou apenas fazer ajustes nas rotinas. 

Gerente (administrativo) Condominial – A atuação deste profissional é predominantemente estratégica com foco na eficiência operacional e financeira do empreendimento. O foco não é na execução braçal. Quando falamos em financeiro, refere-se a controle da previsão orçamentária aprovada para o exercício, fluxo de caixa e análise de contratos. Complementam as tarefas a ligação com o corpo jurídico e com a administradora, organização de assembleias e suporte documental e elaboração do planejamento anual das manutenções e benfeitorias. Alguns conflitos entre moradores podem também ser mediados pelo gerente administrativo. Este profissional está no nível estratégico e financeiro. 

Supervisor – Este cargo tem suas funções atreladas a parte operacional e patrimonial do condomínio. Funciona como um elo entre a gerência e a operação in loco. Sua principal função é controlar e fiscalizar. Podemos citar como tarefas a executar: a auditoria dos processos operacionais, e aqui, cada condomínio tem os seus processos, dependendo das necessidades, tamanho, áreas, etc; elaboração e verificação de escalas de trabalho, plantões, fechamento de ponto eletrônico e espelhos de ponto mensal (se houver), identificar os gargalos de manutenção, criação/uso de checklists de trabalho para realização de vistorias técnicas preventivas e avaliar o desempenho das equipes no tocante a limpeza, portaria, manutencistas e demais áreas. Fiscalizar o uso correto de EPIs e materiais de expediente, limpeza e manutenção. Este profissional está no nível tático e de qualidade. 

Encarregado – É a função menos comum em condomínios. Ele funciona como um líder de equipes, mas sua atuação é no que chamamos de “chão de fábrica”. Sua atuação é diretamente ligada às áreas do condomínio, coordenando as tarefas diretas. Em suma, o foco é na execução de tarefas. Listamos como suas tarefas: o controle de estoque de todos os materiais, ferramentas e insumos, resolução de problemas súbitos como vazamentos, defeitos em sistemas de bombas, problemas nos portões e outras inconsistências operacionais. Pode ser a figura do encarregado, o primeiro ponto de ligação em reclamações oriundas dos moradores para a gestão administrativa. Este profissional está no nível operacional e de execução. 

Agora que “segregamos” os cargos e funções, você pode estar se perguntando: Mas por que o gerente do meu condomínio atua sozinho em todos estes (e mais outros) processos? Geralmente, as CTTs (convenções coletivas de trabalho) de cada estado, são livres para incluir/excluir cargos de acordo com o processo de negociação coletiva exigindo formalização entre os sindicatos representantes dos trabalhadores (sindicato funcional) e dos empregadores (sindicato patronal). Portanto, pode variar entre as praças de atuação, existir ou não um cargo específico na convenção coletiva. O fato é que na prática, o gerente condominial acumula as funções administrativas e operacionais no seu dia-a-dia, o que por vezes compromete os resultados e sobrecarrega o profissional com atividades que não seriam exatamente de sua alçada. O problema disso não é apenas a carga excessiva de trabalho, mas também os baixos salários frequentemente ofertados para esta função. Atualmente, os novos empreendimentos condominiais são construídos como verdadeiros clubes residenciais. Vemos esse movimento da construção civil, mas por outro lado, não presenciamos o mesmo movimento e valorização dos profissionais habilitados e com ampla experiência para fazer a gestão destes empreendimentos. 

Agora que você sabe as diferenças de atuação (além do crachá), qual destes profissionais o seu condomínio mais necessita agora?