Prestação de contas clara e assertiva

Mas como apresentar as contas do condomínio de forma clara, precisa e transparente, de forma que não reste dúvida sobre seu conteúdo e a idoneidade
delas? Quem é o responsável final pelas contas? O síndico pode terceirizar
sua responsabilidade? Quais são as ferramentas e melhores práticas para apresentação da contabilidade do condomínio? E, especificamente, quais vantagens podem trazer, de uma maneira geral?
A Prestação de Contas de um síndico é uma imposição legal, atribuída ao representante legal de cada condomínio – no caso, o síndico, uma vez eleito em assembleia condominial (artigo 1348 da Lei nº 10.406, III – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas). A prestação de contas deve ser realizada pelo menos uma vez por ano ou quando solicitado pelos moradores – incluindo os condomínios onde o mandato do síndico é de dois anos.

Administradora: Auxiliar ao síndico na apresentação das contas
Portanto, a administradora, contratada para apresentar a contabilidade, não é a responsável pela apresentação das contas. Ela é auxiliar ao síndico. Na prática, tanto o síndico quanto a administradora devem possuir um procedimento organizado, bem como um processo bem alinhado dos prazos e responsabilidades de ambas as partes. “Já presenciei casos em que o síndico não enviava documentação para elaboração da prestação de contas; como também já vi casos em que a administradora atrasava o serviço. Portanto, a organização é fundamental para a entrega nos prazos combinados e de forma clara e transparente” – ensina, Carlos Dantas, administrador e especialista em direito imobiliário.

Função do síndico: Demandas além da obrigação da lei
Embora estipulada de forma taxativa na lei (ele não pode anular ou transferir suas responsabilidades), não fica limitada apenas ao que rege a lei. “Obviamente ele tem que seguir o que a lei obriga, entretanto, no cotidiano, ele deve estar preparado para muitas outras demandas” – avisa, Ramon Perez Luiz, mestre especializado em direito imobiliário e condominial. Como gestor do condomínio o síndico responde: “pela má execução das suas funções, pela omissão culposa, e também pelos atos praticados de forma abusiva” – lista o especialista. Desse modo, o síndico deve buscar todos os recursos disponíveis, conhecimentos, capacitações para realizar a melhor apresentação nas suas contas.

Contas: Elas não se limitam à matemática
Entram no rol das contas: Os contratos que são assinados em nome do condomínio, os fornecedores, os empregados ou a empresa terceirizada, o destino de recursos às áreas de uso comum, obras e outros investimentos e gastos.

Caso não aja dessa forma…
Nesse caso, poderá ser obrigado “através de uma Assembleia, que será convocada por um quarto (¼) dos moradores (artigo 1349 do Código Civil)” – indica Perez. Pode ainda ser destituído das suas funções por: Uma possível ausência de transparência, na forma de conduzir o dinheiro dos condôminos.

Apresentação: O síndico deve se capacitar
O formato de apresentação dessas contas, ressalta Conceição, “não segue uma forma determinada, porque não existe nenhum tipo de lei ou norma que estipule um regramento para apresentação dos relatórios contábeis; assim como os condomínios também não tem a obrigação de contratar um profissional de contabilidade”. Então, uma vez sabendo das responsabilidades, qual a saída para o síndico amador? Responde, Conceição: “A melhor, é a capacitação, que trará a certeza de estar apresentando as contas de forma clara e transparente” – conclui. Em última análise, é importante que o síndico, ou futuro síndico, saiba de suas responsabilidades e conheça as melhores técnicas, métodos e ferramentas para apresentar esses relatórios, porque: “afinal, ele é o responsável final e estará os apresentando para uma plateia diversa e nem sempre afeita a números e contabilidade” – lembra Conceição.

Apresentação: Diversas formas de apresentar os números
Atualmente, na administradora que “sou sócio-diretor, possuímos inúmeros formatos de relatórios para apresentação das contas” – informa e adverte: “mas nossa sugestão aos clientes é escolher os relatórios mais simples”. Caso haja a demanda de maior detalhamento, há a possibilidade de consulta, “tanto na área restrita do site da administradora, quanto na pasta de prestação de contas” – conclui o administrador. Entende Dantas, que essa é a melhor forma, “pois muitas vezes as pessoas que acompanham os resultados financeiros do condomínio não são especialistas em contabilidade, nem em números. Ou seja, quanto mais simples, mais fácil a compreensão. E a sugestão de “forma simples” é apresentar: Receitas, Despesas e Saldos, no próprio boleto de pagamento, local que todos olham mensalmente, sem precisar acessar área restrita ou outro relatório em papel” – ensina o administrador.

Contas: Transparência, clareza – e sossego para o condômino
Então, por uma questão de transparência, é importante que o síndico compreenda que ele é o “único responsável na apresentação desse relatório, mesmo que conte com o auxílio de uma administradora. É o síndico quem será responsável final pelos números que serão apresentados em assembleia condominial” – resume Conceição.

Falta de transparência: Problema frequente
Muitos dos problemas que ocorrem nos condomínios são em função de falta de transparência. Todo condômino tem “o direito de analisar qualquer documento de suas contas, mas muitas vezes já presenciei casos em que o síndico dificultava a análise ou, até mesmo, proibia a consulta às pastas de prestação de contas pelos condôminos” – conta.
Dantas recomenda, como administrador, dar sempre publicidade das contas, distribuindo relatórios, incluindo o balancete nos boletos e disponibilizando as informações – no caso da administradora em que é sócio: na área restrita do site, dedicada ao condômino.
Dessa forma, ele entende que o síndico não irá ter problemas com “nenhum condômino, por exemplo, votando contra a aprovação das contas, por não ter tido a oportunidade de analisá las”.

Dica importante: Tire dúvidas antes da AGO
Outro ponto importante, que Dantas gosta de lembrar aos síndicos, clientes da administradora, é sobre os esclarecimentos de dúvidas antes da Assembleia Geral Ordinária (AGO) de aprovação de contas, “pois temos um entendimento que a AGO é um momento formal de aprovação (ou não); e não cabe a análise e discussão de 12 meses de contas durante o tempo de duração da assembleia” – garante.

Dica: Se antecipe, fazendo uma circular
Uma sugestão que faz para os síndicos que vivenciam uma questão como essa é “se antecipar, fazendo uma circular, avisando que as pastas de prestação de contas estão disponíveis para qualquer condômino esclarecer suas dúvidas e se preparar para participação, antes da Assembleia”, destaca Dantas, e completa: “essa circular pode ser enviada antes da convocação da AGO, para haver prazo suficiente para oferecer os esclarecimentos eventualmente demandados”.

Dicas para uma boa apresentação
Os síndicos amadores, ou orgânicos, precisam ser o máximo transparentes possível em suas apresentações. “E quais os recursos que eles podem utilizar, que os auxiliem a imprimir clareza na apresentação de suas contas?” – pergunta Conceição e ele mesmo responde: “ele pode utilizar planilhas, gráficos, fotos de comprovantes em geral, mostrados de forma cronológica e, assim, fazer uma apresentação bem explicativa – se possível, em slides” – destaca.

A importância dos slides
Os slides permitem que o síndico crie uma linha de raciocínio e não se perca caso, durante a apresentação para a assembleia, seja interrompido por alguma pessoa presente. Portanto, é interessante que ele use o slide para não perder a linha de raciocínio e poder “voltar de forma automática, rápida, oferecendo facilidade ao expositor e mais fácil compreensão, por parte dos condôminos e fornecedores, eventualmente, presentes à reunião” – ensina Gilcimar Conceição.

Previsão orçamentária
De acordo com Arnaldo Dias, é de vital importância a elaboração de um orçamento bem estruturado, estratégico, que considere reajustes de contratos, inadimplência e plano de investimentos. A demonstração do cumprimento correto do orçamento contribui para a transparência e denota o profissionalismo da gestão.
A necessidade de alteração do orçamento no decorrer do período fiscal deve ser levada à assembleia de forma preditiva, o que só será possível com o correto acompanhamento de sua execução.

Auditoria
A Auditoria preventiva mensal, de acordo com Dias, é outra ferramenta que vem se consolidando como importante ferramenta para a transparência e a segurança na gestão dos Condomínios. Verificando de forma periódica a conformidade da gestão com as normas legais, fiscais, Convenção, assembleias e previsão orçamentária, traz os seguintes benefícios: a) identifica possíveis erros, fraudes ou desvios; b) confere confiança na gestão; c) orienta o síndico e o conselho fiscal sobre as melhores práticas de administração; d) evita
reprovação das das contas com cunho meramente político.