Ao longo da trajetória profissional de Sérgio Paulo da Silva, depois de mais de 20 anos atendendo condomínios, participar como palestrante em inúmeros eventos e contribuir como coautor de obras voltadas à gestão condominial, “consolidei uma percepção muito clara sobre o que diferencia administrações financeiras sólidas daquelas que enfrentam dificuldades recorrentes”. De acordo com o especialista, a diferença quase sempre está na forma como o orçamento é preparado e acompanhado ao longo do tempo.
“Elaborar um orçamento condominial é, essencialmente, um exercício de gestão do tempo”
Mas qual ou quais são as melhores formas, ou as mais corretas de se preparar um orçamento no condomínio? Sérgio Paulo diz que exige compreender o passado, interpretar corretamente o presente e projetar o futuro com responsabilidade. “Não se trata apenas de organizar números, mas de estruturar decisões que impactarão diretamente a estabilidade financeira e a convivência coletiva ao longo de todo o exercício” – analisa.
Analogia: melhor compreensão da questão
Ele costuma utilizar uma analogia simples para explicar a questão em palestras. “Elaborar um orçamento é como dirigir um veículo em uma estrada longa. O olhar no retrovisor é indispensável. É nele que observamos o histórico financeiro, analisamos o comportamento das despesas, identificamos variações relevantes e aprendemos com decisões administrativas tomadas nos exercícios anteriores. O retrovisor nos mostra por onde já passamos”.
Continuando com a analogia do veículo
Entretanto, continua Sérgio Pau lo, conduzir um veículo olhando apenas para trás seria imprudente e não conduziria a uma gestão segura. O orçamento exige muito mais do que isso. “O orçamento exige o uso do farol alto, iluminando a estrada à frente para permitir previsibilidade e antecipação de cenários. Planejar significa estudar as variações econômicas futuras, compreender tendências e antecipar impactos que ainda não aparecem nos relatórios financeiros” – avisa o especialista
“Não se trata apenas de organizar números, mas de estruturar decisões que impactarão diretamente a estabilidade financeira e a convivência coletiva ao longo de todo o exercício”
De acordo com ele, esse olhar prospectivo tornou-se ainda mais importante no cenário atual do país. Para ele, um exemplo claro é a recente reforma tributária brasileira. “Muitas das mudanças propostas e já aprovadas incidem diretamente sobre serviços, justamente o tipo de despesa que compõe grande parte da estrutura de custos de um condomínio. Serviços de manutenção, limpeza, segurança, administração, contratos técnicos e diversas atividades terceirizadas poderão sofrer alterações relevantes na carga tributária ao longo dos próximos anos” – destaca.
Ou seja, um orçamento elaborado apenas com base nos números do passado pode se tornar rapidamente defasado, ainda mais diante de mudanças estruturais da economia. Por isso, o “planejamento financeiro exige atenção constante ao ambiente econômico, às transformações regulatórias e às tendências que impactam diretamente os custos operacionais” – adverte.
Ainda assim, é muito comum “observarmos orçamentos já deficitários desde sua aprovação” – comentar. Frequentemente esses documentos são construídos “apenas para viabilizar assembleias mais tranquilas, evitando reajustes necessários no curto prazo, mas transferindo problemas para o futuro” – garante, a partir da observação do que já testemunhou – e corrigiu. O resultado costuma ser previsível. “O equilíbrio das contas é comprometido e por muitas vezes, os condôminos passam a enfrentar surpresas desagradáveis, como a necessidade repentina de cotas extras” – cita.
Em situações ainda mais preocupantes, “déficits operacionais acabam sendo absorvidos mensalmente pelo fundo de reserva sem o devido conhecimento dos condôminos e, por vezes, sem aprovação assemblear específica para essa finalidade” – lista outra situação, muito comumente encontrada. Assim, o fundo, que deveria atuar como “instrumento de segurança patrimonial e prevenção de emergências, passa a ser utilizado para sustentar despesas correntes, mascarando desequilíbrios financeiros e adiando decisões estruturais que deveriam ser enfrentadas com transparência” – destaca, como forma de avisar os cuidados que os síndicos devem se atentar.
Desse modo, a prática fragiliza a governança condominial, reduz a previsibilidade financeira e compromete a confiança coletiva. O orçamento deixa de cum prir sua função estratégica e passa a funcionar apenas como peça formal, desconectada da realidade administrativa” – continua ele, listando de forma lógica as consequências da inação.
A preparação do orçamento
Segundo Paulo Sérgio, a preparação do orçamento começa antes da planilha. Começa na análise “criteriosa dos relatórios financeiros, na leitura técnica das variações ocorridas ao longo dos últimos anos e na compreensão das necessidades reais da edificação” – elenca. Claro que cada condomínio possui um contexto próprio. Ou seja, “instalações envelhecem, equipamentos entram em ciclos de manutenção mais intensos, contratos evoluem e demandas dos moradores se transformam” – ilustra o especialista.
Como Paulo disse anteriormente, “simplesmente repetir números do exercício anterior aplicando índices genéricos de reajuste raramente produz um planejamento adequado”. A previsibilidade nasce da combinação entre análise histórica e projeção econômica” – ensina. Outro aspecto que considera essencial é “compreender que a elaboração do orçamento não deve ser uma tarefa solitária. A gestão condominial moderna exige participação técnica e visão coletiva. O síndico exerce papel central nesse processo, mas não deve conduzi-lo isola damente” – considera o especialista, a partir de décadas de experiência.
A importância do conselho
O conselho do condomínio contribui com a visão institucional e com o acompanhamento da governança. Já a administradora traz conhecimento operacional, domínio dos relatórios financeiros e experiência comparativa com outros empreendimentos” – analisa Paulo Sérgio, que complementa: “e um ator que considero cada vez mais relevante nesse processo é o auditor mensal do condomínio”.
Leitura técnica administrativa
Ainda em suas considerações, Sérgio Paulo Afirma que a auditoria preventiva, quando integrada à rotina administrativa, oferece leitura técnica independente das contas, identifica padrões de despesas e contribui para a construção de premissas mais consistentes no planejamento orçamentário. Em outras palavras, o auditor não atua apenas olhando para o passado. Ele também ajuda a melhorar a qualidade das decisões futuras.
Trabalho integrado
O especialista considera que quando “síndico, conselheiros, administradoras e auditores trabalham de forma integrada na elaboração do orçamento, o resultado tende a ser muito mais consistente”. As premissas tornam-se mais realistas, os riscos são avaliados e a previsibilidade financeira aumenta”.
Elaborar um bom orçamento representa apenas parte da gestão financeira
Sérgio Paulo entende que a aprovação em assembleia não determina o fim do processo, mas o “início da fase mais importante da gestão financeira” e que “o orçamento precisa ser monitorado mês a mês, comparando-se o previsto com o realizado, analisando desvios e promovendo ajustes necessários ao longo do exercício” – ensina.
Segundo o especialista, esse acompanhamento transforma o orçamento em instrumento vivo de gestão. Vivo, porque em tempo hábil para tomar decisões que podem ser decisivas para a gestão. Assim, pequenas variações, quando identificadas precocemente, podem ser corrigidas com medidas simples. Ao contrário que, quando ignoradas, “acumulam-se silenciosamente até se tornarem problemas estruturais” – argumenta ele.
Ao longo de uma carreira de longo tempo e experiência, Paulo percebeu que crises financeiras em condomínios “raramente surgem de forma repentina” e que “na maioria das vezes, elas são resultado da ausência de acompanhamento sistemático e da falta de leitura crítica dos relatórios financeiros”. E uma execução orçamentária, acompanhada com disciplina, “fortalece a transparência, melhora a comunicação com os condôminos e reduz conflitos administrativos” – afirma o especialista. Quando existe clareza sobre como os recursos “são planejados, utilizados e monitorados, a gestão passa a ser percebida como responsável e previsível” – indica Paulo.
Na perspectiva do especialista, administrar um condomínio vai muito além de pagar contas e equilibrar receitas e despesas. “Trata-se de preservar patrimônio coletivo, garantir continuidade operacional, tema que tem grande relevância em trabalhos de auditoria, e construir segurança financeira ao longo do tempo” – considera. A preparação cuidadosa do orçamento, aliada ao acompanhamento permanente de sua execução, constitui o “alicerce de uma gestão condominial madura”. De acordo com Sérgio Paulo, é esse processo que conecta planejamento, controle e transparência, transformando números em decisões conscientes e de cisões em estabilidade administrativa. C
Com todo esse relato é possível perceber que “administrar um condomínio é administrar confiança coletiva”. E, logicamente, confiança não se constrói sem transparência, mas “com planejamento consistente, execução acompanhada e responsabilidade diante do futuro” – resume o especialista para concluir: “o orçamento condominial precisa refletir o planejamento da gestão para o mandato que se inicia. Se não houver planejamento qualquer resultado pode ser aceitável”.
Sérgio Paulo – Contador e Auditor Independente, com mais de 30 anos de experiência profissional. Sócio da Indep Auditores Independentes. Membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC-RJ, Membro da Comissão de Gestão Condominial da OAB-RJ (Barra da Tijuca) e Membro Consultivo Comissão de Direito Imobiliário da Associação Brasileira de Advogados (ABA Nacional).
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