Condomínio em risco: Cláusula contratual que autoriza administradora a movimentar contas bancárias

À gestão financeira constitui um dos ei xos mais sensíveis A gestão financeira constitui um dos ei xos mais sensíveis da administração condominial, pois envolve a custódia e a correta aplicação de recursos que pertencem à coletividade dos condôminos e que são destinados à manutenção, conservação e valorização do patrimônio comum. 

Nesse contexto, a contratação de empresas especializadas para prestar serviços de administração condominial tornou-se prática amplamente difundida no Brasil, tendo em vista condominial tornou-se prática amplamente difundida no Brasil, tendo em vista a complexidade crescente das rotinas administrativas, contábeis e financeiras que permeiam a gestão dos condomínios edilícios (residenciais). 

Para entender os riscos, relevância dessas empresas e cuidados necessários na contratação dessas administradoras, um dos repórteres da REVISTA foi conversar com Vander Andrade, Advogado, mestre e doutor em Direito pela PUC drade, Advogado, mestre e doutor em Direito pela PUC de São Paulo. 

OS PERIGOS ESTÃO NOS DETALHES 

Perguntamos ao doutor quais são os maiores riscos em se tratando da contratação de administradoras e Vander respondeu assim: “não obstante a relevância dessas empresas na orga nização administrativa do condomínio, observa-se, com relativa frequência, a inserção, nos contratos de prestação de serviços firmados com administradoras, de cláusulas que autorizam tais empresas a realizar a movimentação das contas bancárias do condomínio de forma autônoma”. Para Andrade, “em muitos casos, essas disposições contratuais conferem à administradora poderes para efetuar pagamentos, transferências e outras operações financeiras diretamente nas contas condominiais, sem a necessidade de autorização prévia ou validação formal por parte do síndico”. Ou seja, qualquer ação só será identificada e avaliando seus resultados um momento depois do ato, que pode ser uma semana, mês ou meses. 

MAIOR AGILIDADE 

E qual seria a justificativa para tal aceitação desse tipo de situação autônoma? Andrade se expressou assim: “embora essa prática seja, em determinados contextos operacionais, justificada pela busca de maior agilidade na execução das rotinas administrativas, ela suscita relevantes questionamentos de natureza jurídica, especialmente quando analisada à luz da disciplina legal estabelecida pelo ordenamento jurídico brasileiro para a administração do condomínio edilício” 

QUAIS QUESTIONAMENTOS SERIAM ESSES? 

A pergunta, acima, foi feita para Andrade. O advogado entende que a “problemática torna-se particularmente evidente quando se observa que o Código Civil brasilei ro, ao disciplinar a estrutura administrativa dos condomínios, atribui ao síndico a função de gestor legal das fi nan ças condominiais” – o que é um indicativo que a responsabilidade dos atos praticados pela administradora pode recair sobre o síndico. E o advogado continua: “nos termos do art. 1.348, incumbe ao síndico administrar o condomínio, praticar os atos necessários à defesa dos interesses comuns e gerir os recursos financeiros pertencentes à coletividade condominial. Dessa forma, a legislação confere ao síndico não apenas a representação legal do condomínio, mas também a responsabilidade direta pela condução da gestão patrimonial e finan ceira” – completa o raciocínio Andrade. 

Seguindo a linha lógica apresentada pelo doutor Vander Andrade, “é nesse ponto que se insere uma das principais fontes de risco decorrentes da adoção de cláusulas contratuais que autorizam a movimentação bancária autónoma pela administradora; pois caso a movimentação financeira ocorra sem mecanismos adequados de controle ou sem a supervisão direta do síndico, abre-se espaço para a ocorrência de diversas irregularidades administrativas e financeiras”. 

QUAIS OS RISCOS E CUIDADOS A SE TOMAR? 

O advogado respondeu a pergunta, acima, desse modo: “entre os riscos mais evidentes está a possibilidade de pagamentos indevidos, que podem decorrer de falhas operacionais, erros de processamento ou até mesmo da liquidação de documentos fraudulentos. Situações como pagamento duplicado de fornecedores, quitação de boletos adulterados ou liquidação de despesas não autorizadas, que não são incomuns quando os sistemas de controle financeiro se mostram frágeis ou excessivamente centralizados em um único agente administrativo” – listou Van der Andrade. E prosseguiu ele: “além disso, a ausência de mecanismos robustos de controle pode potencializar riscos de fraude ou desvio de recur sos, especialmente em con textos nos quais a movimen tação bancária ocorre sem validação externa ou sem a exigência de múltiplos ní veis de autorização”. 

O MERCADO DAS ADMINISTRADORAS 

Com experiência de décadas no setor imobiliário, Andrade afirma que “embora a grande maioria das administradoras atue de forma ética e profissional, o ordenamento jurídico busca estruturar sistemas institucionais que reduzam a possibilidade de ocorrência de irregularidades, justa mente por meio da implementação de mecanismos preventivos de governança e fiscalização”. Nós conversamos sobre esses mecanismos logo a seguir.

RESPONSABILIDADE DO SÍNDICO 

Outro aspecto que merece atenção levantado por Andrade refere-se à responsabilidade do síndico perante os condôminos. Ainda que a movimentação financeira seja realizada operacionalmente pela administradora, “o síndico permanece, perante a coletividade condominial, como o gestor legal das finanças e o responsável pela fiscalização dos atos praticados em nome do condomínio”. Ou seja, caso se verifique omissão no dever de vigilância e contro le”. Desse modo, o síndico deve manter uma vigilância diária sobre os pagamentos que devem, na melhor política, serem autorizados pelo síndico. 

SÍNDICO: ATENÇÃO! 

Para além dos riscos, “essa circunstância evidencia uma contradição jurídica relevante: mesmo quando o contrato concede autonomia operacional à administradora para movimentar contas bancárias, a responsabilidade institucional pela gestão financeira continua recaindo sobre o síndico” o quê, em outras palavras, expressa que a delegação excessiva de poderes financeiros “não elimina o dever de supervisão do gestor condominial, podendo inclusive ampliar sua exposição a riscos jurídicos” 

BOAS PRÁTICAS 

Diante desse cenário, a “doutrina especializada em direito condominial e governança patrimonial tem enfatizado a importância da adoção de boas práticas administrativas capazes de conciliar eficiência operacional com segurança jurídica na gestão dos recursos condominiais”. 

MAS QUAL SERIAM ELAS? 

A partir daqui o doutor Vander Andrade começa a listar o que seriam essas boas práticas. Entre essas boas práticas destaca-se, inicialmente, “a adoção de sistemas de dupla autorização para movimentações financeiras, mecanismo amplamente utilizado em estruturas corporativas e institucionais. Nesse modelo, a administradora pode desempenhar o papel operacional de preparação dos pagamentos e organização das obrigações financeiras, mas a efetivação das transações bancárias depende da autorização expressa do síndico ou de outro representante designado pelo condomínio”. Tal procedimento, segundo Andrade, preserva a agilidade administrativa sem comprometer o controle sobre a movimentação dos recursos. MAIS RECOMENDAÇÕES Outra medida recomendada por Andrade consiste em estabelecer “contratualmente que a movimentação financeira do condomínio somente poderá ocorrer mediante autorização do síndico, reforçando o papel do gestor condominial como autoridade responsável pela validação das despesas e pela supervisão da execução orçamentária”. Esse modelo revela-se mais compatível “com a estrutura jurídica prevista no Código Civil, pois preserva a centralidade da sindicatura na condução da administração financeira” – avalia o advogado.

TRANSPARÊNCIA É IMPORTANTE 

A implementação de mecanismos de transparência e prestação de contas periódica também constitui elemento essencial para a segurança da gestão condominial, aponta Andrade. Nesse sentido, ele recomenda que os contratos firmados com administradoras estabeleçam a “obrigação de apresentação de relatórios financeiros mensais, contendo extratos bancários detalhados, demonstrativos de receitas e despesas, conciliações bancárias e a relação completa dos pagamentos realizados no período”. De acordo com o advogado, esses instrumentos permitem ao síndico, ao conselho fiscal e à própria assembleia de condôminos acompanhar de forma contínua a movimentação financeira do condomínio, fortalecendo a transparência e a confiança institucional na administração.

RELAÇÃO ADEQUADA 

Dessa forma, a adequada estruturação contratual da relação entre condomínio e administradora revela-se fundamental para assegurar a integridade da gestão financeira e “evitar distorções no regime de responsabilidades estabelecidas pela legislação civil” – analisa o advogado. Portanto, a revisão cuidadosa das cláusulas contratuais que tratam da movimentação bancária, associada à adoção de mecanismos eficazes de controle e governança, constitui “medida prudencial indispensável para a proteção do patrimônio coletivo dos condôminos” – resume o advogado

HORA DA CONCLUSÃO 

Em síntese, embora a atuação das administradoras de condomínio desempenhe papel relevante na profissionalização da gestão condominial, a “autonomia irrestrita na movimentação de contas bancárias pode representar risco jurídico e administrativo significativo quando não acompanhada de mecanismos adequados de supervisão” pelo síndico, no caso, indica o advogado. A observância do “modelo legal previsto no Código Civil, que reconhece o síndico como gestor das finanças condominiais, aliada à implementação de práticas modernas de controle financeiro, revela-se essencial para garantir segurança jurídica, transparência administrativa e proteção dos interesses patrimoniais da coletividade condominial” – conclui Andrade.