A documentação, seja em plataforma física ou digital, uma vez que representa a prova fiel de muitos atos é, por isso mesmo, crucial para uma boa gestão de um condomínio. Consequentemente, a organização desses documentos se faz necessária e oferece ao síndico um controle e fácil acesso, o que favorece a entrega e transmite, pela agilidade, uma sensação de transparência aos condôminos.
Nos condomínios, a guarda desses papéis é uma responsabilidade legal e exclusiva do síndico. A lógica fica mais fácil de entender com um exemplo prático: se um síndico deixa o cargo e entrega os arquivos bagunçados, ele pode ser responsabilizado por qualquer perda financeira que essa desordem venha a causar à nova gestão. A organização é, portanto, uma proteção para quem entra e para quem sai. Mas por que, exatamente, a desorganização documental é um risco real? Para responder essa e outras perguntas a REVISTA foi conversar com a personal organizer Rosa Cardoso.
De acordo com ela, baseada em anos de prática, “constatei que em residências, empresas e condomínios, a falta de método causa dores de cabeça jurídicas, com perda de prazos para contestá ções, renovações de contratos ou defesas judiciais; ocorre, também, prejuízo financeiro direto, com pagamento de multas e juros por não encontrar comprovantes de pagamento a tempo de contestar cobranças indevidas. Além disso, ocorre perda de tempo e stress, com horas perdidas à procura de uma planta hidráulica ou de uma ata de assembleia que deveria estar acessível em segundos” – enu mera Roza Cardoso.
Mas… o que é um documento?
Nem todo papel é um documento, emenda Cardoso. Para a arquivística, “um papel só se torna documento quando serve de prova, testemunho ou registo de uma atividade com valor legal ou histórico”.
ARQUIVO: POR QUE ORGANIZAR?
Segundo Cardoso, o arquivo é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos; e a organização responde a três perguntas vitais: o que temos? (Inventário); onde está? (Localização rápida) e até quando guardar? (Prazo de descarte).
COMO CLASSIFICAR DOCUMENTOS PARA PERMITIR A MELHOR ORGANIZAÇÃO?
- Espécie (a natureza da redação): define o que o documento diz.
- Exemplos: Um atestado médico de um funcionário, um requerimento de um condômino, uma notificação de multa.
- Tipo (A função que o documento exerce): é a junção da espécie com a atividade que o gerou.
- Exemplos: ata de assembleia (prova decisões coletivas), Contrato de manutenção de elevadores (define obrigações e prazos).
- Gênero (a forma de apresentação): Define como a informação é lida.
- Exemplos: textual (contratos e cartas), Iconográfico (plantas do edifício, fotografias de vistorias), Digital (e-mails, arquivos PDF em nuvem).
E como isso se traduz no contexto condominial?
Qualquer condômino pode solicitar a consulta de documentos (como balancetes ou contratos). No entanto, sem um arquivo organizado, o síndico leva dias para atender a uma solicitação que deveria levar minutos, o que pode gerar desconfiança entre os moradores” – avalia a profissional de organização.
CONSERVAÇÃO: O QUE DEVO EVITAR NO MEU ARQUIVO?
Cardoso avalia que, atualmente, o ideal é o modelo híbrido. Ou seja, para os arquivos físicos, com documentos que exigem assinatura original ou plantas de grande formato; e os digitais: com escaneamento de notas e recibos, facilitando a busca por palavras-chave no computador ou na nuvem (Google Drive/Dropbox).
EM RESUMO
Um arquivo organizado é “sinônimo de transparência e economia”. Quando você sabe onde está cada papel, você toma decisões melhores e evita multas desnecessárias. Ou seja, a organização é um investimento que se paga na primeira vez que você precisa encontrar um documento urgente e ele aparece em segundos” – lembra Roza Cardoso.
Roza Cardoso – Personal Organizer, formada pelo Senac em 2017 e especialista em Acervo Documental. Atua com foco em escritórios, seja os de teletrabalho (nas residências) ou corporativas e, também, na Gestão de Documentos Condominiais. Oferece a formalidade, a segurança e personalização para cada projeto. Possui mais de 30 anos de experiência como secretária executiva de alta gestão, com olhar treinado e atento para o fluxo documental. Evita que a desorganização, além de ser um problema estético, se torne um ralo de produtividade e um risco jurídico silencioso.
About the Author
