Accountability em condomínios: como aplicar essa boa prática

A prestação de contas em condomínios é sempre um assunto delicado. Mas as boas regras de compliance e transparência preveem que dar visibilidade às ações, contas e finanças é determinante para o sucesso da administração condominial. A REVISTA DOS CONDOMÍNIOS foi atrás e levantou o conjunto de boas práticas, técnicas e recomendações para se fazer uma boa prestação de contas, também conhecida como Accountability. Nessa busca, contamos com a colaboração de Rafael da Silva Lima, contador, gestor condominial e síndico profissional, em Campo Grande/MS.

“Accountability é um termo que vem sendo utilizado com grande frequência nas áreas de Gestão, Administração e Contabilidade, não tendo uma tradução assertiva para o nosso português. A aplicamos no entendimento de prestar contas, ser transparente, agir com ética e responsabilidade sobre o ‘poder’ que lhe é auferido quando se está à frente de um projeto. Dentro do mundo condominial, o síndico tem um norte que pode seguir dentro dos Artigos 1.348 e 1.350 do Código Civil. Logicamente, há muitos outros textos que podemos citar mas, para começo, podemos nos apegar a esses dois, que descrevem as responsabilidades básicas de um síndico ou gestor condominial”, aponta ele, atuante como gestor financeiro e auditoria interna de condomínios e empresas.

Um quesito fundamental, mas que nem sempre é o observado pelo síndico, está relacionado a conhecer as demandas, os pontos fortes e frágeis de cada condomínio. Rafael afirma que é primordial estudar a Convenção ou Estatuto e o Regimento Interno, fazer o estudo da previsão orçamentária de forma transparente para que os moradores compreendam a realidade financeira. E é exatamente neste ponto que muitos síndicos erram. No intuito de ganhar o voto dos moradores, mantém uma taxa condominial abaixo do que se é necessário, impactando diretamente o fluxo de caixa do condomínio. Com isso, as manutenções preventivas, melhorias, continuidade de contratos ficam prejudicados. 

“Por último, mas não menos importante, é preciso destacar a responsabilidade da prestação de contas, as tomadas de decisões, o gerenciamento e destinação dos rateios recolhidos, tendo como base a publicidade das demandas condominiais, a publicidade das melhorias, das manutenções, dos contratos. Atualmente, as inúmeras tecnologias desenvolvidas para os condomínios, softwares de gestão e cursos podem auxiliar o gestor a ter um mandato mais assertivo, oportunizando contato, conhecimento e relacionamento no dia a dia com os conselheiros Fiscais/Consultivos, além de possibilitar reuniões periódicas com sua administradora e assessoria jurídica, com objetivo de manter a convenção, estatuto ou regimento interno atualizados”.

Outra observação relevante, aponta Rafael, é: não queira ser o “faz tudo”, contrate profissionais capacitados para cada área e demanda. “Em relação aos funcionários do condomínio é preciso ter ciência dos afazeres diários; busque fazer cartilhas de processos e procedimentos para cada setor como portaria, zeladoria, limpeza, área da piscina, elevadores, controle de compra e periodicidade de materiais, dentre outros. Elabore um manual de boas-vindas e convivência, crie informativos visuais das regras do condomínio, sempre leve em assembleia as tomadas de decisões que possam impactar a vida da coletividade. E lembre-se que o síndico responde civil e criminalmente pelos atos tomados dentro de sua gestão, ação ou omissão”, finaliza Rafael Lima, que possui MBA em Finanças, Auditoria e Controladoria, MBA em Gestão Condominial, Análise e Planejamento Financeiro (APF).