Administração: uma ciência a ser estudada. E aplicada!
Como a administração pode impactar positivamente a gestão condominial? Quais olhares multidisciplinares são necessários numa boa administração?
Janor de Assumpção Chaves
Condomínios são equipamentos de grande complexidade, com diferentes demandas e desafios cotidianos. Como a administração pode impactar positivamente a gestão? O foco numa atuação profissional é o segredo, garante o entrevistado da REVISTA DOS CONDOMÍNIOS, Janor de Assumpção Chaves, administrador com atuação em Gestão Administrativa e Financeira, atuando principalmente na indústria e consultoria condominial. “Apesar da complexidade de gerir um condomínio, notamos cada vez mais que as pessoas envolvidas nessa gestão devem se atentar na organização de modo profissional, deixando de lado o amadorismo. Neste cenário, o perfil profissional se tornou uma demanda do mercado que exige cada vez mais do gestor um desempenho eficaz, obtido por meio de conhecimentos em todas as áreas correlatas, evidenciando a importância da qualificação profissional”, diz.
Atualmente integrante da Comissão Especial de Gestão Profissional de Edificações no Conselho Regional de Administração do Rio de Janeiro (CRA- -RJ), o especialista lembra que, apesar de o mundo globalizado exercer uma mudança na cultura organizacional, fica cada vez mais evidente que os conceitos criados por autores consagrados da Administração, tais como Frederick Taylor e Henry Fayol, devem ser usados nos tempos atuais, pois todas as atividades utilizadas na prestação de serviços na área condominial são planejadas, coordenadas, dirigidas e controladas, seja empiricamente ou até mesmo com estudo e capacitação. Todas essas categorias tornam a administração mais dinâmica e eficaz.
“Uma boa gestão condominial deve exercer uma política interna de capacitação contínua, pois diariamente os síndicos são exigidos para tomar diversas decisões. Gerir um condomínio demanda conhecimentos em diversas áreas como: financeira, jurídica, contábil, engenharia, arquitetura, normas, manutenção, recursos humanos, entre outras, ou seja, infinitas habilidades. Daí a importância de ter o apoio de bons profissionais e prestadores de serviços – tais como contadores, advogados, administradoras, engenheiros. Nenhum síndico consegue gerir um condomínio isoladamente. Contudo, o investimento intelectual na qualificação profissional, tanto do síndico quanto na sua equipe, deve ser contínuo e diário, pois sempre surgem novas leis, portarias, mudanças macro e microeconômicas. Existem importantes aspectos que devem ser observados na ciência da administração: governança, planejamento, tecnologia de informação, plano de ação e procedimento operacional padrão, que facilitam e complementam o trabalho.”
E como a administração deve se moldar às particularidades de cada condomínio? Afinal, cada um apresenta suas particularidades que, por meio de seus regulamentos internos e convenções, norteiam as regras de boa convivência entre os condôminos. Tais regras dependem de uma boa gestão e dinâmicas de conhecimentos específicos. “É importante destacar que a responsabilidade de um síndico não está limitada à responsabilidade civil e criminal, está vinculada também aos bens adquiridos por pessoas que realizaram sonhos ao adquirir um patrimônio. Partindo desta premissa, a responsabilidade do gestor é muito maior. O condomínio necessita de uma gestão eficaz, sempre superando as expectativas da comunidade condominial. Apesar desse peso e responsabilidade que o síndico exerce, muitos proprietários não dão muita importância a essas características, como se não necessitassem de atenção da ciência da administração. Porém, cada vez mais se faz necessária uma integração entre a gestão e o condômino”, ressalta.
Quais as competências necessárias a um síndico?
Janor Chaves enumera quais são as competências necessárias para exercer a função do síndico. Segundo ele, o Artigo 1.348 do Código Civil determina, juridicamente, as funções do síndico, porém essas funções não estão limitadas a este artigo. Existem inúmeras competências e habilidades que não estão elencadas na legislação. Assim, algumas das principais competências de um síndico são: liderança, gestão e mediação. Contudo, é fundamental dizer que honestidade, bom senso, conhecimento, imparcialidade e transparência são complementos essenciais para o sucesso. Gestores eficazes tomam decisões sábias e igualmente eficazes.
“A administração precisa apresentar resultados aos proprietários e moradores, afinal são eles os maiores interessados no sucesso do condomínio. Com isso, se faz necessária a utilização de ferramentas importantes de gestão. Uma das formas mais eficientes de gerir e medir o cotidiano do condomínio é com planejamento, processos e controle. Existem inúmeras formas de medir o desempenho interno e externo. Porém, quando falamos dessas ferramentas de análise, não estamos mitigando uma fatia do processo, e sim inúmeras partículas. Uma das formas de controle seria por meio de indicadores de KPI e Slas (sigla em inglês para Service Level Agreement, que significa Acordo de Nível de Serviço). Essas ferramentas não são obrigatórias, porém são importantíssimas. Diferentemente da previsão orçamentária, que é obrigatória e deve ser acompanhada de perto, sempre analisando e comparando os valores previstos com o que foi realizado (realizado x previsto)”, defendeu ele, que deixa ainda uma dica final.
“O controle de fluxo de caixa, cobrança, contas a pagar e a receber, preferencialmente, devem ser todos via sistema, facilitando a prestação de contas. Acompanhar processos do dia a dia demanda organização, pois os compromissos de pagamentos e recebimento são processos fundamentais para a saúde financeira do condomínio. Implementar métodos de trabalho que facilitam a gestão é fator fundamental para uma boa gestão”, concluiu.