Assembleia de condomínios:

Orepórter da Revista dos Condomínios ouviu o síndico profissional Claudionor Brandão, do estado do Espírito Santo. Advogado, contador e administrador de imóveis e condomínios há trinta (30) anos, Claudionor afirma que a gestão de condomínios é muito dinâmica, por isso a atenção em participar de eventos e, durante os mesmos, procurar colaborar e ouvir, dos profissionais, suas ponderações e informações, com o intuito de colaborar no que for possível e, ao mesmo tempo, se manter atualizado e, desse modo, aprender continuamente. Presente ao evento Síndico 4.0, em Niterói, foi painelista no tema: “Principais cautelas em assembleias: Do preparo do edital à elaboração da ata”. Ele disse entender que trouxe informações importantes para ponderação de todos, “até porque o assunto, assembleia de condomínios, é o fórum mais privilegiado para poder debater as questões condominiais. É lá que tudo é deliberado. Obviamente, respeitando os preceitos legais”. De acordo com ele, se não faz uma assembleia bem feita, observando os ritos, o síndico corre o risco de ver todo o seu trabalho perdido, “além de muito desgaste” – destaca.
Isso, porque, lembra Brandão, que qualquer uma das partes, que porventura ficar insatisfeita com o resultado, se encontrar qualquer fragilidade, seja no ato convocatório, seja na condução da assembleia, no quórum que deliberou, vai encontrar uma possibilidade de anular o resultado. “E, aí, você vai se deparar com o desgaste que isso pode provocar. Tanto para os próprios condôminos, que tiveram o trabalho que realizar a assembleia, quanto para o administrador e o advogado”, que dá assessoria ao condomínio e para o síndico. Uma intercorrência como essa, pode fazer com que todos os participantes caiam em descrédito, uma vez que não observaram os preceitos legais para a condução da assembleia. “Assim, o condomínio tem que estar bem assessorado para não cometer essas falhas” – conclui.

Tome cuidado em certos itens

Primeiro, na forma de convocar a assembleia. O edital tem que ser claro, transparente. Os itens que vão ser discutidos têm que estar listados de forma bem clara. Não pode haver itens não listados. Desse modo, todos saberão, diante mão, o que vai ser deliberado. Portando, não pode ser discutido algo que não está na ata. É muito comum as pessoas colocarem no edital a expressão “assuntos gerais”. Colocam isso no edital e “não se incomodam com essa falta de transparência, com a alegação de que a assembleia é soberana” – conta. Contudo, explica Brandão, “a assembleia é soberana, mas tem que respeitar os preceitos legais” (artigo 1354, do Código Civil). Desse modo, “mais uma vez, se o assunto não estiver listado em edital, ele não poderá ser deliberado em assembleia. Se o fizer, no caso o síndico, qualquer condômino poderá discutir a validade do resultado da assembleia” – adverte.

Outros itens relevantes 

Outro item importante, que tem que ser observado no instrumento convocatório, é: A assembleia só pode deliberar se todos os condôminos forem convocados. Com isso, temos que a comunicação é algo importante no processo. Outro ponto, que vale a pena destacar, é a vedação da participação em assembleia dos condôminos inadimplentes. Ela está prevista em lei. Em outros termos, é direito do condômino votar nas assembleias, uma vez estando quites. Ou seja, o condômino inadimplente, então, só pode estar na sala, onde vai se realizar a assembleia, caso tenha pago a cota condominial dele. Essa vedação é até para evitar transtornos e mal-estar para ele, inadimplente; e para os demais presentes. Isso tem que ser passado para ele, de forma discreta, para não vir a causar nenhum tipo de constrangimento.

Reforço no edital

Um síndico ciente da possibilidade de constrangimento de um condômino inadimplente (ou possível tumulto), “se previne e, sempre, coloca no edital um reforço de que os condôminos inadimplentes não poderão participar da assembleia” – ensina Brandão. Assim, fica mais fácil, eventualmente, para alguém que não conhece as regras, se convencer, não comparecer ou ser retirado do recinto. Brandão ressalta que esse limite, dado por lei, é algo de ampla visão legal, mas “não custa nada sempre colocar essa informação, se precaver e evitar embaraços” – ensina. Muitas vezes, o próprio aviso faz com que o morador se lembre que ainda não pagou a cota. Então, a própria comunicação, muitas vezes, promove a quitação de dívidas. Assim, os inadimplentes, pagam e, no dia e horário informado, podem participar da assembleia.

Cuidado extra: Condução da assembleia

Para conduzir bem uma assembleia, é necessário dar o direito a todos de falar; de voto; observar os votos e aferir de forma correta; observar o quórum. Toda vez que você vai realizar uma deliberação é necessário saber se aquela matéria em si tem alguma exigência de quórum legal. Ou seja, a quantidade de pessoas; a quantidade de frações ideais que um condomínio possui. Tem que identificar se a quantidade de pessoas presentes para votar está correta e suficiente. Por exemplo, para mudar a convenção, eu preciso de condôminos, ou seus representantes, que representem 2/3 das frações ideais do condomínio.

Cuidado extra: Condução da assembleia

Para conduzir bem uma assembleia, é necessário dar o direito a todos de falar; de voto; observar os votos e aferir de forma correta; observar o quórum. Toda vez que você vai realizar uma deliberação é necessário saber se aquela matéria em si tem alguma exigência de quórum legal. Ou seja, a quantidade de pessoas; a quantidade de frações ideais que um condomínio possui. Tem que identificar se a quantidade de pessoas presentes para votar está correta e suficiente. Por exemplo, para mudar a convenção, eu preciso de condôminos, ou seus representantes, que representem 2/3 das frações ideais do condomínio.

Detalhando: Quórum

Um condomínio pode, por suposição, ter 100 unidades. Grosso modo, 2/3 dos moradores seriam 66 pessoas. Portanto, se número de pessoas que estão presentes não completarem 2/3 das frações ideais do condomínio, a convenção não poderá ser mudada. A mesma exigência se aplica para a mudança de finalidade de um condomínio. Digamos, ele é comercial e mudaria, com a decisão de 2/3 dos condôminos, para residencial. Ou, de outra forma: Tem a possibilidade de ser misto e ver sua finalidade mudada apenas para comercial ou residencial.

Assembleia: Elege quem vai presidir a sessão

Interessante que o eleito, que vai presidir a sessão, seja alguém diferente do síndico, para evitar qualquer direcionamento no andamento da mesma ou interesse direto na matéria a ser aprovada. Um caso típico de provocar impedimento é quando a assembleia está analisando e votando a prestação de contas. “O síndico, em especial nesse caso, não deve presidir a sessão até por uma questão ética. Tem convenções que vedam a participação do síndico como presidente ou participante da mesa, de uma forma geral” – acrescenta Brandão. Tem que ser uma pessoa que tenha habilidade e experiência na condução de equipe para que seja possível dar andamento aos trabalhos; que não tenha interesse direto na matéria a ser aprovada; 

Item importante: Elaboração e divulgação da ata 

O texto tem que ser transparente, de forma que o registro do que foi dito seja claro; e por quem foi dito; aquilo que foi votado. E, depois que a assembleia foi realizada, tem algo interessante a fazer que é “dar provimento àquilo que foi aprovado e registrado em ata”. Ou seja, se a assembleia aprovou uma obra para, por exemplo, recuperação da fachada, o síndico tem que planejar e ver quais ações tem que ser tomadas para dar consecução àquela decisão. Dessa maneira, para fazer essa obra, tem que ser feito uma tomada de preços, um projeto; estabelecer uma cota extra de condomínio – caso não exista fundo de reserva suficiente; em seguida, tenho que contratar fornecedor (e aprovar o orçamento entregue por este); tenho que informar os condôminos das etapas que estão sendo cumpridas. Tenho que fazer um 5W2H (método que transforma ideia em ações práticas, desde a formulação e execução das estratégias envolvidas, até a formulação de um plano de ação. É um checklist que itemiza: atividades, prazos e as responsabilidades dos envolvidos em um projeto, o que garante que nenhum item, ou etapa, seja esquecida, ou realizada fora da sequência lógica). Então, as “quatro funções básicas de um administrador é: Planejar, organizar, dirigir e controlar. Assim, na assembleia seguinte, o síndico deverá prestar contas do andamento do plano das obras e detalhar as fases já cumpridas” – observa Brandão

Síndico: Delega funções, não a responsabilidade

Diante de tantas atribuições e itens para controlar o síndico pode, eventualmente, delegar pessoas para ajudar na administração do condomínio, sendo que “a responsabilidade final pelos resultados alcançados, por exemplo, na execução de uma obra, será sempre dele próprio, pois a responsabilidade é inerente ao cargo”. E isso inclui todo o processo: A comunicação do processo de andamento, com apresentação clara desse processo e a execução de todas as etapas, “afinal, quem administra o condomínio é o síndico, que é o administrador do condomínio”.

Ata: Da Comunicação ao registro em cartório 

Em relação à divulgação da ata, o síndico tem “oito dias para dar publicidade ao que foi aprovado na ata. Nesse tempo, o síndico vai elaborar a ata, corrigir e dar publicidade, que pode ser em diversos canais: Site ou envia por e-mail – a cópia da ata impressa, a ser distribuída aos condôminos, está ficando cada vez mais raro, com a chegada e uso da tecnologia. O registro da ata em cartório não é obrigatório. Isso é feito no caso de ser necessário apresentar no banco; para fazer um certificado digital; na Receita Federal, para mudar o CNPJ, ou quando tem eleição de síndico. Então, as assembleias extraordinárias, normalmente não precisam desse registro.