e-Social: Mudanças e novas obrigações para síndicos e gestores de empresas

ODecreto Federal nº 8373 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como e-Social, em 2014. O sistema entrou em vigor em abril de 2023. Através dele os síndicos (empregadores em geral) comunicam ao governo as informações relativas aos trabalhadores, como: vínculos,contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio e escriturações fiscais sobre o FGTS.
O e-Social iniciou uma verdadeira revolução nas organizações e escritórios contábeis, obrigando todos a buscar capacitação e renovação de seus processos. Os mais resistentes à tecnologia perceberam que não seria possível prosseguir sem adaptar-se a essa nova realidade.O sistema veio para ser o intermediador entre as empresas e os entes responsáveis pelo histórico profissional do trabalhador e pelo cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária. Para entender melhor o sistema do e- -Social, e quais foram as mudanças que ele trouxe para as relações de trabalho, o repórter da Revista dos Condomínios entrou em contato com a especialista Luciana Rosa Brito.

Repórter da Revista dos Condomínios
– Quais foram as mudanças que ele trouxe para as relações de trabalho?

Luciana Brito – Na verdade, o e-Social não estabeleceu mudanças nas relações de trabalho, como grande parte dos empregadores pode imaginar. Com a sua implantação houve a  “sensação de mudança”, por praticamente não haver mais a possibilidade que os empregadores cumprissem a legislação “a seu tempo”, e sim de maneira praticamente imediata, devido a obrigatoriedade do envio das informações aos órgãos responsáveis e fiscalizadores deste cumprimento.

Repórter RDC – De que forma a empresa pode se adaptar para cumprir as obrigatoriedades do e-Social?

Luciana Brito – O e-Social trouxe a necessidade de conhecimento mais profundo da legislação trabalhista e suas alterações, de treinamento da pessoa ou equipe responsável pelas informações enviadas, a fim de que haja a certeza do cumprimento de todas as obrigações e prazos de envio. Trouxe também, o aumento da necessidade da atualização e ajuste dos processos internos, bem como, da comunicação eficaz entre as áreas responsáveis pela tomada de decisões sobre todas as alterações nas relações de trabalho da empresa, pois qualquer decisão nessas relações, fatalmente irá impactar na clareza das informações transmitidas, no cumprimento de prazos e nos cadastros dos trabalhadores junto ao e-Social.

Repórter RDC– Como foi o processo de faseamento para a implantação do e-Social? Quais as informações obrigatórias em cada fase?

Luciana Brito – O e-Social foi dividido em 4 fases e em cada uma delas, as empresas enviaram dados para alimentação do portal, a fim de que ao final do faseamento, todos os dados de fechamento mensal estivessem devidamente alimentados, possibilitando a emissão dos encargos de INSS e atualmente de IRRF sobre as movimentações da folha de pagamento.

Repórter RDC – Você poderia dar mais detalhes sobre cada uma dessas fases?

Luciana Brito – Na fase 1 foram enviados os dados de tabela, onde constam o cadastro do CNPJ, lotações tributárias, rubricas, cargos, entre outros eventos que tem como finalidade identificar a empresa, suas particularidades de tributação e as tabelas utilizadas para o fechamento mensal. Já na fase 2, os dados dos trabalhadores começaram a ser enviados, inclusive afastamentos, alterações nos dados cadastrais e nos contratos de trabalho.
Entrando a fase 3, as empresas começaram a enviar os movimentos mensais referentes a remuneração dos trabalhadores e todos os pagamentos efetuados, seja de folha mensal normal, complementos de pagamento, férias, rescisões contratuais, incluindo também os autônomos. Nesta fase já foi possível verificar os totalizadores do portal do e-Social, a fim de que as conferências mostrassem alguma incorreção de informações, com tempo para ajustes.
A fase 4 trouxe as situações das empresas quanto à Saúde e Segurança do Trabalho, como ambientes de trabalho, exposição aos riscos, os programas de acompanhamento e gerenciamento dos riscos, os exames médicos ocupacionais e os acidentes de trabalho.

Repórter RDC– E quanto a implantação do FGTS digital?

Luciana Brito – A implantação teve seu início adiado para janeiro de 2024, restando apenas o início deste procedimento para que todos os encargos da folha de pagamento tenham sido modificados em atendimento aos novos processos de emissão de guias.

Repórter RDC – E quanto às informações relativas aos processos trabalhistas?

Luciana Brito – O lançamento dos eventos relacionados aos processos trabalhistas, que tinha seu início previsto para abril/2023, também foi adiado. A partir da obrigatoriedade destes eventos, o e-Social também será alimentado com informações de processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado, com data ainda a ser determinada. E, também: acordos judiciais homologados; processos cujas decisões homologatórias dos cálculos de liquidação foram proferidas – mesmo que seu trânsito em julgado tenha ocorrido antes da data citada. Ou seja, são dados de praticamente todas as condenações definitivas na Justiça do Trabalho. E, também, será obrigatório informar acordos firmados com ex-empregados.

Repórter RDC– Maior transparência para todos as etapas da relação da empresa com o trabalhador.

Luciana Brito – Correto.

Repórter RDC– E em relação a outras informações como confissão de dívidas, por exemplo?

Luciana Brito – Está previsto para outubro/2023 o envio das informações relativas à confissão de dívidas relativas a contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas a terceiros, em decorrência de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho (conforme IN RFB 2.147 de 30/06/2023).

Repórter RDC– Quais foram as maiores   dificuldades das empresas com relação à implantação do e-Social?

Luciana Brito – Uma das principais dificuldades foi a mudança na cultura organizacional, pois grande parte dos empregadores não acreditava plenamente nesta implantação e mantiveram seus hábitos de “deixa pra depois”, “sempre foi assim”, “estamos fazendo só uma experiência com ele(a)”, entre outras práticas.

Repórter RDC – Com essa postura, as empresas demoraram a se adequar, mas está acontecendo, correto?

Luciana Brito – Não poderia ser de outra forma. As empresas tiveram que se adaptar às mudanças inevitáveis, a criação de novos processos internos, criando procedimentos, principalmente na admissão de trabalhadores, a fim de obedecer ao prazo de cadastro e envio desta admissão ao e-Social, observando a documentação entregue pelo trabalhador e a conformidade nos dados através da qualificação cadastral, pois em caso de divergência de dados, há necessidade de correção antes do envio deste cadastro.

Repórter RDC– Alguma outra necessidade de adaptação?

Luciana Brito – A comunicação entre as áreas também teve que ser mais bem estruturada, caso contrário não seria possível o cumprimento das obrigações de forma eficaz.

Repórter RDC – E quanto às dificuldades propriamente ditas?

Luciana Brito – Uma grande dificuldade foi a complexidade de levar as informações ao e-Social, que tornaram praticamente inviável a emissão de folha de pagamento simples em Excel (programa de planilha do pacote Windows), por exemplo. Foi criada a necessidade de investimento em tecnologia, com a aquisição e manutenção de sistemas de folha de pagamento, mão de obra especializada, capacitação da equipe responsável pelas rotinas de pessoal, e até na contratação de consultorias, a fim de assegurar que a alimentação do portal e-Social fosse feita corretamente.

Repórter RDC– Quais sãos as vantagens e desvantagens desta verdadeira revolução no dia a dia das organizações, com a implantação do e-Social?

Luciana Brito – Como vantagens podemos citar: Substituição de diversas obrigações pelo envio das informações ao e-Social, a saber: CAGED, RAIS, Livro ou Ficha de Registro, a Carteira de Trabalho física foi substituída pela CTPS digital, os dados da GFIP referente aos débitos e recolhimento do INSS e futuramente do FGTS. Unificação da fonte das informações para Caixa Econômica, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Receita Federal, futura substituição da DIRF.

Repórter RDC – E desvantagens? Existe alguma?

Luciana Brito – Nas desvantagens podemos considerar o aumento dos custos com tecnologia, o que pode ter impactado principalmente as empresas de pequeno porte. Na mesma lógica, a necessidade de mão de obra capacitada, com domínio dos procedimentos e das atualizações na legislação trabalhista, o que pode ter aumentado o custo com pessoal especializado, ou com a capacitação periódica da equipe.

Repórter RDC– Imagino que a fiscalização seja mais imediata, próxima do declarante, no caso o empregador.

Luciana Brito – Sim. Há obrigatoriedade de atenção redobrada de todos os processos da relação de trabalho a fim de cumprir prazos e envios corretos dos dados oficiais, sejam periódicos ou não, levando em consideração que a empresa está exposta de forma imediata às fiscalizações e notificações, diante do não cumprimento das obrigações, não havendo mais o tempo de ajustes antes executados no fechamento das obrigações anuais.

Repórter RDC – Quais as informações que atualmente precisam ser enviadas ao e-Social?

Luciana Brito – O e-Social está presente desde antes do ingresso do trabalhador no quadro funcional da empresa, pois sua admissão deve ser informada até o dia anterior ao início efetivo nas atividades. Este envio alimenta não somente o e-Social, como a CTPS Digital.

Repórter RDC – O que é transmitido mensalmente?

Luciana Brito – Mensalmente são transmitidas as informações da folha de pagamento, para emissão das guias de recolhimento de INSS e IRRF. Futuramente servirá também para o recolhimento do FGTS.

Repórter RDC – Imagino que os afastamentos do trabalho devam ser, também, informados.

Luciana Brito – Todos. Os afastamentos por: férias, acidentes de trabalho, doenças, e todos os demais, também precisam ser comunicados, assim como o encerramento da relação de trabalho, que é informado através da transmissão da rescisão de contrato. Quando necessário são enviadas e atualizadas as informações e/ ou alterações dos programas de Saúde e Segurança do Trabalho e periodicamente dos Atestados médicos ocupacionais.