Editais de convocação e atas de assembleia ajudam a manter a ordem no ambiente condominial

As assembleias condominiais são reuniões envolvendo pessoas convocadas legalmente, com a finalidade de debater e resolver assuntos determinados. No mundo condominial, essa prática ocorre principalmente de duas maneiras: Ordinária e Extraordinária. As assembleias ordinárias acontecem de forma determinada pela lei e são realizadas anualmente, como por exemplo nas eleições condominiais. Já as extraordinárias são elaboradas com mais frequência para tratar de assuntos mais cotidianos. Mas, e como são feitos os editais de convocação e atas para essas assembleias?

“A comunicação é tudo”, introduz a advogada e síndica, Veronica Lins de Albuquerque. A formação desses documentos muitas vezes causa conflitos, e um dos motivos é a organização e a falta de comunicação existentes neles. Os editais são como convites, dentro deles é essencial conter todas as informações sobre a assembleia. “Quem, por que, o quê, onde, são esses e outros dados que tornam um edital completo. Eu vejo que a falta de informação direta, da comunicação dentro dos editais e das atas são os principais erros cometidos”, conta a síndica. 

Veronica Lins lista as quatro principais informações necessárias para compor o edital de convocação: 

• Identificação do condomínio (nome, CNPJ, endereço, e-mail, representante legal)
• Objeto (AGO, AGE, data, horário, pauta)
• Data e assinatura do representante do condomínio 
• Observação e instruções (representação por procuração, quórum para aprovação, participação do inadimplente, legitimidade)

Dentre os elementos importantes que complementam as características dos editais, destacam-se o envio e o prazo de emissão do documento. 

Ata – Por sua vez, a ata é um instrumento conciso, responsável por prevenir conflitos, com o objetivo de transmitir deliberações de acordo com o tema estabelecido. “É importante colocar a necessidade de ter a lista de presença com o nome do condomínio, identificação da unidade e assinatura do condômino presente”, observa a advogada. Veronica Lins cita outros três pontos essenciais dentro da ata: 

• Identificação do condomínio (nome, CNPJ, endereço, e-mail, representante legal)
• Deliberação (o secretário vai repetir o item da pauta e em seguida colocar a deliberação da assembleia e o quórum que deliberou)
• Data e assinatura do secretário, presidente da mesa e do representante do condomínio 

“Além das deliberações, é bom registrar apenas o que for solicitado expressamente por algum dos presentes para constar na ata. E sempre ler a ata logo após a assembleia”, ressalta a entrevistada. A comunicação é fundamental para todos, e nesse caso, é crucial para gerar menos conflitos condominiais. “Toda comunicação malfeita gera ruídos”, expressa Veronica. 

O modo híbrido ou até mesmo totalmente digital para a realização das reuniões vem crescendo cada vez mais no espaço condominial. Antes da pandemia, a execução das assembleias era no formato presencial, tanto as ordinárias quanto as extraordinárias. “Durante a pandemia as assembleias passaram a ser de forma online, e até hoje é realizado dessa forma. Eu por exemplo, adotei o formato híbrido, e tem dado super certo, principalmente quando ocorrem duas reuniões no mesmo dia”, conclui Veronica.