Cinco passos para uma sindicatura sem sobrecarga
A organização, constância e gestão de tempo, fazem parte do tripé de uma vida condominial equilibrada, seja para o síndico/a morador/a ou externo/a; mas o desafio é equilibrar as funções extras com a sindicatura, foi em busca desse planejamento que desenvolvi o roteiro com apenas 5 passos para alcançar a tão sonhada ordem na função síndico/a profissional.
Para equalizar o entendimento, além das demandas habituais do condomínio, aquelas previstas como manutenções preventivas e/ou corretivas, há também as demandas emergências e atendimento, seja de morador ou prestador de serviço. Manter uma constância da organização diária facilita na gestão de tempo do síndico/a, falaremos como, em poucos passos, é possível cumprir todas as atividades e eliminar a sobrecarga tão presente na função.
Oriento como primeiro passo: Reconhecer os limites. Essa talvez seja a tarefa mais difícil, pois dependendo do seu perfil, há quem diga que não tem como determinar esse limite. Reconhecer seu limite de tempo é fundamental para se organizar, comece por dividir seu dia em dois períodos, escolha o período mais tranquilo para atendimento.
Por exemplo, percebi entre minhas demandas que o período da tarde costuma ser mais tranquilo em dois dias da semana, logo remanejei o atendimento ao morador e prestador de serviço para esse momento. Depois determinei uma quantidade de horas dentro deste período para marcar reuniões e acompanhar alguma demanda maior, como ir em algum atendimento em nome do condomínio, falar com fornecedor, supervisionar as equipes.
Para o segundo passo: Identificar as prioridades. Há situações em que é importante que eu acompanhe, mas há aquelas que posso remanejar ou delegar.
As prioridades devem ser separadas entre importantes e urgentes, isso vai gerar um gráfico, onde deverá ter quatro campos para ajudar visualizar as ações a serem tomadas. Para exemplificar, temos uma emergência hidráulica, mesmo ela sendo de extrema importância, não depende da minha ação para ser corrigida, ela é urgente e importante então precisa ser atendida rapidamente, para isso devo acionar a equipe correta para tratar.
Com isso chegamos no terceiro passo: Adote procedimentos com as equipes. Com a equipe de supervisão de todos os prestadores de serviço, elaborei junto um procedimento a seguir na ocorrência de algum problema, seja para buscar a solução, seja para evitar o conflito.
Esse procedimento determina a tomada de decisão para qualquer que seja a eventualidade. Voltando ao nosso caso de emergência hidráulica, caso um registro geral de uma unidade precise de reparo, ao receber a informação, a portaria direciona o zelador a fechar o registro geral do edifício, logo em seguida a portaria entra em contato com todos os moradores que serão afetados nessa manobra, o morador que fará o reparo, por sua vez, tem o prazo de 2h para corrigir o vazamento, temos manutencistas para indicar caso ele precise.
Essa ação nos leva ao quarto passo: Delegar atividades. Sim, para cumprir a agenda do Síndico/a com êxito, é imprescindível ter com quem contar. Seja com um auxiliar, que irá filtrar as demandas, seja com o zelador que irá fazer o acompanhamento das tratativas, ou ainda com a supervisão, jurídico, administrativo e tantos outros apoios que encontramos dentro de cada condomínio, delegue. O que inclui os membros dos Conselhos e demais moradores, chame todos para essa força tarefa. Podemos pensar em um morador que está sempre atento à condição do paisagismo do condomínio, se esta pessoa observa e traz ao síndico/a questionamento sobre o assunto, delegue a este morador a supervisão e busca da solução da demanda. Deixe que ele acompanhe o serviço e peça relatórios das medidas adotadas para tratar o conflito.
O que nos leva ao último e quinto passo: Acompanhar.
Basicamente significa que todos os passos são orgânicos, precisarão de adequação constantemente, mesmo assim tenho plena certeza de que a sobrecarga já não existirá nesse momento. Tendo em vista que acompanhar objetiva fazer pequenos ajustes, seja na tratativa como no desenvolvimento da ação.
A vida condominial é realmente viva! Ao longo do caminho devemos apreciar e nos fazer ser apreciados pelas vidas que impactamos, certamente funcionará para você assim como funcionou comigo, acredito que desta maneira conseguimos gerar qualidade de vida dentro dos condomínios.
Andreza Lima é síndica profissional certificada pela Townsquare e Vale Síndico; técnica em Gestão Empresarial e Embaixadora do Super SíndicAs.
@andrezaslima.oficial
