Caminhos para uma cotação eficiente

Uma das premissas de um síndico competente é ser um bom gestor dos recursos, isto é, não desperdiçar os valores pagos na cota pelos condôminos. Por isso, é fundamental ter atenção aos princípios e técnicas que devem nortear um processo de cotação de serviços, ou mesmo uma negociação final, na hora da contratação desses profissionais. Afinal, como os síndicos devem se comportar neste processo: quais pontos observar? O que é determinante para escolha? Como identificar armadilhas ou dados falsos e conflitantes? Receber a indicação de terceiros é um bom caminho?

“O primeiro ponto é identificar o tipo de serviço que se pretende contratar, a expertise necessária para execução do serviço, avaliar os custos; a sua necessidade de aprovação, ou não, em assembleia e se precisa de um quórum qualificado para a sua contratação. O segundo ponto é ter processos e critérios objetivos e bem definidos, a fim de evitar escolhas tendenciosas e parciais, inclusive na indicação do critério de escolha para o tipo do serviço que se pretende contratar: menor preço, melhor técnica ou melhor técnica e preço. O terceiro ponto é abrir licitação e divulgar a necessidade de contratação do serviço, buscando indicações abertas no mercado. O quarto ponto é avaliar as empresas candidatas e verificar uma série de aspectos”, indica Jamile Mascarenhas, advogada; graduada em Direito e Ciências Contábeis; além de sócia e diretora do escritório Costa Mascarenhas Advogados.

Entre os pontos a serem observados, estão a ligação da empresa com a pessoa que a indicou, a fim de evitar contratações duvidosas e a prática do nepotismo; a busca de referências e qual é a avaliação da empresa no mercado; uma avaliação do tempo de constituição da empresa no mercado; know-how; solicitar todas as certidões necessárias: certidão negativas de débitos tributários; certidão junto à Receita Federal; Serasa; cartórios de protesto; certidão de processos cíveis e trabalhistas ativos; o envio do contrato social; avaliar o CNAE da empresa; capital social; habilitação junto ao órgão de classe. O ideal é buscar no mercado, pelo menos, seis habilitações de empresas diferentes para avaliar e extrair três empresas aptas para enviar os respectivos orçamentos, no intuito de obter uma maior assertividade na escolha. O quinto ponto é escolher uma empresa, considerando os critérios predefinidos, e solicitar o envio do contrato de prestação de serviços para ser encaminhado ao jurídico do condomínio para análise das cláusulas contratuais.

“Para escolha, tudo depende da complexidade do serviço que será prestado e do perfil do condomínio que pretende contratar. É fundamental que a empresa escolhida se adeque às necessidades e às condições financeiras do condomínio, no momento da cotação. O mais importante é escolher uma empresa que tenha o conhecimento técnico necessário sobre o objeto que se pretende contratar e um preço competitivo. Empresas com preços muito abaixo ou muito acima do mercado devem ser descartadas. Após a análise da documentação e escolha de três empresas aptas à contratação do serviço, são fatores decisivos para escolha da empresa uma boa referência no mercado, pouco ou nenhum registro nos sites de reclamação a exemplo do ‘Reclame aqui’, agilidade e a transparência no envio da documentação”, aconselha Jamile Mascarenhas, também especialista pós-graduada em Direito e Gestão Imobiliária e em Direito e Processo do Trabalho; e vice-presidente da Comissão de Direito Condominial da OAB/BA.

E sobre como identificar armadilhas ou dados falsos e conflitantes? “O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da empresa pode ser consultado através do site do IBGE: www.cnae.ibge.gov.br, e é considerado como uma das maiores armadilhas no momento da contratação de um prestador de serviços. Como sabemos, a cobrança dos impostos, as obrigações acessórias a serem transmitidas e os incentivos fiscais que visam beneficiar uma empresa, se modificam de acordo com o CNAE indicado no cadastro realizado junto à Receita Federal do Brasil. Nesse sentido, o principal motivo pelo qual as empresas acabam utilizando um CNAE divergente da atividade que esta, efetivamente, exerce, é a tentativa de burlar o fisco e pagar menos impostos”.

Jamile lembra que, com o enquadramento incorreto, a empresa pode ser intimada a pagar todos os impostos recolhidos indevidamente durante toda a prestação dos serviços desenquadrados da atividade declarada na Receita Federal, além de restar evidente a ausência de capacidade técnica para a execução do serviço ofertado ao condomínio. Ou seja, o CNAE da empresa deve estar diretamente ligado à atividade que será prestada ao condomínio. Isso evita que o síndico possa vir a ser responsabilizado, futuramente, por negligência na escolha do profissional que sequer comprovou o seu enquadramento fiscal adequado para a prestação do serviço que fora prestado em favor do condomínio.

Para a entrevistada, receber a indicação de terceiros é um caminho natural. “Faz parte do processo licitatório a participação de empresas concorrentes que se candidatam através da indicação de condôminos e/ou terceiros alheios à realidade condominial. Pensando nisso, é fundamental que o condomínio possua critérios objetivos para que a habilitação do profissional ocorra de forma imparcial, técnica e transparente, sempre buscando combater o nepotismo e reduzir, drasticamente, a possibilidade de haver pagamento de vantagens ilícitas ou comissões para induzir na escolha e a contratação de determinado profissional, em detrimento de outro, podendo atrair para o condomínio um enorme risco de ter um serviço com baixa qualidade e propenso a causar gravíssimos prejuízos ao condomínio”, resume.