Dicas fundamentais para uma boa gestão condominial
Um síndico possui diversas responsabilidades e deveres, e uma boa gestão é preciso ter qualificação, organização, conhecimento em diversas áreas tais como: legislação, contábil, administrativa, trabalhista, manutenção, dentre outras, por isso é importante destacar que, o síndico não deve ser um especialista, e sim um generalista, diante de tantas áreas que deve ter de conhecimento para gerir um condomínio. Também é necessário ter inteligência emocional para lidar com os diversos fatores que envolvem o coletivo. Entre suas obrigações está a prestação de contas da gestão aos moradores, o que deve ser feito uma vez ao ano de acordo com o Código Civil ou sempre que for necessário mediante solicitação dos condôminos.
Conforme preceitua o Código Civil de 2002, as contas devem ser aprovadas em assembleia e não pelo conselho fiscal. Cabe ao conselho emitir parecer favorável ou desfavorável à aprovação, visto que é recomendável que este parecer seja entregue aos condôminos pelo menos uma semana antes da assembleia.
Outro fator importante que o síndico deve observar é a manutenção predial, pois o condomínio necessita de manutenções preventivas e periódicas em diversos itens, tais como: elevadores, bombas, casa de máquinas, caixas d’água, caixas de gordura e esgoto, dedetização, para raios, áreas de lazer, jardim, equipamentos, entre outros. Além disso, é necessário acompanhar obras nas áreas comuns do condomínio. Nesses casos, cabe exigir o projeto, a ART e outros documentos de acordo com a NBR 16.280. É recomendável que o condomínio tenha um profissional habilitado (engenheiro/arquiteto) para avaliar o projeto e acompanhar a execução da obra, a fim de garantir a segurança dos moradores e evitar possíveis acidentes na edificação.
Igualmente, o síndico deve atentar para saúde financeira do condomínio, diminuindo gastos e controlando de forma eficaz as receitas. Deve aliar a qualidade da prestação de serviço, bem como solicitar diversos orçamentos a fim de balancear ao máximo as receitas e despesas do condomínio, dentro da previsão orçamentária aprovada em assembleia geral ordinária, que normalmente ocorre uma vez ao ano.
Outrossim, deve ter ao seu lado um advogado especialista da área condominial, visto que é muito importante seguir as orientações preventivas, a fim de evitar transtornos e futuras demandas judiciais, e com isso gerar um desgaste entre os moradores.
Precisa lidar no dia a dia com pessoas e ser um mediador de conflitos, pois os desentendimentos entre os moradores podem ocorrer a qualquer momento. Uma boa gestão deve ultrapassar o simples gerenciamento de atividades, buscando soluções a partir das condições estabelecidas. Deve estar ciente de tudo o que acontece ao seu redor e compreender as particularidades do condomínio. O primeiro passo é fazer uma inspeção mensal acompanhado de um funcionário para verificar como está a situação de cada andar e de locais específicos, como o topo do edifício e a sala de máquinas.
Igualmente, é importante conversar com os funcionários para verificar se o trabalho está sendo cumprido conforme o planejado. Essa também é uma oportunidade de identificarem problemas com moradores e outros colaboradores. Sempre manter o cadastro dos condôminos atualizados, evitando o acesso de pessoas não autorizadas. A organização dos documentos também faz parte da boa gestão, criando um arquivo fidedigno para o andamento do condomínio, pois diversos arquivos devem ser armazenados por aspectos legais, como notas fiscais, atas de assembleias e documentações trabalhistas, entre outras.
É recomendável ainda ter uma planilha com o registro de questões pendentes, já que o síndico precisa controlar diversos elementos simultaneamente, como pagamento de contas, inadimplência, segurança, contratação de colaboradores, entre outros.
Ser síndico exige muito mais que boa vontade, exige dedicação, conhecimento e esforço para que tudo funcione corretamente e garantindo o bem-estar de todos os condôminos.
Doani Castro é administradora pela FGV; bacharelanda em Direito; síndica profissional; consultora e especialista em Gestão Condominial; gestora com ênfase em Gestão de Pessoas; e palestrante de Gestão Condominial.