Síndico, venha saber como evitar fraudes em seu condomínio!

Para contratar uma administradora, o condômino e o síndico devem confiar no serviço que contrataram. A administradora irá dar suporte ao síndico no que ele precisar, seja sobre funcionários, documentação e principalmente o dinheiro, pois é na empresa que ele ficará localizado. Dessa forma, o condomínio deve escolher muito bem em qual administradora eles irão confiar as suas residências, as suas finanças e segurança. Pode não parecer, porém fraudes em condomínio é mais comum do que parece e os golpistas fazem de diversas formas, Christiany Monroe, advogada condominialista, explica: “As fraudes em condomínios é bem recorrente. Existem muitas boas administradoras no mercado, porém Síndico, venha saber como evitar fraudes em seu condomínio! sempre haverá os oportunistas que se aproveitam da omissão dos gestores e da falta de fiscalização dos conselheiros.
Esses golpes ocorrem em diversas áreas do condomínio, desde desvio de recursos, apropriação indébita e captação de serviços terceirizados com comissões que variam entre 10 e 20% do valor do serviço prestado. Alguns fraudam recibos e notas fiscais de serviços que sequer foram executados, entre muitas outras maneiras”
Hoje no Brasil existem cerca de 1.037 administradoras de co-propriedades e a maior função das delas é ajudar, facilitando o trabalho do síndico, porém para a contratação de uma prestadora de serviços desse porte, o síndico deve ter confiança no trabalho dessa empresa, e existem diversas formas de gerar confiança como por exemplo: ser transparente dando feedback de tudo o que faz; ser participativo no dia a dia de trabalho do síndico e na convivência dos condôminos; profissionalizando os seus funcionários e mostrando para aquela co-propriedade que eles estarão sendo bem servidos.
E como o síndico se protege desses malfeitores? Christyane Monroe responde:
“Ele deve ser operante e vigilante ao contratar. Avaliar o contrato observando as cláusulas abusivas, verificar se as empresas possuem processos ou restrições, avaliar o contrato social e os dados dos sócios; avaliar outros contratos no mercado; chegar às notas fiscais; acompanhar os serviços que estão sendo executados; avaliar as notas junto à Receita e o principal: ser vigilante sempre!”

Além da Christyane Monroe, a Revista dos Condomínios entrevistou também Richard Guedes, contador executivo e sócio fundador da RGcont Finanças e Condomínio. Ele separou oito maneiras de prevenir que aconteça uma fraude em seu condomínio:

1. Pesquisa Rigorosa: Antes de contratar uma administradora, faça uma pesquisa minuciosa. Verifique referências, histórico de atuação e reputação da empresa no mercado condominial.

2. Contrato Detalhado: Certifique-se de que o contrato com a administradora seja claro e detalhado. Isso inclui as responsabilidades da empresa, serviços prestados e formas de prestação de contas.

3. Prestação de Contas Regular: Exija relatórios financeiros detalhados em intervalos regulares. Mantenha a transparência nas finanças do condomínio e verifique se os números estão alinhados com o esperado.

4. Contas Bancárias Separadas: Insista em contas bancárias separadas para o condomínio. Isso evita que fundos condominiais se misturem com os da administradora, minimizando riscos.

5. Auditorias Preventivas: Realize auditorias externas periódicas para garantir que as finanças estejam em ordem e não haja irregularidades.

6. Contratos de Curto Prazo: Evite contratos de longo prazo com administradoras. Optar por contratos mais curtos permite avaliar regularmente o desempenho da empresa.

7. Acesso aos Documentos: Mantenha cópias de todos os documentos relevantes e transações financeiras. Isso permite uma supervisão mais eficaz e uma resposta rápida em caso de problemas.

8. Avaliação Contínua: Esteja atento a qualquer sinal de irregularidade, como despesas excessivas, atraso nas prestações de contas ou falta de clareza em relatórios.

“Lembrando que, apesar de todas as precauções, não é possível eliminar completamente o risco. A vigilância constante é fundamental para evitar fraudes e proteger o patrimônio do condomínio. O papel do síndico é crucial na supervisão efetiva das operações e na manutenção da confiança dos moradores” – concluiu Richard.