RECEITA PARA UMA BOA GESTÃO? MENOS MILAGRES, MAIS INFORMAÇÃO
NÃO HÁ MÁGICA QUE FAÇA MULTIPLICAR OS RECURSOS DO CONDOMÍNIO. O CAMINHO É INVESTIR EM CONHECIMENTO E CONTAR COM O APOIO DOS PARCEIROS CORRETOS
Avida do síndico costuma ser um exercício de equilíbrio em planilhas de Excel: contas a pagar, orçamentos, cotas em atraso, folha de pessoal, obras emergenciais que tomam de assalto o fundo de reserva… No meio desse furacão, há síndicos quase mágicos, que operam verdadeiros ‘milagres da multiplicação’. Mas quais os segredos de quem já reduziu gastos e ganhou eficiência na administração? Como fazer os recursos arrecadados renderem ao máximo? Conquistar a sonhada tranquilidade de uma gestão sem sobressaltos, tendo como resposta o fundamental apoio e os reconhecimentos dos condôminos?
“A base para a saúde financeira de um condomínio está na realização de uma previsão orçamentária muito bem elaborada, prevendo todas as receitas e despesas, com as separações das contas e rubricas bem definidas, de forma clara. E sempre com uma margem de previsão para inadimplência. A partir do orçamento bem planejado, as medidas para redução dos custos dependem do poder de negociação e da habilidade do síndico em avaliar os pontos possíveis de economia e de colaboração dos moradores”, pondera Karine Prisco, síndica profissional e administradora, na cidade do Rio de Janeiro.
Para a especialista, algumas atitudes podem fazer grande diferença no resultado final, como a renegociação de contratos, a adoção de medidas para contenção de custos com economia de água, luz e gás, além de mudanças no quadro funcional. A tarefa de redução de custos requer boa dose de cautela e ações planejadas, de modo a não prejudicar a qualidade do funcionamento do condomínio. Karine faz um alerta. “Recomendo aos síndicos tomarem cuidado com os ‘milagres da multiplicação’, pois alguns profissionais prometem milagres para não aumentarem a cota e manterem os clientes mais satisfeitos, a curto prazo. Para isso, acabam trabalhando com o orçamento muito justo, gerando uma ‘bola de neve’ que causará déficits. Ou, pior, pecam na manutenção e conservação das áreas comuns por falta de recursos, com problemas na segurança, danos e prejuízos ainda maiores no futuro.”
Então, onde o síndico pode buscar informações de qualidade para vencer o desafio de melhor gerir? Nossa entrevistada dá algumas dicas. “Acredito que devemos buscar sempre fontes diversificadas para informações e conhecimentos, como cursos, palestras, livros, revistas especializadas, grupos de trabalho e Network para a enriquecedora troca de experiência com outros profissionais. Mas a prática também é uma excelente escola. O ideal é unir a teoria à prática. Essa é, de verdade, a combinação perfeita”, aposta ela, lembrando que os síndicos devem contar com auxílio qualificado.
“É essencial que o síndico trabalhe com o apoio de uma criteriosa administradora de condomínios, mas é necessário ter muita cautela nessa escolha, buscando uma empresa séria e idônea, pois ele tem totais responsabilidades sobre as suas ações e o dever de fiscalizá-las. Independentemente da parceria com a administradora escolhida, à qual delegou parte de suas funções, para obter o sucesso da ‘empresa de sindicatura’, o síndico precisa também estruturar a própria ‘empresa’, se cercar de especialistas multidisciplinares. Precisa da assessoria em diversas áreas, com profissionais como advogados, engenheiros e contadores, entre outros. O síndico deve buscar criar uma estrutura segura, independente e capacitada”, resume Karine Prisco.
Mas, diante dessas orientações, será correto afirmar que administrar um condomínio é tão complexo quanto dirigir uma empresa? “De fato, o condomínio, em seu cotidiano operacional, funciona como uma empresa, com funcionários, receitas e despesas, rotinas financeiras e administrativas–, processos e procedimentos. Mas a principal diferença entre um condomínio e uma empresa é o lucro. O condomínio não tem finalidade lucrativa. Embora os condôminos possam ser comparados com os acionistas de uma empresa, muitas vezes agem de forma bem emocional, pois o condomínio, principalmente o residencial, muitas vezes é visto como uma simples extensão de sua casa. Portanto, para se gerir um condomínio, estamos sempre no meio desses dois conceitos: ao mesmo tempo que temos uma rotina que se assemelha com a de uma empresa, estamos gerindo o patrimônio, o lar e a vida das pessoas que moram e trabalham naquele local”, explica.
E o princípio básico de buscar sempre o melhor custo-benefício na gestão? Como pesquisar e contratar de forma eficiente? Para Karine, o síndico e seus colaboradores precisam criar processos para realizar cotações e orçamentos de forma eficiente e organizada. E, nessa tarefa, não adianta obter grande quantidade de orçamentos e propostas sem qualidade, ou parâmetros muito bem estabelecidos. Afinal, informação demais, sem a aplicação dos devidos ‘filtros’, somente embaralha as cartas e complica o jogo, confundindo a cabeça dos gestores, no lugar de auxiliá-los na tomada das decisões.
“Há que se ter atenção ao disparate de preços, pois pode-se estar comparando um ‘poodle com um elefante’. Por isso, quando se trata de cotações para serviços, a criação de um escopo definindo quais serão os serviços e as marcas dos materiais a serem utilizados é muito importante, bem como a análise criteriosa das referências da empresa e das licenças necessárias para cada tipo de serviço que será realizado. Para produtos e compras, o síndico deve analisar as propostas comparando os itens. O síndico pode utilizar aplicativos que auxiliam nas cotações ou ferramentas como o Excel, citado bem no início dessa matéria… Assim, poderá criar um mapa comparativo dos itens por marca x quantidade x tamanho, entre outras características que deseje comparar”, recomenda.