Calendário condominial: grande aliado do síndico!

Por mais que o síndico seja capaz de realizar diversas tarefas no meio condominial, inclusive algumas ao mesmo tempo, invariavelmente ele escolhe por escolher qual é a atribuição prioritária daquele dia, semana ou mês. Para que o gestor tenha noção do que deve ser realizado, seja por questão de prioridade ou não, existe o “Calendário Condominial”. Sempre falamos muito em parceiros (profissionais qualificados) que auxiliam o síndico para tomadas de decisão, prevenção, entre outras coisas. Mas, agora, vamos falar dessa ferramenta-chave para que esse profissional possa gerir o condomínio com maestria, respeitando prazos e o bem-estar dos condôminos.

E é claro que não estamos sozinhos. Conversamos com o advogado, síndico (único com certificação Síndico Cinco Estrelas em Uberlândia-MG) e especialista em execuções condominiais Juliano Victor. Com toda sua experiência no mercado condominial, ele nos ofereceu um olhar detalhadíssimo sobre esse instrumento imprescindível.

Vamos começar pelo começo. Para que possamos entender melhor como é estruturado o calendário, devemos saber o que nele está contido e de como é pensado, também entendendo que ele não é algo rígido, mas, sim, fluido, podendo incluir novos itens assim que forem enxergadas as necessidades que acontecem naquela determinada época do ano, como as questões de jardinagem, que precisa ser feita após a época da estiagem, geralmente depois de março. Já em dezembro, é tempo de verificação e organização dos espaços de uso comum, porque é quando as crianças estarão em suas residências por mais tempo.

“O calendário de um condomínio passa por diversos aspectos, pois envolve várias questões, e o síndico e administradora devem se atentar a elas. Num primeiro momento, devem ser analisadas as questões obrigatórias que precisam ser realizadas, tais como assembleia ordinária e extraordinária, manutenções periódicas, laudos e seguro obrigatórios, entre outros. Também deve ser estabelecido pelo síndico quais são os itens que precisam ser feitos ou cuidados de maneira diária, semanal e mensal. Uma boa sugestão é começar a descrever os eventos que devem acontecer anualmente como assembleias, recarga de extintores, renovação de seguro, depois aquelas tarefas a serem realizadas mensalmente como reunião com o conselho, subsíndicos e administradora, em seguida estabelecer as tarefas semanais, como fluxo de caixa, inadimplência, cronograma de limpeza e manutenções preventivas”, explica Juliano.

Mas, e em relação à importância dos itens? Assim como numa empresa, o condomínio precisa ter tópicos que estão à frente de outros, e mesmo sem fins lucrativos como a maioria (se não todos) dos negócios, isso também precisa ser pautado. “Com o condomínio deve ser feito da mesma forma, pois, se não for estabelecida uma hierarquia nas questões a serem tratadas, haverá risco de negligenciar algo que deve ser prioritariamente cuidado, em vez do outro. Exemplo disso é a assembleia ordinária que deve ser realizada dentro do prazo estabelecido pelo Código Civil ou convenção, então hierarquicamente ela está na frente das outras questões a serem tratadas”, comenta.

Ele conta um caso específico que presenciou num condomínio onde atuava: “Em um certo condomínio havíamos acabado de realizar a manutenção e limpeza das caixas d’água, e no mês seguinte a empresa fornecedora de água aumentou a pressão dos tubos de abastecimento na região, vindo a causar rompimento de uma parte da tubulação subterrânea, deixando o condomínio inteiro sem abastecimento de água, algo que surgiu do nada e gerou um grande transtorno.”

Outro ponto que precisa de destaque é a participação dos condôminos nesse processo. Não pense que os moradores estão afastados das tomadas de decisão. De acordo com o advogado, eles têm papel importante, mas não podem ter suas vontades acima daquilo que faz parte da legislação. “Os condôminos têm sim o direito de levantar questões ao síndico, porém deve ficar entendido que existem assuntos que, por lei, são obrigatórios que o síndico siga. Outro ponto é que, aquilo que o condômino acredite ser pertinente e, deve sim procurar o síndico para expor a ele a situação, e se necessário solicitar a realização de uma assembleia para decidir sobre o assunto. É primordial a realização de uma boa previsão orçamentária e um plano de manutenção preventiva anual com participação dos condôminos”, pondera.

Sabemos que o sínico deve ter conhecimento, mesmo que superficial, de diversos assuntos, mas é humanamente impossível dominar todos os campos de conhecimento. Por isso, como falamos anteriormente, esse profissional precisa se cercar de outros mais capacitados, exatamente como acontece numa empresa.

“O síndico deve ter um conhecimento geral de cada situação no condomínio, não sendo obrigatório que ele seja especialista em todas as áreas. Para realizar as tarefas que um condomínio exige, é praticamente impossível que ele consiga isso sozinho, dado as várias especialidades exigidas para a realização de alguns itens, portanto cabe a ele se cercar de profissionais ou empresas que tenham capacidade de o auxiliar nas tarefas. Importante ainda que o síndico escolha profissionais ou empresas que estejam aptas nas suas especialidades. Nesses aspectos, prevalece o que prevê o Código Civil, de que o síndico pode delegar parte das suas funções administrativas a outrem. O papel da administradora, nesse ponto, é de extrema importância. Portanto, muita atenção ao fazer a escolha certa para administrar o seu condomínio”, alerta.

Confira, a seguir, duas listas preparadas pelo especialista de itens que não podem faltar no calendário condominial!

Itens que não podem faltar mensalmente

1. Acompanhar a inadimplência e analisar notas fiscais, extratos bancários, pagamentos de contribuições etc.
2. Ter um plano de previsão de despesas/receitas e estabelecer gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais etc.).
3. Comparar o gasto planejado com o real no fim do mês e apresentar balancetes de prestação de contas aos condôminos.
4. Acompanhar a revisão de manutenção dos elevadores, com regulagem das sapatas de freio, serviço que deve ser realizado por um especialista, pois a falta de vistoria pode comprometer a precisão de frenagem e causar danos ao tambor.
5. Verificação de vazamentos ou vibrações anormais das bombas de recalque de água potável, esgoto, águas pluviais e de incêndio.
6. Iluminação de emergência deve ser testada uma vez por mês, simulando uma falta de energia. Se o sistema não funcionar por pelo menos uma hora, o equipamento está com problemas.

Itens a serem planejados anualmente

1. Extrato de pagamento por funcionário do INSS e FGTS. Verificar o envio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte).
2. Despesas de 13º salário dos funcionários e alguns prestadores de serviço. Seguros previstos pela Convenção Coletiva de Trabalho (benefício salarial, vida e auxílio funeral) para os funcionários.
3. Renovação de contratos-seguros, manutenção de bombas, elevadores, piscina, administradora.
4. Previsão orçamentária e prestação de contas à Assembleia Geral Ordinária; dedetização e desratização; alvará de licença de funcionamento, para condomínios comerciais e/ou mistos.
5. Verificar ações do PCMSO (Programa de Controle de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual, bem como novo programa do E-social exigido.
6. Verificar e eventualmente trocar os vedantes das torneiras, misturadores de lavatório e registro e pressão.